ビジネスコミュニケーションの目的とは？

コミュニケーションが上手になりたい人は多いと思いますが、どうすればコミュニケーションは上達するのでしょうか？

自分の言いたいことをビジュアルに絵として伝えるとか、相手の気持になって相手が聞きたいことを話すように留意するなど、様々なテクニックがよく紹介されていますが、テクニックを数多く取得すればコミュニケーションが上達するのでしょうか？

我々は、ビジネスにおけるコミュニケーションの目的は、「相手に、自分が望むアクションを取ってもらうこと」だと考えています。コミュニケーションをした結果として、相手が自分が望むアクションを取ってくれれば、そのコミュニケーションは成功であり、相手が自分が望むアクションを取ってくれなければ、どれほどビジュアルでわかりやすい説明をできたり、相手の気持ちに寄り添って相手が聞きたい内容を話せたとしても、そのコミュニケーションは失敗だと考えています。相手がアクションを取ってくれなければ、仕事が進みませんし、失敗するコミュニケーションをすることは、コミュニケーション相手の時間を無駄に使ってしまうことにもなり、相手にも失礼です。
※プライベートなイシューに関するコミュニケーションは、この限りではないと考えます。

成功するビジネスコミュニケーション方法

1.相手に望むアクションの想定
ビジネスにおけるコミュニケーションの目的を、「相手に、自分が望むアクションを取ってもらうこと」だと考えると、コミュニケーションするべき内容が見えてきます。
まず、コミュニケーションを実施する前に、相手に望むアクションを想定することが必要です。意思決定なのか、意見のヒアリングなのか、とりあえず報告をして後から「俺は話を聞いていない」とひっくり返されないようにするリスクヘッジなのか、まずは相手に望むアクションを明確にしないと、コミュニケーションするべき内容も明確になりません。

2.アクションしてもらうために必要な準備
意思決定してもらうことが目的であれば、相手の特性に応じて、複数の案が必要かもしれませんし、案毎に定性的な評価内容だけではなく、定量的な評価内容も必要かもしれません。この相手に意思決定してもらうためには、どのような準備が必要なのか？を考えていくことになります。
意見のヒアリングが目的であれば、イシューの明確化・イシューに対するすでにわかっている事実・議論の出発点としての仮説を準備しておくことが、有効かもしれません。
大事なことは、相手に望むアクションを想定し、アクションが実施されやすくするには、どのようなコミュニケーションをすることが有効であるか考え、準備することです。

3.準備の効率性の考慮
合わせて、コミュニケーションの準備の効率性も考慮することが必要です。
仮に、目的が相手にプロジェクト上の意思決定をしてもらうであった場合、2週間かけて情報収集し、綺麗なプレゼンテーション資料を何十枚を用意して報告書として提出して意思決定を仰ぐのがいいのか、2日でイシューに対する複数案を想定して、箇条書きのメモにして、オンライン会議で討議して意思決定に到れるのか、ケースバイケースです。
もし、2日の準備で相手に意思決定してもらえるのであれば、2週間かけて緻密な報告書を作るよりも、目的に対する手段の効率はいいと言えますし、意思決定を早期にしてもらえる点でも優れています。
もし、相手の望むアクションが、上述の「とりあえず報告をして後からひっくり返されないようにするリスクヘッジ」であるならば、なおさら2週間かけて緻密な報告書を作ることは、目的に対して有効な手段を選択できていない可能性が高いです。労力をかけずに既存資料の流用等で対応できるといいかもしれません。

サマリ

ビジネスコミュニケーションの本質とは、「相手に、自分が望むアクションを取ってもらうこと」をコミュニケーションの目的として捉え、相手に取ってもらいたいアクション内容を想定し、アクションしてもらうために必要な準備を、費用対効果を考慮しながら実施することだと考えます。