こんにちは！
川江光です！

働き方の多様化に伴い、オンライン会議やミーティングをする機会も増える中、
「時間通りに会議が終わらない」
「結局何を考える時間なんだっけ」
なかなか予定通り・思い通りに会議が進まないといった経験はないでしょうか。
今回は決めた時間内に解決策を導き出すスキル「ファシリテーション」についてご紹介します。

①良い会議を作るファシリテーション

ファシリテーションとは会議やミーティング等を円滑に進める事を言い、会議の司会や進行役をファシリテーターと表現する事もあります。
主にビジネスでは、場を回して仕切る力として求められるスキルになります。

予定時間内にミーティングが終わらない、
会議の後に仕事に戻ると部署ごとに認識がズレていた、といった事は、議論が様々な方向に向いてしまい何も解決策が出ないままや、全員の納得が得られないまま終わってしまってしまう事が多いとされています。

そこで今回は良い会議とされる3つの条件「時間厳守」「納得度が高い」「決める」に沿って時間内に解決策を導き出すコツをご紹介します。

②良い会議を作る3つのポイント

✔︎時間厳守

会議のトラブルで一番多いのは、時間内に終わらずだらだらと時間だけが流れてしまう状況です。
時間厳守をする上で重要な事は会議の冒頭で、タイムスケジュールとゴールの共有をする事です。
例えば「今日はA社の新規受注について進めていきます」では、何を決めるのかが曖昧です。
全員の意識の方向性を揃える為に、下記の様に簡単なタイムスケジュールを提示する事で会議の方向性を揃えることができます。

(例) A社の新規受注について
・状況説明（10分）
・現時点の課題(20分)
・担当振り分け(10分)
・纏め(10分)

このように各項目の予定時間を表示するだけで、「今日の会議は担当者の振り分けまでを決めたら終了だ」と参加者全員がタイムマネジメントの意識を持ちながら、同じゴールを持って会議に取り組むことができます。

✔︎納得度

参加者全員の納得度を得るには、会議の盛り上がりにも繋がる場の雰囲気作りがとても重要です。
ファシリテーターとして重要な事は喋りすぎず聞く側であるという事です。
会議の参加者にとって辛い事は自分の意見が否定されたり、正しく理解されなかったり、一部の人で盛り上がっている状況で疎外感を感じてしまうことから会議が退屈や窮屈に感じてしまう原因にもなります。

参加者の意見を否定をせずにアイデアを引き出しながら、ファシリテーターは出た意見の中から議論すべき点を整理していくことで全員が参加できている状態を作り、本音で話し合える場をつくり出す事が、質の高い会議を行う中で非常に重要になります。

✔︎決める

どれだけ熱い話し合いをしても、結論が曖昧になってしまっては時間の無駄となってしまいます。
会議を成功させるには、最後に纏めの時間を作り全員で決定をする時間が重要です。
ここで、ファシリテーターは結論を言い切るのではなく
「今回は○〇について話し合いました。
そこで△△という課題に対して△△といった解決策が出てきた結果、××部署では××の対応を、□□については□□の部署が担当するという流れで良いでしょうか。」
といった様に、参加者から出た意見を組み込みながら纏めの時間を作ります。
ここで「よろしいでしょうか」の問いかけに対し全員がうなずくことで、会議終了後、全員が同じ認識を持って仕事に取り掛かることができます。

会議は何かを決める場であり、終了後に全員が作業をする上で迷いなく取り掛かるレベルで行うことが必要です。

③まとめ

今回は時間通りに決めたい事を決める会議を作りだすためのファシリテーションについてご紹介しました。
会議やミーティング等、人と話し合いをする場面では自分の意見はもちろん、相手の話を引き出すことや、タイムマネジメント等、いかに上手く会議を進行できるかの力が求められます。
今後の会議の場で活用してみては如何でしょうか。

◼️参考文献
・園部 浩司（2020）『ゼロから学べる! ファシリテーション超技術』かんき出版
（www.amazon.co.jp/dp/B08KJ19YDQ）
・平石直之（2021）『超ファシリテーション力』アスコム
（www.amazon.co.jp/dp/B09KBRQRY5）

以上
川江光