こんにちは。無駄が嫌いなのに無駄が多いアルパカ社長です。

いや、自分では自分の無駄に気付かないものです。なので傍から見れば私は無駄だらけです。私本人は無駄なことが大嫌いにもかかわらず。

何故こんなことが起きてしまうのでしょうか？

私達は究極までルーティン化されるとそれについて何も考えようとしなくなります。ただこなすだけの機械になります。これは相当な意識をしなければ抜け出せません。

業務を行う上では誰にでも行えるようルーティン化されていくことが効率的ではありますが、残念なことに無駄を含んだままルーティン化されてしまうことが少なくありません。時代とともに無駄となってしまう場合もあるかもしれません。

特に困っていなければそういった無駄は取り除かれることなく形骸化した作業として残ります。人から人へ引継ぎが行われることでその作業は意味もなく必要だと信じ込まれて継続していきます。

様々な企業を見てきましたがほとんどの企業において1つや2つはこんなことがあります。担当している本人も上司も社長も何故それをしているのかわかっていないことが。

私は面倒くさがりなので「これ必要ですか？」と率直に聞いてしまいます。するといろんな人へ確認するも誰もわからない。意味があればそのまま続ければ良いのですが意味が無いのなら時間を無駄遣いするだけです。

誰かが悪いわけではありません。

元は必要だったことの方が多いと思います。しかしそのまま引き継がれることで必要かどうかもわからない状態で引き継がれ続けてしまうのです。

つまり引継ぎは見直しをするチャンスです。

しかし多くの人は引継ぐ者に対して優位性を持って接します。それが見直しを阻みます。「何もわかってないんだから言われた通りにやって」という引継ぎが多いでしょう。私も経験があります。口出しを許されない。

それを防ぐには業務フローを把握する上司と一緒に引継ぎを行うのが良いかもしれません。上司も無駄に気付いていなければ難しいのですが少なくとも引継ぐ者に今後の業務の進め方に権限を与えることはできます。主役はこれから業務を行う者だと。

ルーティン化してしまった業務ほど新人や初めて手をつける人の方が無駄に気付きやすいのです。自分で自分のクセには気付けないのと同じです。マニュアルを作って引継ぎをするとそれを台無しにしてしまいます。それが正解になってしまうからです。本来ならば正解などはなく常にやりやすいように効率的に更新されることが理想です。

マニュアルはある程度は必要なのかもしれませんが、引き継ぐ本人が作るぐらいがちょうどいいのかもしれません。参考程度にしておかないとまた同じことを繰り返してしまうだけです。

ナマステ✨