とりあえずデスクトップに適当な名前で資料を作成してしまい、後々探し出すのが面倒になることありませんか？社内のファイル管理ルールを決めておかないと、カオスな状況になってしまいどこに何があるか分からなくなってしまいます。
会社が初期の状態においてはまずファイルの管理方法を統一することで、自身の情報もクリアになります。今回はフォルダ管理のベストプラクティスをまとめました。

• ファイル名の記名ルール

  • ファイルの概要を示す資料名にアンダーバーで作成・更新日付を加える

    • 例：顧客_20240328

• フォルダ名と階層ルール

  • フォルダ名は並び替えがしやすいよう先頭に付番をしてフォルダ名を記載する

  • 最上位のフォルダは以下の役割単位で作成

    • 000_全社共有

    • 100_法務

    • 200_財務・株式

    • 300_経理

    • 400_人事・労務

    • 500_総務

    • 600_事業開発・運用

    • 700_案件管理

    • 800_取締役会

    • 900_株主総会

    • 999_情報システム

  • なるべくフォルダは3階層におさまるようにする

    • 例：

      • 500_総務>10_事務所賃貸>01_東京オフィス

      • 800_取締役会>01_FY2024>01_2024年7月度取締役会

• ファイル管理ルール

  • ファイルを随時更新していて他者と共有するような正本ができた段階でファイル名にver.1などを加える※finalや最終版はNG

    • 例：顧客名簿_ver.1_20240404

  • 最新版が古い版を上書きするようなファイルであれば、各フォルダにoldフォルダを作成し1年経過ごとにその中を削除