こんにちは。

秋も深まり気持ちが良い季節ですね。皆様いかがお過ごしでしょうか。

広報担当の柳澤は、夏の運動不足を解消すべく、暑い夏の間はひかえていたジョギングを再開しました。

さて現在、私はCoffeeSignでの広報の他にライターとしての活動もしており、メディアで記事を書いたり、企業ホームページのための原稿を書いています。そのため業務の請負先として、企業様と電子契約を結ぶ機会も多いです。

そんな私ですが、先日、自分の業務をお願いするために個人の方と人生初の電子契約を「CoffeeSign」で結んでみました。

実際にやってみて「驚くほど簡単にできる！」とサクッと契約を交わすことができたので、今回は、そのレポートをしてみたいと思います。

契約が必要になったのはなぜ？

私のライターとしての仕事には、インタビュー原稿を書く仕事があります。原稿を書くためには、取材して録った音声をテープ起こしする必要があります。

これまでは自分でやることが多かったテープ起こしですが、時間と手間がかかる作業なので、外注できると嬉しいなと思っていました。色々と探した所やってくださるという方が見つかり、取引先にも許可を得て、お願いしてみることに。

そこで、せっかくなので「CoffeeSign」で「業務委託契約」を締結してみよう！と思い立ったのです。

今回、実際にやってみて契約を結ぶことは、仕事をお願いする側と請け負う側、その双方にメリットが有るとも感じています。

例えば、普段、私が企業から仕事を請け負う場合、守秘義務が発生することがほとんどです。そのためテープ起こしを請け負ってくださる方にも、インタビューの内容に関して「秘密保持」をお願いする必要があります。
（平たく言えば、仕事上知った情報を、他に漏らさないという約束を交わすということです。）

そのような項目も契約に含めることができるので、万が一の場合に備えて、約束事として確認できるのは安心です。

また天災など不可抗力の事態が起きた場合などは、仕事をお願いする側、請け負う側、ともに責務を負わないなどの項目もあります。

業務を請け負う側としても、もし災害に見舞われたり、体調不良で倒れた際にも連絡をすれば責務を負う必要はないと明言されているのは安心できる内容ではないかと思います。

紙ではなく電子契約サービスで契約を結ぶメリットは？

また電子契約サービスを使うメリットは、なんといっても短時間で効率的に契約業務ができること。

通常の紙の契約だと、まず内容をデータで確認した後、契約書を郵送で送り、割り印などをする必要があります。また契約の金額によっては収入印紙が必要になります。それを送り返してもらい確認して保管するとなると、対応するのには手間も時間も必要です。

電子契約では、押印の代わりに電子署名を使い、契約を締結した日時を記録するためにタイムスタンプを用いて情報をPDFに埋め込みます。やりとりはすべて電子上なので、あっという間に終わります。

そのため、紙のやりとりよりも簡単に、法的に効力のある契約を結ぶことができるのです。

まずは登録して、契約書を作ってみる

というわけで、さっそくCoffeeSignで利用してみることにしました！

CoffeeSignへの登録はとても簡単で、名前とメールアドレスを入力し、パスワードを設定するだけ。CoffeeSignの利用上の規約に同意すれば１分で終わります。

続いて、契約書を作っていきます。

シンプルな画面なので機能が一目で分かりやすいです。全体的にサイトのデザインがCoffeeテイストで柔らかいのも、心理的負担を軽くしてくれるように感じました。

契約書の作成の方法は、PDFをアップロードする方法と、テンプレートを登録して作成する方法を選べます。

今回私はテンプレート機能をつかって、CoffeeSignのサイト内で「業務委託契約書」を編集しました。その際には、その契約に関する素材をネット上で探してテンプレートにして、今回お願いしたい「テープ起こし」に合うように文章を書き換えました。

ここまでざっと、契約についての調べ物をあれこれしつつでしたが、1時間ほどでできてしまいました。

いよいよ契約を締結

テンプレートが完成したら、契約書に相手の名前や住所を入力して、契約書を完成させていきます。

契約書が完成したら、相手のメールアドレスに送信。相手が契約に合意してくれたら、無事契約締結！となります。

人生で初めて契約を交わした私でも、全く迷わず契約締結まで進めることができました。

私のような小規模事業者さんにも、オススメしたいサービス

相手の方と合意したPDFには「電子署名」と「タイムスタンプ」の２つが埋め込まれて、契約として証拠力を持つ文書になります。

また、書類はいつでも確認できるようにCoffeeSignのサイト上に保管されます。相手のかたのメールアドレスにもタイムスタンプが押されたPDFが送られ、双方に内容を保管し、いつでも確認することができます。

初めての不慣れな契約締結でしたが、思ったよりもスムーズに業務を完了することができました。今回は色々と調べ物をしながらでしたが、契約に慣れている方なら、もっとサクサクと利用できるかと思います。

最近、取引先が増えてきたという個人事業主の友人にも、ぜひ紹介したいサービスだと思いました。

「CoffeeSign」では、登録すれば毎月５件まで無料で書類の送信が可能です。

個人事業主であっても、私のように気軽に利用することができるのはありがたいサービス。ぜひ登録して使いやすさを実感してみてくださいね。

☕お知らせ

先日CoffeeSignは、おかげさまで登録社数500社を突破いたしました！
今後も中小企業・個人事業主様向けに使いやすく身近な電子契約サービスをご提供できるよう邁進したいと思います。引き続き、よろしくお願いします。