はじめに

この記事は以下の記事の続きです。よかったらお読みください。

5月にやったことの記録

総会の案内

河原部社では6月に総会を開催する予定です。総会の案内も従来は紙で行っていたのですが、出欠状況の確認など一元的に管理が難しかったため、今回より簡単なGoogleフォームを作って、リンクとともにQRコードで文書に表示しました。本来なら全てオンラインで完結できればいいのですが、どうしても紙での案内が必要な場合もあり、印刷してもデータで受け取っても対応ができる形としました。
また、正会員費については、例年現金で納入としてきましたが、今回はSyncableというサービスを使って、クレジットカードでも支払いができるようになりました。申込時に正会員の情報を本人が入力してくれることと、年に1度定期的に自動的に決済されるので、今後は更なる省力化が期待されます。
この後、理事会等を通して役員の皆様にも直接お会いできるので、それまでに作成するようにしています。

監事監査

決算が終わると監事監査を行っています。現在は対面で行っていますが、書類の電子化が進んできているので、オンラインで事前に書類を確認していただけるようになれば、より丁寧に監査が行えるのではないかと考えています。

理事会の開催

今年は役員の更新がない年だったので、事業報告等のみでした。コロナ禍でも感染対策に努めて、対面で行ってきましたが、こちらもオンラインで事前に書類等を確認することができればスムーズに審議が進むのではないかと思いました。

税金の納付

年に数回しかないこともあり、口座のある地元の銀行の窓口で納付しています。
以前は、この口座のある地方銀行のネットバンキングで振り込み等を行っていましたが、使い勝手が悪く、ネットバンキングでもATMと手数料が変わらないので、現在はGMOあおぞら銀行のネットバンキングで行っています。
余談ですが、ある事業で専用の決済用口座を作らなくてはならなくなった際、時間もあまりなく、とりあえずGMOあおぞら銀行で口座の追加を試してみたらオンライン完結で15分足らずで新しい口座を作ることができて、非常にびっくりしたのを思い出しました。
地元の銀行を応援したい気持ちはあるのですが、ここまで使い勝手が違うと、やはりネットバンキング専用の銀行を使ってしまいます。

まとめと今後の課題

会費の徴収と会員情報の収集を同時に行える

なるべく小口現金を扱いたくないので、Syncableのようなサービスは非常に重宝しています。年会費の徴収だけでなく、マンスリー会員、もちろん1回限りの寄付にも利用ができます。同時に会員情報も収集して紐付けられるので会員管理に役立ちます。6月末までに提出する必要がある事業報告書等にも正会員名簿が必要ですが、今回はSyncableを通して得られた情報をもとに作成できそうです。

手数料を減らして活動に充てるお金を増やす

NPOでも最初の口座は地元の銀行のことが多いのではないかと思いますが、河原部社で利用しているGMOあおぞら銀行のようなネットバンキング専用銀行は手数料が限りなく低いです。微々たるものですが活動に使えるお金を増やせるのではないかなと思います。

必要な書類をすぐに取り出せる状態が理想的

5月には監事監査や理事会等が開催されます。ここで使う書類は、3月と4月に作成してきた書類が主になるかと思います。今回電子化を進めてきましたが、どのように整理すれば実際に使用する際に使いやすいのかを今後は考えるべきだと思います。必要な書類をいつでも、すぐに検索して取り出せるようになる状態が理想的です。

おわりに

5月が終われば年度初めの忙しい時期は大体落ち着いてくるような気がします。河原部社としては6月に総会の開催と所轄庁への事業報告書等の提出があります。次回は、その中で試してみたバックオフィス業務省力化の取り組みや今後の課題等をまとめたいと思います。なにかのご参考になれば嬉しく思います。