企業のDX推進は非常に加速してきています。
特に社内コミュニケーション改革にあたり、ITツール選定について業種や規模に関わらず問い合わせが増えてきています。
こうしたITコミュニケーションツールを選定するプロセスや基準についてまとめました。ITベンダーは、それぞれ特長がありますので、主要ITベンダーの強み・弱みについても整理してみました。

企業でデジタルトランスフォーメーション（DX）を推進する場合、特に社内コミュニケーション改革においては、適切なITツールの選択が重要です。
今回はITツールの選定プロセスと選定基準を次に示します。

1.社内コミュニケーション改革のためのITツール選定プロセス

１）現状の評価

現在の社内コミュニケーションの状況を理解します。
問題点、課題、改善が必要な領域を特定します。

【具体例】A社は、社内コミュニケーションにおける現在の課題を特定するために、従業員へのアンケートとインタビューを実施し、サイロ化された情報、リアルタイムのコラボレーションの欠如、重要な更新へのアクセスの困難等の一般的な問題点を抽出しています。

２）目標を定義

社内コミュニケーション改革の目標と目的を明確にします。
会社全体のDX戦略と目標を調整します。
【具体例】A社は、リアルタイムのコラボレーションの向上、電子メールの過負荷の軽減、全体的なコミュニケーション効率の向上等の目標を設定しました。これらの目標は、より機敏でつながりのある職場を促進するという広範な（全社的）DX戦略と一致していることを確認しながら進めています。

３）利害関係者の関与

従業員、IT、リーダー等の主要な関係者を巻き込みます。
多様なニーズや好みを理解するために意見を収集します。
【具体例】IT、人事、様々な部門の代表者を含む部門横断的なチームが結成されます。様々な関係者から意見や視点を収集するために、一連のワークショップとフォーカスグループが実施されます。

４）技術要件

効果的な内部コミュニケーションに必要な特定の機能を定義します。
既存のシステムとの統合機能を検討してください。
【具体例】主な機能としては、リアルタイムメッセージング、ビデオ会議、ドキュメント共有、プロジェクト管理やカレンダーアプリケーション等の既存のツールとの統合等を実施しています。

５）スケーラビリティと柔軟性

会社の成長に合わせて拡張できるツールを選択してください。
変化するコミュニケーションニーズに適応する柔軟性を確保します。
【具体例】ITチームは、潜在的なツールの拡張性と柔軟性を評価して、それらのツールが会社の成長に対応し、進化するコミュニケーションニーズに適応できることを確認しています。

６）ユーザーフレンドリーなインターフェース

広範な採用を促進するために、直感的なインターフェイスを備えたツールを優先します。シームレスなオンボーディングのためのトレーニングとサポートを提供します。
【具体例】人事部門は、従業員向けに様々なツールの使いやすさをテストするためのトレーニングセッションを企画・実行しています。ユーザーの使いやすさを評価するためにフィードバックが収集され、好ましい機能が特定されています。

７）セキュリティとコンプライアンス

機密情報を保護するための堅牢なセキュリティ対策が施されたツールを優先します。業界規制とデータ保護法を確実に遵守します。
【具体例】ITセキュリティチームは、最終候補に挙げられたツールのセキュリティ対策をレビューし、それらが企業のデータ保護要件を満たし、関連する規制に準拠していることを確認しています。

８）費用便益分析

短期コストと長期コストの両方を考慮して、徹底的な費用対効果分析を実行します。コミュニケーション効率の向上による潜在的なROIを考慮します。
【具体例】財務部門は、検討中の各ツールのサブスクリプションコスト、潜在的な生産性向上、全体的な投資収益率を比較する費用対効果分析を実施しています。

９）ベンダーの評判とサポート

ベンダーの評判、信頼性、顧客サポートを調査します。
同じツールを使用して他の組織からの参考文献やレビューを確認します。
【具体例】ITチームは、オンラインレビュー、顧客の声、参考資料を通じてベンダーの評判を調査しています。ベンダーのサポートの対応力は、各ベンダーとの直接コミュニケーションを通じて評価情報を共有し、ベンダーの評価を継続しています。

１０）パイロットテスト

少人数のグループでパイロットテストを実施し、選択したツールの使いやすさと有効性を評価します。更に改良するためにフィードバックを収集します。
【具体例】様々な部門の従業員からなるパイロットグループが選ばれ、上位2つのツールを試用期間中使用しています。使いやすさ、機能、全体的な満足度に関するフィードバックは、アンケートやディスカッションを通じて収集して、評価を継続しています。

１１）実行計画

タイムラインとマイルストーンを含む詳細な実装計画を作成します。
変更を効果的に伝達して、スムーズな移行を確保します。
【具体例】パイロットテストからのフィードバックに基づいて、同社は推奨ツールを選択します。コミュニケーション戦略、トレーニングスケジュール、様々な部門への段階的な展開等の実装計画が作成され、スムーズな移行のために、定期的なチェックインと調整を計画・実行しています。

ここで示した具体例では、社内コミュニケーション改革のためのITツールを選択する体系的かつ協力的なアプローチを示し、選択したソリューションが会社の目標と一致し、多様なステークホルダーのニーズを満たしていることを確認しています。
また、パイロットテストや継続的なフィードバックループ等のプロセスの反復的な性質は、選択を改善・改良して、実装が成功する確度を高めるのに役立ちます。

2.社内コミュニケーションツールの主要ITベンダー

１） MicrosoftTeams

①強み
Office365と統合されており、使い慣れたツール内でのコラボレーションが促進されます。
チャット、ビデオ会議、ファイル共有等の幅広い機能を提供します。
②弱み
すべての機能を利用するには、Office365サブスクリプションが必要です。一部のユーザーはインターフェースに圧倒されると感じます。
③コスト概要
MicrosoftTeamsは多くの場合、Microsoft365(旧称Office365)サブスクリプションにバンドルされており、様々なビジネスニーズに対応する様々なプランがあります。価格は、選択したMicrosoft365プランとユーザー数によって異なります。高度なセキュリティやコンプライアンス機能等のプレミアム機能には、追加料金が適用される場合があります。

２）Slack

①強み
非常に直感的でユーザーフレンドリーなインターフェイス。
サードパーティ製アプリとの強力な統合。
②弱み
無料版には制限があります。
複雑な通信ニーズがある大企業には適さない可能性があります。
③コスト概要
Slackは、基本的な機能を提供する無料版のフリーミアムモデルを提供しています。SlackPlusやSlackEnterprise等の有料プランでは、高度な機能、ストレージの増加、セキュリティの強化が提供されます。通常、価格はアクティブユーザーごとに月単位又は年単位で設定され、年間請求の場合は割引が適用されます。

３）Cisco(WebexTeams)

①強み
強力なビデオ会議機能。
より広範なシスココラボレーションスイートの一部。
②弱み
他のコラボレーションツールとの統合は難しい場合があります。
ユーザーインターフェイスは、一部のユーザーにとって直感的ではない場合があります。
③コスト概要
CiscoWebexTeamsは、多くの場合、より広範なCiscoコラボレーションスイートの一部です。価格には、ユーザーベースのライセンスと特定の機能の追加コストの組み合わせが含まれる場合があります。Ciscoでは様々なプランを提供しており、価格は組織の規模とニーズによって異なる場合があります。

４）Asana

① 強み
タスク管理とチームコラボレーションに優れています。
様々なサードパーティ製アプリと統合します。
②弱み
包括的な内部コミュニケーションに必要な機能がすべて備わっているわけではない可能性があります。
主にプロジェクトマネジメントに注力します。
③コスト概要
Asanaは主にタスクとプロジェクトの管理に重点を置いています。価格は、プレミアムバージョンのユーザーごと、月ごとのモデルに基づいています。Asanaには、制限付きの無料バージョンと追加機能のあるプレミアムバージョンが用意されています。

５）Zoom

①強み
ビデオ会議に広く使用されています。
シンプルで使いやすいインターフェース。
②弱み
主にビデオ会議に重点を置いています。一部のコラボレーション機能が欠けています。
完全な通信ソリューションを実現するには、追加の統合が必要になる場合があります。
③コスト概要
Zoomは、基本的なビデオ会議用の無料版を備えたフリーミアムモデルを提供します。ZoomPro、Business、Enterprise等の有料プランでは、より高度な機能が提供されます。通常、価格は主催者ごとに月単位又は年単位で設定されており、追加機能や大規模な会議のオプションをより高い価格帯で利用できます。

コストを比較する際の考慮事項は、次のような内容になります。

• ユーザー数：組織に必要なユーザー又はライセンスの数は、全体のコストに大きな影響を与える可能性があります。

• 機能：プランごとに、様々なレベルの機能が提供されます。組織に必要な特定の機能を検討してください。

• 追加コスト：一部のベンダーでは、高度なセキュリティ機能、コンプライアンス、又はサードパーティアプリケーションとの統合に追加コストがかかる場合があります。

• 交渉：多くのベンダーは、特に大企業の場合、交渉に応じます。営業担当者に直接連絡すると、価格がカスタマイズされる場合があります。

3.まとめ

ITツールの選択は、各企業の組織固有のニーズと文化に合わせて行う必要があることに注意が必要です。ツールの有効性を定期的に再評価し、企業の内部コミュニケーション要件の変化に応じて調整できるように、常に最新情報を入手することを心がける必要があります。