はじめに（チームより）

フローレンスは、親子を取り巻く社会課題の解決を目指しているNPOで、現在、約700名が所属しています。多様なメンバーの「働く」を支えているのがバックオフィス業務を主に担っている働き方革命事業部、通称「ハタカク」です。
ハタカクは人事、経理、法務、総務、といった業務で構成されていて、障害者雇用チームも含まれています。フローレンスの事業を裏で支えるハタカクメンバーの業務や仕事への思いをnoteに投稿しています。

認定NPO法人フローレンスの総務関連チームで障害者雇用のスタッフのサポートを担当しているジョブコーチ*1の和田です。自己紹介はこちら＞＞

知的障害・発達障害のある社員が持つ悩みに対して、本人やサポーターが今日から取り入れられる「ちょっとした、お仕事ライフハック」をご紹介しています。記事執筆の背景＞＞

▼本日のお悩み
「「社員満足度調査」や「研修」など、全社員に必ず答えてほしいアンケートや実施して欲しい事などが定期的にあるのですが、回答率等が低く困っています。障害のある社員に告知やリマインドをする作業を頼みたいのですが、どのような仕組みしたら良いですか？」

ライフハック①リマインドリストとリマインド文面を用意する

「PCのアップデート」「全社員に参加してほしい研修」「年末調整の提出」など、全スタッフに実施してほしい事は、総務をはじめ経理や人事などバックオフィスに多くあります。通常業務が忙しい社員にとっては、案内を1度目にしただけでは忘れてしまったり、そもそも案内を見逃してしまうことも少なくありません。
必ず実施してもらう必要があるためにそのままにしておくわけにもいかず、担当者は何度も実施依頼をすることでストレスがかかるものです。

そこで、フローレンスの障害者雇用チームでは、各事業部から「リマインド業務」を請け負うことにしました。

今回ご紹介するのは、「スタッフに必ず視聴してもらいたい動画のリマインド作業」についてです。

全スタッフが利用する業務ツールが新しくなった場合など、使い方の理解促進の目的で全スタッフに見てもらう必要のある動画があります。
全スタッフに視聴してもらうためには、担当者が何度もリマインドをかける必要があり、業務工数がかかるお悩みがあることがわかりました。

下記は、他事業部から依頼された「必ず視聴してもらいたい啓蒙動画のリマインド作業」のリマインドリストです。

視聴をしたスタッフは視聴したことを確認するためのアンケートに回答します。動画未視聴のスタッフがこのリストに自動的に反映され、リマインド担当者はこのリストに掲載されたスタッフに社内ビジネスチャットで通知をします。

リマインドの文面も準備してありますので、リマインド担当者はこれをコピー＆ペーストするだけでメッセージを準備することができ、文面作成の手間が省けます。

ライフハック②問い合わせ対応のルールを事前に決めておく

このリマインド業務は、一斉送信ではなく、スタッフから個別にリマインドします。一斉送信だと「今は忙しいから、後でやろう」という気持ちになってしまいがちですが、個別にメッセージが来ると「重要なんだな、今すぐやろう！」となることが多いからです。

また、リマインドをきっかけに障害者雇用スタッフを身近に感じてもらえることもあります。後日、社内で会った時に話のきっかけとなり、交流がはじまる場合もあります。

ただし、リマインドした人から「契約社員でも視聴しないといけないんですか？」「視聴したはずですが、なぜリマインドが来るのですか？」などの質問が返ってきてしまう場合があります。

障害のあるスタッフはイレギュラー対応が難しい場合がありますので、事前にルールを決めておくことをおすすめします。例えば、「想定される質問の回答を書いておく」「リマインド担当者が返信せず、質問があった場合はリストの備考欄に入力する（後で依頼担当者が返信する）」など、問い合わせを受けた場合のルールを決めておくと、迷わずに作業が出来ます。

ライフハック③「リマインド業務」は、影響度が大きい

障害のあるスタッフの業務として、で「リマインド業務」をおすすめしたい理由は、依頼事業部からとても感謝されると共に、会社への影響度が大きいからです。

依頼事業部からはリマインド業務が終わる度に、下記のようなコメントと共に感謝をもらいます。

依頼事業部としては、なかなか進まない受講率に悩んでいますし、受講率が低いと会社としてのコンプライアンス遵守などに関わってくることもあるため、リマインド業務を請け負うことが受講率100％を達成に繋がり、会社にも良い影響を与えます。
結果の分かりやすい業務は達成感を感じやすく、障害者雇用スタッフの自信に繋がります。ぜひ、あなたの会社でも試してみてください。

最後に

私は「リマインド業務」を請け負い、障害者雇用スタッフにリマインド業務をレクチャーをする側なのですが、（お恥ずかしい話ですが）受講しなければいけない研修を忘れて、リマインドが届くことがあります。リマインドが届いた時は、どの業務よりも優先で対応していますので、この仕組みの大切さを実感しています。

*1「ジョブコーチ」　企業に在籍し、同じ企業に雇用されている障害のある労働者が職場適応できるよう様々な支援を行う人を、企業在籍型ジョブコーチといいます。

執筆の背景

障害者雇用関連の情報は、採用・育成の事例やノウハウばかりで、採用した障害者雇用の社員に「どのような業務を、どうやってもらうのか」のノウハウが足りていません。

そこで、実務ノウハウや、障害者雇用チームの立ち上げ経緯などを公開することで、障害のある社員自身や総務担当者が、はじめの一歩を踏み出せるシリーズを立ち上げました

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