社労士事務所でもテレワークが進んでいます。私たちはコロナが始まる以前からテレワークを取り入れ、以前このような記事も書きました。

新型コロナが話題になって2年が経過し、多くの会社でテレワーク環境が整備されつつありますが、最近は

職場より在宅勤務の方が生産性の低い人が70％以上

と言った声も聞くようになりました。

社労士事務所でテレワークをやっている皆様、
このようなことを思ったことありませんか？

Chatworkは便利だと思うけど直接聞いた方が早い。
同僚に質問したいとき、直ぐ聞けない。
同僚が今何をやっているか把握できないから業務の相談がしづらい。

今回、このような問題を解決するにはどうしたらいいか、を考えてみました。

社労士事務所内は、いつも口頭で飛び交っている情報のやり取りがある。

社労士事務所内では、よくこのような話が飛び交います。

〇〇会社、勤怠データっていつ届く？
〇〇会社の給与って終わってる？
〇〇会社の〇〇さん、入社手続き、終わってる？
〇〇会社の〇〇さん、離職票、発行されてる？
〇〇会社の扶養届、エラーになってるよー
〇〇会社の資格証明書、取得連絡票送っておいてー
〇〇の件、電話で回答しておいたよー
〇〇会社、○月に多くの人が入社するみたいだよー

このようなやり取りは、いわゆる社労士事務所の雑談です。
確かに雑談ですが、この雑談があるかないかによって仕事の進めやすさは左右されます。また、手続きや給与計算系の雑談以外にも、顧問先訪問した人が事務所に戻り、

〇〇会社の担当者、〇〇で悩んでいるみたい。
〇〇会社の社長、〇〇を考えているらしい。
〇〇会社、業績が好調みたい。

といった顧問先の状況が話題になったりします。このような情報は、社労士事務所がシステム上に保持しているデータでは把握できません。この雑談が無くなるのを懸念している社労士事務所も多いのではないでしょうか。

社労士事務所にとって雑談はとても大事

業務進捗系の雑談、顧問先訪問系の雑談、社労士事務所にとってはとても重要な情報であり、情報共有の一環でもあります。この情報共有があるテレワークとないテレワークでは、仕事の進めやすさや生産性に大きな影響を与えるのではないでしょうか。

このような問題を解決するために、ChatworkやSlack、オンラインミーティングを取り入れている事務所も多いと思います。

ただ、やっぱりリアルのコミュニケーションにはかないませんよね・・・

テレワーク環境でも雑談ができる仕組みとは

最近、私たちは雑談ができるコミニュケーションツールとしてoViceを利用するようになりました。

もちろん、ChatworkやGoogle Meet、Zoom等のコミュニケーションツールも利用していますが、気軽に話しかけるにはoViceの方がやりやすいです。

こちらは私たちの事務所のoVice画面です。

自分のアイコンを話しかけたい人に近づけて

「お疲れ様です、ちょっといいですか？」

と話しかけると直ぐに会話がスタートします。

Chatworkでこのやり取りをするには、グループチャット内で

「今少しお話しできますか？」

と聞いた上で、ZoomやGoogle MeeeなどのURLを共有する必要があります。このやりとりがないだけでも一緒の空間で働いている感があります。画面共有もやりやすく、困ったことを気軽に相談できたりするのも導入してよかったポイントです。

私たちのoViceルールをご紹介

まだ利用して数ヶ月ですが、私たちのoViceルールを紹介します。

自分のアイコンにミニアイコンを設定できる機能があり、
在宅は緑、本社出勤は黄色、名古屋オフィス出勤は青色
としています。

簡単なチャット機能も用意されており、
出社したら「おはようございます」
退社したら「お疲れ様でした」
と投稿します。テレワークでも挨拶できるのがいいですね。やっぱり、テレワーク関係なく、職場での挨拶は大事です！

あとミーティングですが、大体毎日13:30から定例ミーティングを開催しています。その際、上図の会議室「Apple」に入ります。

普段座る場所はフリースペース扱いで自由です。

ざっとこんな感じですが、これだけでもオフィスにいる感や同僚とのつながり感があります。

まだ導入して２ヶ月くらいしか経過していませんが、今のところ、社労士事務所の雑談ができている気がします。
私たちの事務所所在地は愛知県ですが、昨年の秋、京都在住のスタッフが入社しました。まだ一度も直接顔を合わせていませんが、oViceのおかげで一緒の空間で働いている感があります。

またオフィスの模様替えも簡単にできます。
お金がかからない引越しは楽しいですよ　笑

バーチャルオフィスのoVice、おすすめです！