この記事について

世はまさに "大働き方改革時代" 。
残業を減らせと言われ続けながらも予算を追わされる中間管理職の皆様、お疲れ様です。

さて、貴重なお時間を割いてこの記事を読んでくださっている方々、申し訳ありません。

この記事を読んだところでドラスティックに仕事を効率化できるノウハウが手に入るわけでもなければ、皆様の部下や後輩が急成長するような気付きが得られるわけでもないです。

ただただ、僕が仕事をするうえで「当たり前」と勝手に思っていることをお話していきます。

こんな人とはちょーーーーっと一緒に仕事するのが不安になっちゃうな〜っていう人の特徴あるあるです。

※本記事の内容はどちらかというと「営業職」や「事務職」、「マネジメント職」向けの内容です。専門職のエンジニアさんや研究者さんには該当しないことも多々あります。

不安な人その１　整理整頓が苦手そうな人

有名な話ですが、人は勤務中の年間150時間をモノ探しに費やしているという話があります。
以前放送していたドラマ「わたし、定時で帰ります」で吉高由里子さんもおっしゃっていたから間違いないです。（筆者は吉高由里子ファンです）

保存したはずのpdfが見つからない、お客さまから来てたはずの重要なメールがいくら探しても見つからない、などなど、きちんと整理整頓をされている方でも心当たりがある事象でしょう。

特にPCのデスクトップがすごい煩雑でアイコンだらけの方とかは、ちょっと不安になってしまいます。

人に汚いデスクトップを見られると僕はすごく恥ずかしいですし、探しものに時間を使うのはとても嫌なので、

メールのフィルタ設定はするように心がけています。

ファイルのフォルダ格納も3階層くらいでMECEに分けて探しものがしやすいように心がけています。

PCのデスクトップも極力その場で使うもの以外は置かないようにしてます。基本は0個です。

PC逝ったらそのローカルファイル達はどうするの…？って不安になっちゃうというのもあります。

ちなみにこれは完全に主観ですが、このような整理整頓のクセをつけておくことで、記憶の引き出しを整理するのも上手になると思います。

若いのにどうも記憶力が悪い人は記憶力が悪いんじゃなくて、きっと記憶の仕方が悪いんじゃないかなーと。

脳みそをトレーニングする一環として、普段からEメールやファイルフォルダなど、モノを階層化して整理整頓する癖をつけるようにしています。

モノも整理できないのにコトを整理できるはずがない。
と勝手に思っています。

不安な人その２　チャットの未読がすごい人

ビジネスシーンでは様々なコミュニケーションツールが使われます。
代表的なものだけを挙げても、Gmail、Chatwork、Slack、Teams、Messenger、Backlog、なんかはいくつか併用している人が多いんじゃないでしょうか。

ひとめ見ただけで ”ちょっと不安だな…” と思う方の特徴のひとつとして「未読、溜まりすぎ」があります。

以前、社内の先輩で（もうご退職されましたが）、1,500件以上のChatwork未読を自慢している方がいてちょっと驚愕しました。

TOがついてるチャットとか重要なグループは見てるから大丈夫。 そのほかの余計なやつを既読してるほうが時間の無駄じゃない？

という言葉とドヤ顔が頭から離れずに眠れない日々が続きませんでした。

（↑こんな状態）

おそらくそのチャットグループに先輩が入っている意味って無いと思うので抜けてはいかがでしょうか？

とはさすがに言えませんでした。
というかそんなに未読を溜めてらっしゃるのに重要か重要じゃないかの判断なんてどうやって付けてるんでしょう…？
あの日それが言えていればあの先輩は退職せずにいたんでしょうか・・・（遠い目）

賛否あるでしょうが本来チャットツールとは、メールや社内掲示板などではやりづらい、活発でワイワイした議論を大人数でやる時にこそ真価が発揮されると思うのです。

極端に言うなら、偶発的に発生したTO無しトピにこそ価値があり、TOをつけて1対1なんてのは電話とかメールとか「ちょっと今いいですか？」でやっても変わらないんじゃないだろうかと。

・・・脱線しましたが、チャットでもメールでも、ひたすら未読のまま放置している人はちょっと不安になってしまいます。

不安な人その３　レスがとにかく帰ってこない人

「レスは速くしなさい！」と口酸っぱく指導しているマネジャーはこの世に五万といるでしょう。
でもなかなか思ったようにレスが早くならない・・・なんてのもあるあるです。

それは何故か？おそらく前述の2点が出来ておらず「レスすべきものが流れちゃってる」からだと思います。

モノやコトを階層化して整理できない為、脳みそ四次元ポケット状態になってしまっている人、チャットやメールを放置してそもそも見てない（見た気になってる）人、そのような状態の人にレスの速さを求めても無理ですよねっていう話かなと。

詰まるところこうです。

１. 情報の整理整頓ができてない
２. 整理できてないから必要なとき見つからない
３. 見つからないから「今」できない
４. レスが遅い

さて、この「レスが遅い」という言葉。一見すると大したことはないように見えます。誰にでもありそうです。

けど想像してみてください。例えば皆様が件のレス遅マンの取引先だとして、チャットの返信は毎回何時間も間が空く、メールはなかなか当日中に返ってこない・・・

こんな塩対応なんかされてしまった日には、
「弊社は軽く見られてるのか？」とか、
「この人と仕事しても気持ちよく進まないな・・・」となってしまう。
そんな人に仕事は頼めない。こんな悪循環が起きているんじゃないかと。

ちなみにこれは社内コミュニケーションにおいても全く同じような印象を与えてしまいます。結果、同僚や先輩上司からも仕事が回ってこなくなってしまう。

レス遅の積み重ねから負のループが起こり、だんだん本当に仕事がデキない人になっていってしまう。怖い話です・・・。

自分が当たり前と思っていることを当たり前と思わずにしっかり伝える必要性

皆様の周辺にこのような方がいたら、遠慮せずに指摘してあげたほうがいいです。

中には「こんなの当たり前すぎて出来てない人なんていないでしょ」と思われる方もいるでしょう。私もそうでした。

しかし、出来てない人は本当に出来てない。
当たり前すぎるがあまり、わざわざそんなこと教えてくれる人なんていないからだと思っています。

なので、私が新卒や後輩に漫勉なく最初に伝えるのは、整理整頓と即レス。あとは細かい仕事ほどさっくり先に終わらせること、です。
とにかくこれを徹底させながら、あとはその方の能力にあわせて徐々に仕事を任せていくことにしています。

彼、彼女の今後何十年の社会人生活において、先に身についてから仕事をするか否かでは雲泥の差が出てしまうと思うからです。

リモートワークがこれからさらに活発化されるであろう激動の令和、さらに個人の技量が試される時代です。こういう細かな部分が大きな差になりやすいのではないでしょうか。

たまーに整理整頓が全然できていないと客観的に見えるのにめちゃめちゃ仕事が早く抜け漏れも無い天才型が存在しますが・・・レアですよね、きっと。

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