【コミュニケーションの「本質」をつかむ】
〜チャットのメリット〜
新型コロナウィルスでリモートワークが推奨され始め、
チャットを使う機会が増えてきました
「Slak」「チャットワーク」「LINE  WORKS」などがあります

チャットとメールでは用途が異なります
チャットは、メールの代替えツールというよりも「対面」「電話」に
近い役割を担っています

場面や目的・やり取りする相手に応じて両者を使い分けてくださいね

「チャットのメリット」
1️⃣スピードが早い
チャットを使う最大のメリットは「スピード」です
メールの場合、相手から返信が来るまでに数時間・長い時だと数日かかる
こともあるかと思います

チャットの場合、数十秒から数分で往復のやり取りで終わることができます

リアルタイムの感覚でテンポよくやり取りすることができるため、「ホウレンソウ」はもとより、意思決定も早まります

2️⃣複数人での情報共有が可能
チャットは１対１での右やり取りはもちろん、複数人で情報をやり取りする時にも重宝します

メールでも「CC」を使えば、複数人での情報共有は可能ですが、
「CC」は「念の為、情報を共有する「程度」」の意味合いで使われることがほとんど
基本的には「送信者」と「受信者（Toの人）」が１対１でやり取りするものです

3️⃣描くことへのハードルが低い
メールの場合、「件名」をかく
本文の冒頭で宛名を書く
その都度、自分が何者かを名乗る
「お世話になっております」のような挨拶を書く
最後に「署名」を入れるなど、形式的なお約束が少なくありません

一方、チャットの場合、一言だけ用件を書いてさっと送ることができます
メールのようなお約束が少ないため、「文章を書く」と言う心理的負担も軽めです
会話的要素が強いため、きちんとした書き言葉でなくても許されることもあります

チャットのデメリット
1️⃣考えずにテキストを打ち込んでしまう　
チャットの場合、塾考せず、反射的にテキストを打ち込みがちです
例えば、相手の言葉に、ムカッときて感情のまま即レスしてしまい
、チャット上に不穏なムードが流れる
そんな経験をしたことがある人もいるでしょう
気軽にテキストを送れるため、コミュニケーションリテラシー度が高くないと、ムダな情報がチャット上を占める恐れもあります

気軽にやりとりできるツールゆえ、「書くべきこと」と「書かずにおくべきこと」をマネジメントする必要があるのです

2️⃣コミュニケーションが砕けすぎることも
「かしこまった文面」や「相手への気遣いの表現」が求められがちなメールと比べて、チャットでは、言葉が砕けがちです
とりわけ相手がチャットに慣れていない場合、良かれと思ってフレンドリーな書き方をしてしまうことで「失礼な人」と思われてしまうケースもあります

特に、相手との信頼関係が築けていないケースでは、態度と言葉の砕けすぎに注意が必要

3️⃣大事な情報を見落とすリスクがある
複数人のグループでやり取りしていると、「残しておきたいエビデンス（決定事項の証拠など）を含め、重要な情報が埋もれてしまいがちです」

一方、メールの場合は、１通１通がファイル化されている状態につき、
エビデンスの記録性が高く、また、それぞれのエビデンスにアクセスしやすいと言うメリットもあります

🤛メールでのやり取りが望ましいケース
・初めての相手とのやり取り
・相手と信頼関係が築けていない時
・重要な情報をやり取りするとき（機密性の高い情報）
・「言った・言わない」の証拠を残しておきたいとき
※記録性が求められる情報
・相手がメールでのやり取りを望んでいる時
※チャットでのやり取りを嫌がっているケース

メールがオフィシャルな「手紙」だとしたら
チャットはカジュアルな「会話」に近いイメージです

ここからは、「文章を書く目的を明確にする」ことについて
文字でやり取りする際、目的がぼんやりしていると、やり取りに「ムダミス」が生じやすくなります
その結果、目的からズレているせいで、本来のゴールに到達できないこともあります

既存のお客様に対して、あなたが新サービスAの案内メールを書くとします
この時の最大の目的はなんでしょうか

①新サービスAの内容を漏れなく伝える
②新サービスAの内容に興味を持ってもらう
③新サービスAを購入してもらう

最大の目的は③です
この場合、①や②は、③を達成するために必要な要素にすぎません
いくら①や②がうまくいっても、最大の目的③を達成できなければ、新商品の案内メールとしての落第点です

以下は、目的が弱いケースです
【お詫びをするとき】
・弱い目的　：お詫びの気持ちを伝える
・最大の目的：相手に快く許してもらう

【仕事の依頼をする時】
・弱い目的　：仕事の依頼内容を伝える
・最大の目的：相手から承諾をもらう

【提案を伝える時】
・弱い目的　：提案内容を伝える
・最大の目的：「素晴らしい提案だ」と相手に思ってもらう

文章を書くときに目的を明確化するのは、ナビに目的地を入力するようなもの
目的を明確化することで、書き手の脳（ナビ）が
（何をどう書けば最短で目的を達成できるのか？）と考え始めます
チャットやメールを問わず、文章でやり取りする時には、常に
「この文章を書く目的はなんだろう？」と考える癖をつけましょう
文章を書く目的の先には、さらに大きな目的
（仕事での最終ゴール）があるはずです
常に目的を確認しながら仕事を進められる人が、仕事で成果を出せる人です

音を進めていく上で 【必要な要素を事前に洗い出す】
文章コミュニケーションがうまい人ほど、仕事をすす
めていく上で必要な要素を事前に洗い出しています。
例えば、あなたに新入社員歓迎会の幹事の役割がまわってきたとします

歓迎会プランを考え、全社員へ出欠メールを送るところまで行います
以下は、この任務の遂行に必要な要素の洗い出しです

1️⃣上司に歓迎会の要望とヒアリング
2️⃣会場(飲食店）の候補出し＆選定
3️⃣司会をする社員を選ぶ
4️⃣歓迎スピーチをする社員を選ぶ
5️⃣歓迎会の出欠の期限を決める
6️⃣社員に案内メールを送る

この任務に関係するチャットやメールを書くときは事前に洗い出した
要素が役立ちます
例えば、1️⃣〜6️⃣の要素を把握していれば、1️⃣で

上司に要望を聞く際に「おすすめの会場（2️⃣）」や「司会者の人前(3️⃣)」について相談する子もできるでしょう

一方、ヒアリング後に3️⃣が必要だと言うことに気づいたら、もう一度上司に
相談しなければなりません
二度手間です
あるいは上司に要望を聞くこと（1️⃣）自体を忘れていたらどうでしょう
会場の選定や司会者の人選を終えた後でジィ牛に報告し・・・
「そんな会場（司会者では・・・）」とダメ出しを食らうかもしれません
「任務遂行に必要な要素事前に洗い出しておくこと」は、仕事の効率と生産性を高めるために欠かせないプロセスです

事前に洗い出しは、仕事の代償を問いません

全ての文章コミュニケーションに適応できます
あなたがお客様と契約をする時、相手に持ってきてもういたい
ものはなんでしょう
事前に洗い出していれば、以下のような伝え方ができます

一事が万時です
仕事ができる人は、任務遂行に必要な要素を事前に洗い出しているため、
文章でやり取りするときに情報の漏れがありません
相手に的確に質問することができるほか、相手からの質問にも人族かつ

的確に答えることができます
もちろん、「事前の洗い出し」ができていれば、何をどのような順番で行えれば良いか決めやすくなるので、作業もスムーズに進められます

あなたが今取り組んでいる仕事や任務について、事前の洗い出しは終わっていますか？
もしもまだなのであれば、早速洗い出ししてみましょう