人事労務の担当者なら誰しも悩む問題が、書類が多い、従業員から情報を集めなければならないなどでしょう。
年末調整の時期に入社や退社が重なったり、4月に中途採用の人も入ってくる。
それぞれフローが違うから意外と面倒だしまとめてはできない。個別で連絡も必要。

そんな人に、自分の入社手続きを自分でやってそのままバックオフィス立ち上げを行った私は、SmartHRの導入をおすすめしたい。

何故か？端的に言って使いやすいのです。

なお、私の経験は少人数のスタートアップにおけるものであるため、今現在人数が数百人などの事務所における効果は分かりません。

手厚いUI

個人的な見解ですが、他のあらゆるシステムに対し圧倒的な差別化がなされているのがユーザーインターフェースではないでしょうか。
もはや隔絶していると言っても過言ではないでしょう(すいません過言かもしれません)。

管理系システムを導入する際は管理者がユーザーになりますが、利用画面の各項目に解説が表示されるようになっています。そのため、どこで何をするべきか迷いません。システム導入でかかる作業変更のストレスは最小限でしょう。

そして、より重要なのが従業員にとっても使いやすいことです。
管理者の代わりに従業員が情報を直接入力することになりますが、UIが親切なので、管理者にほとんど質問が来ません。

とかく管理者が使いやすく現場に負担をかけがちな管理系のシステムですが、おそらく現場のストレスも最小限でしょう。

優れた連携

社労士と契約している会社なら社労士との連携をある程度考える必要があると思います。

個々人のデータをエクセルなどに落として一々社労士に送るというやり方をしてる人が今の御時世にどこまでいらっしゃるかはわかりませんが、SmartHRであればそういった手間は最小限ですみます。

社労士との情報共有を前提として構築されたシステムのため、社労士はシステム管理者と同一の情報を共有することができます。

入退社が発生した時点で従業員に情報入力をお願いします。入力が終わればそのことを社労士に伝えるだけ。これだけでほとんどの作業が終わると思います。

もちろん社内フローやSmartHRにどこまでを求め、どこまで設定するかによって状況は異なりますし、自分で書類を作成する必要がある場合はあります。

しかし、少なくとも面倒な書類は情報が入力された状態で出力されるので、多くの場合ハンコを押すだけで終わります。

そのためほとんどの場合は、社労士に情報入力が終わったことを伝えるだけになります。

ついでにいうと、このシステムに対応できる社労士を一緒に紹介してくれるので、社労士を探す手間もかかりません。

管理者の手間いらず

普通これを最初に紹介するのかもしれませんが、これが霞むぐらい上記２つが印象的でしたということで、３番目にきてますが、システム導入でずっと管理が楽になると思います。

基本的にあらゆる情報を従業員に入力していただきますが、これは電子メールから依頼フォームを出しておけば完結します。そのため書類の回収や確認作業は不要です。

しかも従業員にもわかりやすいUIであることは先に書いたとおりです。

SmartHR社の回し者です（大嘘）

さて、私は自分がこのシステムにだいぶ助けられたためえこひいきして説明していますが、話を盛ってはいませんし嘘も書いてません。私が助かったのも事実です。

SmartHR社の特徴なのですが、ユーザーの課題解決意識が非常に高いと思います。チャットでの質問には的確な回答が返ってきます。また社労士が開発に携わっているため問題意識が共有されており次々と新しい機能をリリースしています。

他に定期的にユーザーと話し合いの場を設け、使いみちの説明をしたり直近の課題の共有などをしてさらなる開発に進んでいます。

以上、完全な私の主観ですがこれはかなり使いやすいシステムだと思います。管理系のシステムを労務に限らずいろいろ試しましたが、これほどUIが使いやすいことが他になく非常に好印象です。

しかし、導入はその後の運用とセットで考えるものなので、会社の社風に合うかなどを考え自己責任でお願いします。

私は業務を楽にするため、入社の手続きに関してやってほしいことや必要な書類についてすべてマニュアルにまとめて画像つきで新入社員に渡していました。そのため実質的に私がやっていたのは①依頼フォームを送る、②情報が入っていることを確認する、③社労士に投げる。だけです。