お疲れ様です。
金融業界に勤める事務員兼主婦です。
いつもお読みいただきまして、ありがとうございます！
ドタバタな毎日を送る私の業務効率UPへの道。
早いものでVol.8となりました。
コツコツと学び、職場のみんなの協力を得ながら、ようやくプロトタイプのアイデアが形になり道筋が見えてきました。
以前、プロトタイプのアイデアを絞り込む記事を書いていますのて、ご参考までに読んでみてください。

今回は、絞り込んだプロトタイプのアイデア中から、最終的に管理簿アプリを選択した経緯、今後推進していくためのアピールポイントをまとめてみました。

現場の現状

私の職場は管轄部署の取りまとめを行う管理業務、催事企画立案から実施までの営業推進、コール業務や営業担当者のサポート業務をしています。
私の主な業務は、報告関係の取り纏め、資料作成や電話対応、管理業務などですが、この中の管理業務において、とにかく紙に手書きして印鑑をもらってファイリングするものが多すぎるのです。
最近はWebを推進をしているはずなのですが、事務所の中は紙であふれている現状。手間も時間もかかり、作業が煩雑になっています。

書類授受管理アプリの必要性

昨年10月、個人情報の在庫管理台帳が追加になりました。これは、個人情報が入った書類を授受管理するものです。
毎日、個人情報が入った書類が郵便や宅急便で事務所へ届きます。また、各支店の営業担当者は書類を手渡しで受け取ってくるケースもあります。
その書類を１件１件、紙に手書で受付し、保管が必要なもの、発送するものに分けて、今度は管理者がまた1件1件チェックして印鑑を押すという仕様。始まってからというもの、手間と時間がかかりとても業務が煩雑になっています。

そこで、みんな簡単に作業ができて、さらにペーパーレス化できるよう、ノーコードツールのGlideを使用して書類授受管理アプリを作成しました。
営業担当の方でも外出先で使用できるよう、モバイル版にしてあります。

職場で何度も試作品を使用してもらい、使用した感想、要望、激励を頂きながら、ようやく形になりました！

作業時間が短縮されて、とても楽だと感想を頂きました。また、集計件数もタブで切替て画面で確認できるように設定。チーム内全体で情報共有が出来ます。何より、紙の出力が不要になります。

また、このGlideにはバーコードを取り込む設定を追加できるので、当社では大いに活用できると思います。

業務改善提案として推進していくために

今回、社内でデジタル化を推進していくためにも、部署を超えて全国に４つある他事業部にもヒアリングしてみました。

【A事業部】本当に大変で困っていた。省略可できないかと考えていた。
【B事業部】とても面倒で困っている。営業担当はもっと大変だよ。
【C事業部】本当に困っていて、件数も多いから時間もかかる。デジタル化するなら頑張って、応援する！

やはり案の定、全国どこも同じ状況だったことを改めて確認。また、同時に応援を頂いたので、なんだかとても励みになりました。

今後の取り組み

以前にも書いたのですが、実際のところ現場の問題は上に発信しないと知ってもらえないし、また改善していくためには状況を説明して理解を得られないと始まらないわけです。
今回、この発表ができる貴重な時間をもらうことが出来たので、この機会にこの全国的に現場の困った現状を伝え、時間短縮とペーパーレス化の２本柱でアピールし、業務改善を推進していきたいと思います。

みんなが働きやすい職場を目指して、これからも精進します。
応援よろしくお願いします！