新社会人へのガイド：元公務員が語る「仕事の寸止め」術
45才公務員クエスト失敗おじさんの「ありのこ」です。
2023年に潰瘍性大腸炎という病気（＝難病）のため国家公務員を当てもなく退職。
〇〇省勤務ではなく出先機関に20年以上勤務していた事務系公務員でした。
今は無職・無収入です。
曲がりなりにも20年以上公務員をやっていました。
そんな私にも新人時代はありました。
2002年の4月でした。
今は2024年の4月です。
まさに新年度。
時期としてちょうど良いので「おじさんから新社会人のみなさんに伝えたいこと」を書いていきたいと思います。
新社会人の皆様にとって「ちょっとした仕事のコツになれば」と思っています。
今回はシリーズ４回目のnote記事になります。
シリーズ1回目は次のような話をしました。
より多くの仕事をルーティンワークにしておいて、余った時間・労力を「どうしてもルーティンワークにできない仕事」に振り分ける
もっと詳しい内容に興味があれば👇このnote記事👇をお読みください。
シリーズ2回目はルーティンワークの例として「パソコンのコピペ」の話をしました。
もっと詳しい内容に興味があれば👇このnote記事👇をお読みください。
シリーズ3回目はルーティンワークの他の例を取り上げました。
テーマは「できるだけ使える定型フォーマットを作っておく」。
もっと詳しい内容に興味があれば👇このnote記事👇をお読みください。
シリーズ4回目は3回目の続きです。
前回お話した「できるだけ使える定型フォーマットを作っておく」を別の視点から考えてみたいと思います。
では、ここからシリーズ4回目の本題をスタートします。
最初に書いた通り、私は潰瘍性大腸炎という難病を抱えています。
持病（潰瘍性大腸炎）が悪化してから仕事と時間のことを意識せざるを得なくなりました。
困ったことがあります。
いつ病気が悪化するか分からないことです。
悪化とまでは行かなくても持病の影響で疲れやすいのも困ってしまいます。
潰瘍性大腸炎のため「いろいろなことについて計画を立てにくい」。
仕事をする上でかなり困ったことです。
病状が悪化するかどうかは予測不能な部分が多いからです。
そこまでいかなくても潰瘍性大腸炎のため「やる気が出ない」こともあります。
「やる気が出ない」のもいつ起こるか予想不能。
だから「できることはなるべく早く手を打つ」。
元来、私はギリギリまで物事に手をつけないタイプ（特に嫌なことは先延ばし）でしたが、そんなことを言っている余裕はもう無いのです。
なので公務員時代に「できることはなるべく前倒ししてやるタイプ」に変更しました。
できることは早めにやっておく。
色々なことをチョコチョコできるところまで進めておきます。
AとかBとかCとかやるべき事はいくつかあるのですが、Aをまとめて終わらせたあと、Bをまとめて終わらせて、そのあとCへ行く。
そうではなく、ちょこちょことAをやってBをやってCをやってと1日の中で繰り返していくことにしました。
私にとってはその方が効率的だと。
これは集中力の問題。
私は集中力が無いので、このように1日の中でチョコチョコ色々なことを繰り返す方法にしています。
飽きちゃうんで。
集中力がある方はまとめてAを片付けてからBに取り掛かるやり方でも良いと思います。
ただし電話などの「不意に仕事を中断させる要素」がいっぱいあることを考えるとチョコチョコやる内容を変えるのも、1つのやり方かなぁと。
「Aを始めたらAだけにしか集中したくない」と考えてしまうと電話が来てAを中断せざるを得なかったとき、ストレスもたまるでしょう。
また、一度中断しているだけに効率も落ちると思います。
1日の中でAもBもCもと繰り返しやるつもりでいれば、電話が来て強制的に中断されても「まぁ、Aが中断されて集中が途切れたから今度はBでもやるか」と気が楽になります。
ただし1日という枠で見れば「できるだけ進められる所までは進めておく」ことを意識します。
「仕事の寸止め」と言う発想です。
起案文書を作成する場合、期日が来たらあとは文書を回すだけの状態にしておく。（決済用のファイルに入れてあとは、期日に上司の机に置くだけにしておく）
そこまで準備できないのなら、できるところまでは準備をしておく。
数字がその期日にならないと分からないのであればその数字の部分だけは空けておいて他のところは埋めておく。
つまり期日（当日）にやるべきステップを最小限にしておく。
理想は「やらなければならない時に１ステップで終わるようにしておく」ことです。
だから「仕事の寸止め」。
こうしておけば急な用事で時間を取られるときにも何とかなります。
急病や想定外の疲れで効率が落ちているときでも何とか対処できるし、万が一対処できなかったとしても被害を最小限に出来ます。
「仕事の寸止め」の積み重ねを意識する。
前回は「できるだけ使える定型フォーマットを作っておく」ことをルーティンワークの観点から話をしました。
今回は「できるだけ使える定型フォーマットを作っておく」ことを「仕事の寸止め」の観点から考えてみましょう。
事務系公務員だと書類作成があります。
たとえば起案文書作成。
Aという業務で使う起案文書を考えてみましょう。
Aという業務についてA1のケース、A2のケース、A3のケースがある場合。
A1のケースは可能であるならば起案年月日だけ変更すれば使えるようにフォーマットを作っておけばいい。
A2のケースは起案年月日と若干内容も毎回変更が必要であるならば、その他の部分はフォーマット化すればいい。
A3のケースでは起案年月日に加えてある程度毎回変更であるならば、その他の部分はフォーマット化しておけばいい。
フォーマット化できる部分はA1＞A2＞A3の順番で大きいです。
A1においてはA1における最大の範囲でフォーマット化す。
A2においてはA2における最大の範囲でフォーマット化する。
A3においてはA3における最大の範囲でフォーマット化する。
起案文書において「できるだけ使える定型フォーマットを作っておく」ことを実践しています。
そしてこれは次のような状態でもあります。
A１においてギリギリまで仕事を済ませてある。
A２においてギリギリまで仕事を済ませてある。
A３においてギリギリまで仕事を済ませてある。
つまり「ルーティンワーク」とは別に「仕事の寸止めをやってある」とも言えます。
A1,A2.A3、それぞれ必要になればあとちょっとだけ仕事をすればよい。
このような状態を作っているからです。
「ルーティンワークの最大化」についてはシリーズ過去3回で説明しました。
今回は「仕事の寸止め」について話をしました。
新社会人の皆さまは最初、かなり大変だと思います。
ですので少し仕事に慣れたらで良いので「ルーティンワークの最大化」と「仕事の寸止め」を意識すると良いと思います。
新社会人の皆様さまにとって「ちょっとした仕事のコツになる」と思っています。
note記事は以上です。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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