こんばんは。
あおはるです。

GWはまとまった時間が取れるので新しいことに挑戦。
勉強（インプット）したことを、ブログに書く（アウトプットする）ことで知識の定着を図るという試みです。

今回の挑戦における全体像はこちら。

プロジェクト管理の基礎を学んで、その内容をアウトプットしていきます。

第二回はプロジェクトにおける目標設定について。
今回の各用語の定義は日本PMO協会の言葉をお借りします。
例えや解釈にはあおはるの私見が含まれますのでご了承ください。

目標設定の重要性

まずは何事も目標から。
①にて、プロジェクトとは『独自の目標を設定し、期限までに達成させる一連の活動』と定義されておりました。

すなわち、前例のないことに挑戦する活動ですので、いま世の中にないモノや状態をゴールに置くわけです。

商品開発のように具体的に形を成す場合もあれば、組織の課題解決のように数年後の組織のあるべき状態を指す場合もあります。

例えば、よくキャリア形成で話題になる3年後の自分の姿という話。
1ヶ月先くらいの状態であれば、いまやっている仕事の延長で具体的なイメージが湧くかもしれませんが、半年後、1年後、3年後はどうでしょうか。

今ここにないものを想像するというのは非常に難しいことです。
自身の目標設定ができていた時とできていない時を比較してみますと想像しやすいです。

例えば、学生時代のスポーツや勉強には、
・○○大学に受かること
・甲子園に行くこと
といった明確な目標がありました。

明確な目標があると、具体的にいまの自分に何が足りなくて、どうすれば達成できるかを考えることができます。

しかし、これがもし
・すごい人になりたい
といった目標だとどうでしょうか。

具体的にどう計画すればすごい人になれるのか、そもそもすごい人とはどういう状態なのかも曖昧で、どうすれば達成できるかを考えづらいです。

これは私の解釈ですが、形容詞は目標設定にすべきではありません。
一歩踏み込んで、動詞や名詞に置き換えます。

例えば、上記の「すごい」という表現はもう一歩踏み込んで、
すごいというのは、
・○○大学に受かること
・甲子園に行くこと
といった具体的な目標に定める必要があります。

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未来のあるべき姿から逆算で計画を立てる

次に目標設定をする時のアプローチ方法。
ここでのポイントは、目標設定は未来思考で考えるということです。

未来のあるべき姿を描けたとして、いざ想像すると今とのギャップが生じることが多々あります。

どうせ俺たちみたいな弱小チームは甲子園なんかに行けるはずがない。
そんな気持ちにもなります。

これは現実味のある今現在の状態からボトムアップで想像してしまっているためでして、結論から言うと、いったん全部無視します。

冒頭の通り、プロジェクトはそもそも今の世の中に存在しないものに取り掛かることですので、実現性については現段階では未知数です。

この段階では、「海賊王に俺はなる！」でいいんです。

この後、すべての弱気バイアスに対して、未来のあるべき姿（目標）から逆算して、「どうすればできるのか？」を繰り返していきます。
（※ここは次回記事の計画の話でもさらに細かく触れます）

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未来思考で目標を立てる時の3つのポイント

プロジェクトというのは、多くの人が関わります。

プロジェクト発起人のオーナーや、今回学ぶプロジェクト管理者以外にも、実際に各工程を担当する人もたくさんいます。

目標を立てた当人は具体的なイメージができたとしても、それを第三者にも言語化し伝わるようにしなければ他の人が動けません。

本項では3つのポイントが挙げられています。

①仮説と現実が違っていた時に修正がしやすい
②チームメンバーの意識を集中させやすい
③関連情報が提供されやすい

これらも次回以降記事のプロジェクトの実行時に細かく触れますので、現時点では感覚的に掴むまでとなります。

①は部分最適と全体最適という考え方です。
部分最適というのは、AをしてからBをして、それが終わったらCをしてという直列で物事を進める考え方。
全体最適というのは、目標を達成するためには、AとBとCをしてという並列で物事を進める考え方です。

これ各論でどっちが良い悪いではないのですが、直列でやることからボトムアップで実行していくと、できなかった時に調整がしづらいという話です。

例えば、今日はバッティング練習をしたかったのに雨でできなかった。
ここで行動が止まらず、屋内練習で筋トレに切り替えるといった判断ができるのは、練習の上位目標に筋力UPといったテーマがあり、その手法は複数あるためです。

②の意識の集中や③の関連情報の提供も同様で、
・甲子園に行くこと
という宣言がある状態とない状態を比較して想像した時、前者の方がメンバーは何のために練習しているのかが理由付けられますし、周囲も支援をしやすくなります。

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型で整える

さて、ここまで考えてきたことを、プロジェクト管理者は言語化し周囲に宣言する必要があります。
プロジェクト設立にあたり、周囲にプロジェクトをキックオフをしてよいという承認を得るために用います。

ちなみにこれは実際にプロジェクトをいくつか担当した所感を交えますが、言語化に加え、実際に会社（オーナー）とメンバーの双方に共有できているか（伝わったか）どうかが最も重要です。

以下の型通りに書けばうまくいくというものではなく、ポイントだけ抑えて自分なりに伝えやすい型（聞く側が欲しい情報が揃っているかどうかという観点）に取捨選択します。

<プロジェクトの目標設定>
主にプロジェクト設立の意義について承認を得るために用います。

①このプロジェクトで達成したいこと
②なぜ達成したいのか？
③達成したら会社と自分（メンバー）はどうなるのか？
④プロジェクトで起こってほしくないことは何か？
⑤プロジェクト達成時の完成イメージ

<プロジェクト宣言書>
主にプロジェクトを達成するとどのような状態になり、そのためにはどのようなことが必要かを確認するために用います。

・プロジェクト名
・プロジェクト設立の背景
・最終目的
・最終成果物
・最終成果物の納期
・予算
・終了条件
・プロジェクトマネージャーの責任と権限
・目標/計画変更協議基準
・プロジェクト組織とメンバー
・＋各プロジェクトで求められる項目

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あるべき姿をあきらめないこと

実際に書いてみると言語化がなかなか難しいものです。
また、納期、予算、人員、責任や権限は制約がつきものです。

ただ、この段階のポイントは、バイアスを掛けずにあるべき姿から書き出すこと。

何度もダメだしされるとプロジェクトをキックオフすることがゴールになってしまいがちですが、目標達成のためにはどうしてもこれは必要なんだと、繰り返し周囲を説得する気概こそがプロジェクトマネージャに必要な資質だと感じています。

最後にモチベーションUPのためのオススメの本をご紹介。

明日は段階的計画について学んでいきます。

最後まで読んでいただきありがとうございました。

次回はこちら