GTDをすすめる中でぶつかりやすいのが、セキュリティと効率の問題です。

GTDでは、最終的には各種「リスト」を使って日常をまわしていくことになります。当然ながら「リスト」で次の行動やゴールを明確化して管理することになります。

その場合に問題となるのが、セキュリティの観点になります。

仕事で取り組んでいることをリストに書き出す、それを管理する時に、リスクを感じて社内のみでの運用となることも多いようです。

さて、どう実践したらいいでしょうか。

「リスト」を社内から持ち出せない場合

例えば、休日に仕事のことが頭に浮かんだ場合に、リストを確認できないことで、頭がモヤモヤすることも起こってしまいがちです。

「あの仕事どこまでいっていたかな？」
「あの人へメール送るの火曜までで間に合うんだよな？大丈夫だったよな？」など。

もし仕事に関する「リスト」を社外では確認できないとすれば、休日はまずは「リスト」に関することは「あきらめる」しかありません。

上手くあきらめるには、書き出すこと

ただ、あきらめても頭に浮かんでしまうことが問題になります。

対策としては「Step1 把握する」の活用です。頭に浮かんだらそれはとにかく書き出しをしておいて、休み明けに職場についたら、書き出したものを全部まず確認する、ということを決め事にしておけば良いかと思います。

これを習慣化すれば休日に仕事のことで頭がひきずられることを防ぐことができます。

「リスト」に書くのは情報ではなく行動のトリガー

GTDの「リスト」は添付ファイルを貼り付ける必要はないですし、リストには情報を蓄積することはしなくとも十分に機能させることができます。

もともとGTDの「リスト」は「仕事の記録」には向いていないものです。焦点は「いかに行動につなげるか」という「今と未来」の観点が強くあります。

その点では「リスト」は自分が見て、自分の行動をこれから起こせるものならばいいのです。

情報は直接「リスト」には入れず、作業をする段階で、他の必要なフォルダにアクセスをして進められるようにしておくことになります。

GTDの実践は。各人がそれぞれの状況において使いやすいやり方をみつけていくということになります。GTDのシステムの基本的な回し方は同じでも、実践の形は人それぞれになります。

それ故にGTDの運用に絶対の正解はなく、終わりもないものになります。

常にトライ&エラーで作り上げていきましょう。