こんにちは！データサービスマーケティングチームの柳田です。

新型コロナウイルスの影響により、テレワークが増え対面で人と会って名刺交換をする機会が減ってきておりますが、コロナ禍前に交換した名刺、コロナ禍の中に接点があった方の名刺情報はどの様に管理されていますか？
コロナ禍以前は、名刺はファイリングして保管されている方が多かったのかと思います。では、その名刺情報をデジタル化して管理されているでしょうか？

デジタル化のメリット

１．データベース化し、検索機能で素早くアクセスする事が可能となります。
２．デジタル化した名刺情報を他のメンバーと共有ができます。
３．紙（紙情報）情報の管理から解放されます。

デジタル化には以下の方法が考えられます。
１．ExcelやGoogleスプレッドシートに手入力してデータとしてデジタル化
２．複合機やスキャナーでスキャンして画像情報としてデジタル化
３．名刺管理アプリ/サービスで取り込んでデータとしてデジタル化

デジタル化のデメリット

①管理する枚数が少なければ問題無いですが、多い場合は非常に手間を取られます。

②会社名や氏名等の検索機能が働かない。

③無償のサービスから有償のサービス様々ありますが、一般的に名刺情報を撮影またはスキャンした結果のデータ化が可能です。

では、デジタル化した名刺情報をどのように活用されているでしょうか？
単に名刺情報だけの管理で良ければExcelやGoogleスプレッドシートに落とし込めれば後々検索も可能です。
名刺情報は営業活動の中でその後、受注に向けた営業活動の元情報となり、デジタル化した名刺情報に紐づく形で商談/案件情報を管理することで効率的に管理が可能となります。

この記事でオススメしたいのは、そういった管理が可能となる名刺管理アプリ/サービスを活用して名刺情報をデジタル化です。
名刺管理サービスの多くは単に名刺情報だけでなく、関連する情報も管理可能となります。

どの名刺管理サービスを利用したら良いの？

　予算に余裕のある方はスキャン後に人手を介し、データ補正してくれるサービスを活用されるのがケースが多いかと思います。有名なサービスとしては企業利用ではSansan、個人利用であればEightがあります。
まずはあまりお金を掛けずにデジタル化からと言った場合には、Zohoが提供している「Card Scanner」をお勧めいたします。

スマートフォンやタブレット向けのアプリとして提供されており、OCR（Optical Character Recognition（光学文字認識））によるデータ化を行います。

上記のようなデータ管理に関する記事もまとめておりますので、是非合わせてご覧ください。
※参考のnote記事に移動します。

最後に

　名刺をカメラで撮影するだけで、記載された文字を自動でテキスト化。姓・名・メールアドレス・電話番号などを自動で識別します。
このようにで名刺管理が可能となりますが、顧客管理・営業支援システム「Zoho CRM」との連携により更なる活用が可能となります。

一例になりますが、名刺交換からの以上の一連の流れが自動化できます。
まずは手始めに無償サービスを利用して名刺管理を開始して、交換する名刺の数が増えた、読み取り精度を向上させたい等が出た場合に有償サービスに移行する事をお勧めしています。

この記事をご覧いただいている方は、すでにZohoサービスをお使いの方も多いと思われますが、そうでない方も上記をご参考にZohoサービスと併せてご活用いただき、効率よく名刺情報管理を始めるきっかけとしてください。

最後までお読みいただきありがとうございました。

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