他の人からの差し込みを上手に対処するための4つの注意点！【時間管理ハック⑥】
前回の「業務効率を上げるために意識すべき3つのポイント【時間管理ハック⑤】」では、時間管理のために業務の効率を上げる方法について解説しました。
本記事では、他者から急に差し込まれたタスクにどう対処すべきか、またはどのようにタスクを依頼すべきかについて解説します。
※前回記事はこちらから
自己紹介
事業投資家の林周平（@HayaShu88）と申します。10社のグループ企業の経営と林経営塾を主催しています。
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他人からの差し込みに上手く対応するための3つの注意点
うまく時間を使うには、他人からの差し込みに注意しましょう。
「差し込み」とは、例えば、「ちょっとなるはやで返信をお願いします」「ちょっと16時までにこれやっておいてもらえる？」など、自分が意図せず、突発的に発生する仕事などを差します。
この差し込みこそが、私たちの時間管理を大きく狂わせる最大の要因なのです。
この差し込みに対しては、次のような4つの注意点を意識することで、時間管理は大きく良い方向に変わります。
【注意点1】まずは、外部要因でリズムが崩れることが多いことを認識しよう！
時間管理の難しいところは、外部要因でリズムが崩れやすい部分であるといえます。これは「差し込む側」にも「差し込まれる側」の人どちらにも共通します。
差し込みとは、突発的に何かが入ったとか、誰かから別件を差し込まれる、もしくは他人の「忘れてた」という現象が起こす突発的なトラブル等を指します。
差し込みを受けると「そうか、あれって今日までなんだ」と受け止めてしまうのでリズムが崩れます。
これまでのお話は内部的なことが多かったですが、本章においては「外部要因の刺激からどのように身を守るか」が重要になるといえます。
身を守る方法としては、世の中があまり動いてない時間を使うことがまず一手としてあります。
もちろん朝ちょっと家族の面倒で動けない方もいると思いますが、であれば早朝を使うとか、土日を使うとか、お客さんが動いていない時間帯を狙う、などです。
あるいは、思い切って営業時間を切ってしまう。「うちは11時からです」って言い切って、9時から11時の間はもう本当に営業しない、電話にでない時間とする。会社的には営業していない時間と定義してしまう。
上記の強制的な方法で、外部から邪魔されない自由な時間を作ることは別におかしいことではありません。
究極的には完全に外部をシャットアウトして集中するのもありなんですが、ロール的にできる人とできない人がいると思うので、そこは内部で話し合ってもらえたらと思います。
【注意点2】差し込みで「これやっといて！」は、「今すぐにやれ！」という意味ではないことを認識しよう！
続いての注意点として、「これやっといて」と言われたときに、「今すぐやれ」と言われたんだと勘違いする人がいる、というものがあります。
全然、今すぐやれとは意外とみんな思ってないことが多い。そのため「これやっといてね」って言ったときに欲しいリアクションとしては「いついつまでにやっときます」なんです。
受けた方が、すぐそのタスクをやってしまおうとする理由は「何か差し込まれた」って感じるためです。しかしながら、それだとLose-Loseでしかない。
なので、受けた側はまず期限を決めて返事しましょう。
そして差し込む側は、相手に「差し込まれた」と思わせないように「急ぎじゃないけどね」
とか「3日以内でいいんやけどね」とか言ってあげましょう。部下の人は、差し込まれるとすぐ始めてしまいます。
「差し込み」は集中力の章で解説したように、集中力を削ぎ、マルチタスクを要求することになってしまいます。そうならないように、上記のマネジメントを意識しましょう。
【注意点3】タスクの期限は意味なく設定されていることが多いので注意しよう！
個人的には結構、目からウロコなんじゃないかと思うんですが、タスクの期限って意味なく設定されてることがめちゃくちゃ多いんです。
あるタスクが、4月2日までを期限としていた場合、「じゃあなんで4月2日なんですか？」と聞くと理由がないことが多いんですよね。
「いや、一応期限1週間ぐらいかなと思って」とか、「できるでしょ、それぐらい」みたいな感じで期限が振られてしまう。
つまり「必ず4月3日に納品しないといけないから、2日には絶対必要なんだ」みたいな、絶対的理由があるタスクと、そうじゃないタスクがあるんです。意外とそうじゃないタスクが多いんですよね。
タスクの期限を切る行為は大事なのですが、守れないときもあるはずです。
守れないときに、現場が意味のないタスクの期限を必死で守ろうとして、その結果みんながぐちゃぐちゃになるぐらいだったらやめましょう。
「そんなに忙しいんだったらこれやらなくて大丈夫！」とか「別に急いでないからこれはリスケしよう」、「これリスケできないからこっち先やってくれ」という会話を積極的に交わしたいところ。
特に上司と部下は基本的にパワーバランスが存在する関係で、「いいからやれ」と言われたと部下は思います。別に実は上司もそんな考えてないはずなので、ちゃんとヒアリングしましょう。
「守らなくていいんですよ」と言ってるわけではなくて、「絶対に守らないといけないタスクなのか、実は調整が利くタスクなのかは聞いてみないとわかんないよね」ということです。
したがいまして、上記を聞いた上で、自分が主体的にタスクをどう管理したり、どんな順番で進めたいのかといったことをちゃんと会話して決めるべきです。
すると上司も自分の都合に合わせて、急がなくていい、急いでほしいという要求がつたえられるようになります。
上記についてきちんと話し合うと、意外と邪魔されなくなります。
「とりあえず設定されたタスク」に振り回されることは意味がないことです。
【注意点4】そもそもあなたが信頼されていない場合は、信頼を積み上げるところから始めよう！
ただ注意点以前の問題なのですが、そもそも論として、「依頼されてる側」のあなたが信頼されていないと、これまでの話を実現することは難しくなります。
上記すべての話は、性善説でマネジメントされている状態であるという前提を持っています。
上司としては「あなたのことを信頼してるし、基本的に任せるよ」という状態です。
しかしながら、例えば今まで散々納期が遅れまくったとか、約束を破った、言ったことを全然守らなかった、というように信頼がない場合は「性悪説ベースのマネジメント」になってしまいます。
すると、「いや、あなたが『自分のペースでやります』とか言っても、ちょっと信頼できない」とマネジメント側は考えてしまいます。そして、タスクの粒度を細かく細かく設定したくなってしまう。
日時単位で管理するような形を想像してもらえればわかると思います。
そのような場合は、まず信頼を積み上げるところからやり直していただく必要があるかも知れないことを、ご理解いただけたらと思います。
※次回の記事はこちら
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