森岡毅著「マーケティングとは「組織革命」である。 個人も会社も劇的に成長する森岡メソッド」を読みました。「アクションサマリー」という会議のまとめ文書についてが印象的でした（p135-p140）。

アクションサマリーとは

アクションサマリーは「人を動かすこと」を目的にした文書。以下の４つの項目で構成される。

■アクションサマリーの構成
１．その会議の目的は何だったのか？
２．そして結論はどうだったのか？
３．結論に至る議論された主な理由は何だったのか？
４．結論に基づき、関係者が次に取るべきアクションの明示（誰が、何を、いつまでにするのか？）

アクションサマリーのポイント

アクションサマリーの目的である「人を動かすこと」を達成するために、アクションサマリー作成プロセス・方法には大きく２つのポイントがあるとわかった。

■ポイント１：要点のみ押さえること
記録目的の議事録とは異なり、人を動かすことが目的のアクションサマリーには冗長な文章を書かない。上記4点に絞って端的に必要な情報のみ記載する。

■ポイント２：確認作業に時間を書けないこと
自分の理解に責任を持って上述した4点をまとめたら、「内容が皆様の理解と異なる場合はご一報ください」と1行書き添えて、一気に関係者全員に出せばよい。

まとめ

「会議の目的・結論・プロセス・次の行動」の4点に絞ってアクションサマリーを作成するのは、会議後の行動を促すだけでなく、無駄な会議を減らし、会議の質を向上させるために役立つと感じた。

実際に本書を読んでいる最中に、会議のアクションサマリーを作成してみた。その際、アクションサマリーの内容に自信がない部分があったため、会議の他の参加者に確認を依頼するプロセスを挟んでしまった。しかし、よほど重要な会議でないかぎり「内容が皆様の理解と異なる場合はご一報ください」と一言加えて公開してしまっても問題ないのかもしれない。

会議の本質や、サマリーの本質を見失わないように、こういったフレームワークを上手く利用していきたい。