提案書・企画書などの文章を作る時のコツ
特に頻繁に作る機会があるわけではないのだけど、たま〜に提案書や企画書、その他説明用のための資料だったりを、一から作るまたは既にあるものをより見やすくするお手伝いをすることが。
そんな時、どうやって自分は作っているだろう…なんてことを改めて振り返る機会があったので今回はそこらへんを自分のためにも軽くアウトプットしてみました。
場合によっては適してない部分もあるかと思いますのでご注意を。
話はここからだ
この提案書等は何のために作るか？
わざわざ作るんだから、そこには伝えたい何かがあるはず。
その何かを伝えること自体ももちろん大事だけど、その前に忘れちゃいけないことがある。それは「相手に伝える」ということ。
あったりまえじゃん！って思うかもしれないけど、でも意外とこの視点が欠けている事があるみたいなんですよね。
"提案書を作る" のは、誰か（相手）に何かを伝えるため。
決して "書類を作るのが目的ではない" のに、ついそうなってしまって「相手に伝える」という基本的なことを忘れがちになるみたい。
けれど相手が読むという意識がないと「何を言っているのかわからない」「読みにくい」という資料になってしまう。
例えば文章だと…
同じ内容が繰り返し出てくる（冗長すぎて疲れる）
読点が多すぎて読みにくい（つっかえてしまう）
回りくどい（要点を見失う）
タイトルが長すぎる（本文いらなくない？ってなる）
タイトルと内容が一致してない（もやっとする）
箇条書きの体裁なのに、箇条書きにする意味がない（普通の文章でいいじゃん！）
文言にばらつきがあって統一されていない（同じことを書いているのか不安になる）
これは文章だけではなく、見た目にも言える。
どれがタイトルなのか混乱する（どこがタイトルでどこまでがその内容？）
行間を詰めすぎてる（読みにくい）
図が小さすぎて見えない（配置する意味がない）
目がチカチカする（色使いすぎて目が疲れる）
太文字多すぎ（本当に重要な箇所が分からない）
結果、相手に余計な労力を与えたり、混乱させることになる。
だから、きちんと相手が読むということを忘れず作りたい。
では相手に負荷をかけず明瞭に伝えるためにどうするか…。
そこでようやく文章構成はこうした方がいいとか、見た目はこうした方が読みやすいだとか、色々なTipsが大事になってくるのだ、と私は思う。
文章を書く上での4つのポイント
ECRS（改善の4原則）はご存じだろうか。
ECRSとは、業務改善を実視するための原則で、順にEliminate（排除）、Combine（結合と分離）、Rearrange（入替えと代替）、Simplify（簡素化）の英語の頭文字を選択したビジネス用語らしい。
ECRSとは、業務改善を実視する上での、順番と視点を示したものである。ECRSは、Eliminate（排除）、Combine（結合と分離）、Rearrange（入替えと代替）、Simplify（簡素化）の英語の頭文字を選択したものである。業務の改善においてECRSを適用すると、改善の効果が大きく、過剰や過小な改善も避けられ、さらに不要なトラブルも最小になることが知られている。
これ、たまたま知った言葉なのだけど、文章を検討する際にも有効な気がする。内容はこんな感じ。
Eliminate（排除）：無くすことが可能か否か。これは本当に必要か。
Combine（結合と分離）：今一緒になっているもの or 分離しているものを、逆の状態にした方がより良くなるのではないか。
Rearrange（入替えと代替）：順番を入れ替えた方が分かりやすくないか。もしくはもっと最適なものがあるのではないか。
Simplify（簡素化）：もっとシンプルに出来ないか。
文章に置き換えると、例えば…
無くても伝わるものは排除する。
別々に書く意味がないのであれば一緒に、分離した方が分かりやすいようだったら分離して書く。
順番を入れ替えた方が伝わりやすいようだったら順番を入れ替える。もしくは別の最適解を考える。
文章をもっとシンプルにして伝えたいことを明確に伝えられないか。
こうやって文章を直すだけでも、かなり伝わりやすくなるはず。
他、気をつけてること
上のチェック項目を踏まえて文章を直して。
この文章は、この言い方は、この見せ方は、相手に
・過不足なく
・混乱を与えないよう
伝えることができているか…？と考えながら読み直す。
情報量が多過ぎると読むだけで疲れてしまうし、足りなければ相手にそもそも伝わらない。だから過不足なく。
そして混乱を与えないよう…
これは先にいった情報量の多さにも言えるし、そもそも主語が書いていない、複数の意味にとれる言葉を使っている…なんて場合も考えられる。
出来たら文章を忘れた頃に、もう一回読み直したい。
自分の書いた文章をすぐ読み返しても、脳みそがその文章に慣れてしまっているせいで、色々気づかないことも多いから。
言葉は伝わらない、こともある
言葉は通じると思ってしまう。
けど意外に通じないこともある。
例えば業界によっては、とある言葉を一般的に使っている意味とは全く "別の意味" で使っていたり…なんてこともあり得る。
またはその会社内だけでしか通じない意味を持つ言葉だったりすることもある。
もちろん自分が思い込んでいる使っている場合だってある。
少しでも違和感を覚えたら、まずは調べたり相手に聞くのをおすすめしたい。
伝わるはずだと思い込んでも、相手にはそう伝わらないかもしれない。この疑う視点というのは、とても大事な気がする。
こんな感じで
細かく書いたら気をつけてることって色々出てきそうなんだけど、まぁ基本的にはこんな感じかなぁと。
そうそう、期限とかは明確に書くようにしてるっていうのも加えておく。
「一週間後」とか「どこを起点に一週間後とするのか？」等の疑問が出てくるような曖昧な言葉は避ける。それなら何月何日何曜日まで書いたほうが齟齬が起きにくい。曖昧でいいなら別にいいけど、ね。
最後まで読んでいただきありがとうございます。 暑くなってきたので冷たい飲み物が美味しいです。