2023年6月からオランダに住ませてもらっているワーホリビザ、早いことに有効期限まであと3ヶ月となりました。私は以前から決めている通り、その後は個人事業主ビザに切り替える予定ですが、そのためにいよいよ具体的な手続きを始めています。その第一歩として先日、バーチャルオフィスの契約にチャレンジしたので、その一部始終をご紹介します。

バーチャルオフィスってそもそも必要？

結論から言うと、オランダで個人事業主として登録しビザを取る上で、バーチャルオフィスの契約は必須ではないです。ほとんどの人は単純に住民登録をしている自宅住所を事業住所として登録していると思います。それで基本的に問題はないのですが、賃貸の場合はオーナーにちゃんと事業住所として登録する許可をもらっていることが前提です。

事業住所というのはオランダの商工会議所（KVK）のホームページで公開され、その後問い合わせや事業に関する郵便物も全てそこに届くというもの。居住とは目的が異なるので、契約でNGとなっていることも多いのです。勝手に登録するトラブルになりかねないので、これから個人事業主ビザの取得を目指している方で、自宅を事業住所として登録したい方は、必ず事前にオーナーに確認を取っておきましょう。

私の場合は今住んでいるアパートが同居人名義の契約かつ、契約書に事業登録NGと明記されていたので、バーチャルオフィスが必要でした。

契約したバーチャルオフィス

Googleで「Netherlands virtual office」などと検索してたくさん比較した結果、私が選んだのはこちらの会社です。

金額が月あたり税込でも€30と比較した中で1番安く、郵便物をスキャンしてメールで送ってくれるサービスも込み、ホームページの説明も丁寧、Google mapのレビューを見ても良い感じだったのが決め手でした。

バーチャルオフィスを選ぶ上で求める条件は様々だと思うのですが、ひとつだけアドバイスさせてもらうと、ホームページがオランダ語の会社を選んだ方が良いです。分かりやすく英語で書かれているような場合は最初から外国人をターゲットにしているので、価格設定が高めのことが多いのです…ホームページはブラウザの機能で翻訳すればいいし、英語で問い合わせれば英語で答えてもらえるので問題はありません。

契約の流れ

オンラインで申し込み、iDEALで年額を支払い

上記のウェブサイトから直接年額のプランを申し込みました。いつでも申し込めるようではないようで、毎日空きが出るよー的なことがホームページに書いてあったので、月曜日の朝に見てみたら1枠空きが出ていて迷わず申し込み。個人情報やこれから登録する事業の情報などを入力して、支払いはiDEAL（オランダ特有の銀行払い）で即時。完了するとすぐに決済の確認メールが届きました。

担当者とメールでやり取り

実は上記の申込プロセスの中に身分証明書のアップロード項目があったのですが、なぜかアップロードのボタンが機能しなかったので、申込完了後メールにパスポートの写真を添付して送りました。すると返事が来て、なぜ今オランダに住んでいるのかなどなど、私の在住ステータスに対して質問を受けます。普通にワーホリで住んでいて、個人事業主ビザの取得を目指していますと伝えました。

銀行の認証

初めてだったのですが、個人確認のために銀行のシステムに繋いで認証する方法のようです。リンクが送られてくるので指示に従って操作を進め、持っているオランダの銀行のアプリで認証完了すればOKです。

最初は何か情報抜かれるんじゃないかと思ってめっちゃ警戒して、プライベートブラウザで開いたりあれこれ調べたりしていましたが、ちゃんと公式な認証でした。

担当者とオンラインMTG

15分ほど、担当者の方とGoogle Meetで面談をします。何が聞かれるのか分からなくてめちゃくちゃ身構えていたのですが、実際は本当に基本的な内容で、

・簡単に自己紹介
・どんな事業をするのか
・なぜバーチャルオフィスが必要なのか
・事業名の由来

などなど、15分間あっという間でした。
質問があるか聞かれて、最後に今後の流れについて軽く説明を受けて終了。

デジタル契約書にサイン

MTGの翌日、メールで電子契約書が届きました。オランダ語ですが翻訳しながら全体を確認し、サインして終了。

MTGのタイミングによるのですが、私は申し込みから契約完了まで1週間強かかりました。早めに手続きを始めていてよかったです。

これからの手続き

次はいよいよKVKで事業登録をします。もうオンラインで全て情報は入力しているので、後は予約日を待つだけです。他にもやることがたくさんありてんやわんやなのですが、個人事業主ビザの的確な取得手順、特にワーホリからの切り替え手順についてまとまったホームページやブログがあまりないみたいなので、また手順が完了次第ひとつひとつ記事にしていきたいと思います！