ファイル管理

プロのPMが現場で実践しているフォルダ管理のコツ

「プロジェクトを進めていくうちに、フォルダ構成がぐちゃぐちゃになって、どのファイルがどこにあるのかわからなくなった」
「みんなが見ている資料のバージョンが違う」
「いつも資料を探すのに苦労している」
「複数のフォルダ内でファイルが重複している」
こんな経験はありませんか?

これまで私は、15年以上プロジェクトマネジメントに携わる中でフォルダ管理について試行錯誤し、最良のフォルダ管理にたどり着きま

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小学校PCの先生フォルダ構造をかんがえる(作成中)

みなさんの学校ではデータファイルをどう整理していますか?古そうなファイルがあっても、作った本人でないとなかなか削除はできませんよね。

学校内には物理的(回収しなかった古いプリンタなど)にも論理的(データのこと)にも整理できないものがあったりします。

私は現在5校まわっているICT支援員ですが、先生が利用するデータ領域の使い方はバラバラです。
共通して言えるのは、その古いファイルによって
①目的

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Office/pdfのファイル内検索(全文検索)

PCで資料を沢山作成した結果、
「あの資料どこにいったっけ?確か○○が書いてあるはずなんだけど」
と資料が行方不明になったり、
「書いていけないワードが含まれていないかな?」
と記述内容が不安になったりしたことはありませんか?

今回はそんなお悩みを解決する全文検索システムのご紹介です。

■全文検索とは?

全文検索とは、複数の文書ファイルから特定の文字列(キーワード)を検索する技術を指します。

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【ファイル管理】ファイルにしない方がよい情報(ナレッジ情報編)

フォルダやファイルが増えてしまう理由を分析していくと、整理整頓以前の問題としてファイルで管理しない方がよいのにファイル化しているケースを見聞きします。

本日は、その中からナレッジ系の情報をExcel・Word・PDFなどでファイル管理しているケースについて書いていきます。

ナレッジ系の情報
暗黙知と呼ばれる情報です。
情報共有・ちょっとしたノウハウ・業務マニュアルなど形式知であるデータベースを

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チャットワークの機能【ファイル保存・共有】

チャットワークは無料版でも、5㌐の容量が用意されています。ドロップボックスの無料版も4㌐あるので、両方使いこなせばかなりのファイルがクラウド上に保管できます。
しかも、暗号化されていますので安心です。

個人使用で使うなら無料版で充分です。

ファイルを保管する方法は2通りあります。まずはファイル管理フォルダから保管してみましょう。

チャットワーク画面の上部のファイル管理アイコンをクリックします

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取引先別フォルダの整理について

先日、「会社の共有フォルダ無法地帯問題」という記事を投稿した。
その中でも「取引先」フォルダの管理が大変というお声が多く、今回のテーマにする。

過去やり取りをした提案書、見積書、契約書・・・が俗人的なルールで保存されており、必要なデータを探すのに時間がかかるという悩みである。

結論から述べると、フォルダ+ファイル管理から
Salesforceに代表されるSFA/CRMシステムで顧客データ・取引

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会社の共有フォルダ無法地帯問題

「デジタルデータの整理整頓」という講座を続けています。
個人プライベート環境のデータ整理をテーマにしていますが、ビジネスマンの方から「実は会社の共有フォルダが無法地帯で困っています」というお悩みが何人もの方から出てきてしまいます。

無法地帯とは、
・共有フォルダのフォルダ体系がないか緩いため、各自が好き勝手にフォルダを作ってしまう。
・どこになにが保存されているか、わかりにくい状態になっている。

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ありがとうございます!これからも役に立つ記事を発信します。
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ファイル管理の必需品!山のようなHDDから目的の素材を一発で探し出そう!「DiskCatalogMaker」

ノンリニア時代の救世主

ノンリニア編集時代に突入してもう○○年。。
撮影素材のほとんどをデータで管理されていることと思われます。
さらに今では4K素材も珍しくなくなり、ストレージの容量を圧迫しまくってるのでないでしょうか。
案件によっては、納品後もそのデータを残して管理することも少なく無いかと思われます。
どんどん物理的にストレージそのものの数が増えていく一方。。
そしていざ昔の素材を引っ張り出

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【ファイル管理】フォルダ構成の限界

「デジタルデータの整理整頓【ファイル・ノート編】」講座を実施しました。

大量のファイル管理をするために、フォルダ構成に悩んでいる方が多いという印象を持ちました。

今まで、個人では沢山ファイル情報を持たない方が良いということをあちこちでお伝えしてきているのですが、お仕事の形態によっては大量のストックデータを管理することもあるということで、この投稿では大量のストック系データのファイル管理について述

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YouTubeをオフラインで観る(iPad編)

以前はいろいろな(有料・無料の)アプリがオフラインで YouTube 動画を観ることに対応していたのだけど、片端からそういうアプリが消えていくらしい。ネット接続できないときにも動画を観たいという人にとっては困った事態です。

現時点で iPad で無料のアプリを使ってオフラインで YouTube 動画を観る方法の一つ、私が使っている方法を紹介したい。内容の性格上、有料ノートとしますが、もしうまく行

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