デジタルツールを比較してみた！

2024年1月9日 01:26

お疲れ様です。
金融業界に勤める事務員兼主婦です。
いつもお読みいただきまして、ありがとうございます！
ドタバタな毎日を送る私の業務効率UPへの道も Vol.7になりました。
以前記事にした『デジタルツールの選択！』。

デジタルツールの種類が多すぎて何を使って良いのか迷い、悩み、また職場のセキュリティ面がとても厳しいこともあり、あれから色々調べたり、情報システム関係の方に聞いてみたりしました。職場で実際に検討してもらうためには、具体的に比較して見てもらった方が良いと思い、今回記事にしてみました。

デジタルツールの選び方

①汎用性が高いツールを選ぶ

デジタルツールを会社が導入する場合、汎用性が高いデジタルツールを選ぶと社内業務のさまざまな場面で活用でき、また、費用面においても負担軽減になるというところがポイントだと思います。

②専門知識がなくても扱えるものを選ぶ

せっかくデジタルツールを導入しても、運用していくためには専門知識が必要なため、結局使いこなせなくて宝の持ち腐れになるという事態になる可能性もあります。社内の誰もが専門知識を必要とせずに扱えるよう設計されたツールを導入することで、スムーズに業務を進められることができるようになると思います。

クラウドとオンプレミスとの違い

①クラウドとは

クラウドとはインターネット経由で提供されるサービスを利用して、資産を社内に保有せずに運用するIT環境。IT環境を構築するクラウドの種類としては、大きく「パブリッククラウド」と「プライベートクラウド」の２つに分けられます。「パブリッククラウド」はクラウド環境をユーザー全体で共有して利用するものです。「プライベートクラウド」は自社のために構築したクラウド環境であり、ユーザーは自社社員やグループ会社社員に限定されます。初期費用は安価なため、短期的なコストは低いですが、サブスクリプション方式で利用料を永久的に支払う必要があるため、長期的なコストは高くなります。また、システムを利用する人数によって変動するので、予算や利用人数などを考慮した上で選定することが必要となります。

②オンプレミスとは

オンプレミスとは自社に設備を導入し、システムなどを構築、運用することです。自社でメールサーバーやチャットツールなどを構築・運用するので、システムのアップデート・変更やメンテナンスを自社の人材でまかない、セキュリティの構築やチェック、緊急のトラブル対応も自社内で完結させるため、システム構築に初期費用が高くなる傾向がありますが、長期的なコストで考えると安価になるケースがあります。オンプレミス型は、自社の管理下にデータがあるため「規制の厳しい企業」「機密情報を保有する企業」などに向いています。

デジタルツールの比較

グループウェアツールの比較

最近ではクラウドが主流となってきて、オンプレミスからクラウドに移行する企業が増えてきているようです。
色々調べているうちにふと気づいたのですが、すでにグループウェアで導入されているものがあるならば、それをカスタマイズした方が格安では？と思い、職場の情報システム部へ聞いてみました。すると、無料トライアル期間に触ってみたけれど、当時導入まではしなかったとの事。なんと残念！しかも、せっかく導入されているのに全ての機能を使いきれていないような気もします。