プロジェクト型でビジネスを展開しているシステム開発会社、受託開発会社、デザイン会社などの企業にとって、社内メンバーをプロジェクトにアサインする業務、また人手不足の時は社外から人材を調達する業務は、とても重要です。

本日は、スマホアプリの受託開発会社である株式会社アイリッジで実際に効果が出たアサイン管理、要員管理、リソース管理のノウハウをご紹介します。
システム開発や受託開発、コンサルティングなどのクライアントワークを行う企業様の事業拡大に役立つポイントになると思いますので、是非最後までご覧ください。

プロジェクトアサインを管理するリソースマネージャーが抱えやすい課題

社内の人材をどのプロジェクトにアサインするか調整・管理する役割の方（リソースマネージャー・部長・課長）の課題を４つご紹介します。

①誰がどのプロジェクトにアサインされているか把握しづらい
アサインの調整には、まず誰がどこにアサインされているか、現在の状況を把握する必要があります。
策定済のプロジェクト計画を確認すれば良いという訳には行かず、状況も日々変わっていきますので現状把握する時間や、プロジェクトメンバー本人や担当PMなど人へ聞く手間が発生しコスト負担となります。

②リソース調整会議に時間がかかる
人へ個別に聞くと手間がかかりすぎるため、週次などの頻度で定例として状況を確認するリソース調整会議を行う企業が多いです。
開発メンバーやプロジェクトマネージャー、またその上司である課長・部長を集め、誰が何処のプロジェクトに入るべきか検討する会議です。
このリソース調整会議は、週に1回以上する企業や、会議時間が1時間以上費やしている企業もあり、忙しいメンバーを集めることからコスト負担が大きいです。

③スキルアンマッチの人が発生する
プロジェクトマネージャーが求めるプロジェクトの成功のために必要なスキルと、実際にアサインされた人が持つスキルにアンマッチがある場合あります。
・プロジェクトが求めるスキルが高い一方、アサインされた人のスキルが及んでおらずお客様が求める水準のサービスが提供できない。
・アサインされた人のスキルが、プロジェクトに必要なスキルより長けていて（仕事の難易度が低く）モチベーション低下につながる。

④作業負荷が特定のメンバーに集中している
プロジェクトの納品スケジュールによっては、特定のメンバーに作業負荷が集中してしまう場合があります。それの一方で、稼働に余裕がある人員や未アサインの余剰人材が発生する可能性もあります。この状態を回避するためには、全員の稼働予定を俯瞰して見る事が重要です。
また、そういった稼働のばらつきがなくなるよう、現状の稼働実績がリアルタイムで見える化されていることが望ましいです。

リソースマネージャーの作業効率化が必要

なぜ上記４つの課題が発生するのでしょうか？その原因をまとめました。

・Excelで部長/課長が独自に管理している
Excelは自由が利くため使いやすい反面、情報共有が難しく複数のファイルを更新する必要があるなどメンテナンスのコストが負担になります。
リソース管理は、部署を超えた情報共有と常に最新の状況に更新する必要があるため、組織として決まったフォーマットやツールで管理する方法がおすすめです。

・社内のリソース状況を可視化するツールがない
多くの会社がExcel管理になってしまう原因は、リソース管理に特化したツールが今まで無かったことです。
これは、話し合うべきアサイン調整に必要な情報
「他部署のリソース状況」
「作業過多のメンバーと余剰人材の情報」
「今後必要な人材の数とスキルの見通し」
この事前情報を整理するためにリソースマネージャー（部課長）が忙殺されてしまい、最適なアサイン検討、人員配置ができていない状態です。

調整力があるリソースマネージャー（部課長）は、ツールを活用して情報の共有と更新の手間をなくすことで、アサイン会議前に情報を最新の状態にして、調整したい内容を事前に関係者に共有し、また会議で調整した内容を即座に他のメンバーに共有することができ、それによって人員の最適な配置を実現します。

調整力を上げる、リソース管理ツールをご紹介

スマホアプリの受託開発会社の株式会社アイリッジの、社内リソース管理の課題から生まれたサービス「Co-Assign（コーアサイン）」は、プロジェクトを中心にビジネス展開をしている、システム開発やコンサルティング事業の事業拡大を支援するツールです。

１　社内リソースの状況を可視化し共有できる
メンバーの稼働予定を踏まえて要員計画を作成することができます。
またメンバーの役割と保有スキルも登録できるので、社内リソースに関する情報はCo-Assign（コーアサイン）に集約・見える化が可能です。

２　アサイン会議はCo-Assign（コーアサイン）を使って効率化
社内リソースの可視化ができればアサイン会議は効率化できます。
事前準備や共有時間を短縮でき、最適なアサインの検討に時間をかけることができます。

３　人手不足の時はCo-Assign（コーアサイン）から外部パートナーへ簡単提案依頼!
外注先や人材紹介会社とのやり取りも、リソースマネージャー（部長・課長）の業務のうち効率化できるものの１つです。
必要人材情報をCo-Assign（コーアサイン）へ登録すれば、指定した提案希望の会社からスキルシートが届く機能があります。
複数の会社とのやり取りを簡単にし作業効率化が可能です。

年間300万円のコスト削減に成功！
弊社がこのツールを使ってアサイン管理の業務削減に成功し、アサインに関係するメンバーの作業コストが年間300万円程度削減できました。

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