病院や介護施設から業務改善についてご相談をよく受けます。電子カルテや介護ソフトだけで業務が完結するわけではないので、病院や介護施設特有というよりは、他の業種とも課題として似ている部分は多いです。

私は元々新卒介護職でスタートして、相談員→渉外担当→病院→経営企画と異動や転職はしましたが医療介護現場のスタッフとして勤務していました。そこで感じていたことは、"自施設のアピールが弱すぎる"という点。

待っていても患者も利用者も来ない

日々の業務に忙殺されて、外部への発信ができていない施設が多い。ホームページは外来担当変更のみ投稿していたり、SNSは開設したけど放置しているってところも多いかと思います。

当然ですが、病院を探す時ネットで検索します。SNSで見た情報は検索時意外と頭に残っているものです。なので、外部に発信するという広報的な業務は重要です。渉外活動も同様で、とりあえず営業先回っていたら反応があるかというとそうではないです。どういった紹介をいただいてるのか、紹介後自施設ではどういった対応をして在宅に帰したのか、施設を案内したのかなどデータを定期的に共有することは、地域包括ケアシステムの構築においても重要なことです。

ここはこういったニーズに対応する施設。その情報を地域に共有するため渉外という手段で広めることも重要。しかし時間がない。

時間がないから作るために業務改善をする

私も現場で忙殺されていました。しかし広報も渉外も重要だとは実感していた。担当しているサービスの稼働率は下がる一方で、それに対する対応策は頭の中ではあるが作業時間がない。なので、作業時間を作るために業務改善をして不要な業務は削除し、自動化できる部分は素人なりに自動化しました。

業務改善を経て、ホームページやSNSなどに着手する時間を捻出しました。最終的にやることがほぼ自動化したので退職して、他の施設などで支援に入るため独立しました。

担当を決める。周りはやっている。

そうとは言えど、簡単にできることでもありません。時間もないし、業務改善にも時間がかかります。なので、担当を決める。その担当が全ての作業をする必要はなく、私みたいな支援に入る会社はたくさんあります。そういった会社をうまく活用して、情報を発信する体制を作る。

職員の中には、SNSに長けた人間もいるかもしれません。デザインが得意なスタッフがいるかもしれません。でも、発信しなければ誰も気づきません。周りの病院や介護施設でうまいことやってるとこはありませんか？きっとあると思います。そこと自施設比べてみてください。全てを真似る必要はありませんが、何か１つでもやってみることが重要。

相談はいつでもカモンだけど、大事なのはやる気ですわね。