デジタル時代、誰もがソフトウェアの選定に関わる

今、我々はデジタル時代を生きています。クラウド、ビッグデータ、AI、IoT、5G、ブロックチェーン等、各種IT領域における著しい発展とそのコモディティ化により、利便性の高い様々なツールやソフトウエア、ソリューションが溢れています。そのようなデジタルツールやソフトウェアの恩恵を、ビジネスや日常業務の中で享受することが増え、特に企業の情報システム部門のような専任の部署でなくても、ソフトウェアベンダーからツールやソフトウェアの紹介プレゼンやデモンストレーションを受けることも当たり前のようになってきました。購買担当部門、情報システム部門、ユーザー部門、どのような所属であっても、説明されたソフトウェアの技術面・サービス面・コスト面を踏まえてビジネス的価値を評価し、選定に関わっていくことになります。
本記事では、ソフトウェアベンダーから打ち合わせにて、そのようなプレゼンやデモを受けた際に、どのような質問をしてどのような点を確認していくことで、自社のビジネスや自分の業務にフィットし、その価値を高めるツール・ソフトウェアを見極めることができるのかを考えたいと思います。

とにかく質問をすることが肝心

ソフトウェアベンダーとの打ち合わせにおいては、デモを丁寧に見せてもらうことは大切です。百聞は一見にしかずです。ですが、１時間の打ち合わせで50分近くプレゼンとデモをされてほとんど質疑応答やディスカッションができないというような時間配分はよくありません。説明担当者からの機能紹介や他社事例に関して資料でわかることは省略してもらい、Webやホワイトペーパー等のドキュメントではわからないことを中心とした議論に多くの時間を割き、自社の要件にフィットするのかどうか確かめていきましょう。また、質疑やディスカッションを通して、ベンダーの姿勢や考え方を知ることもできます。とにもかくにも質問をすることはソフトウェアを評価する上での要です。

そもそもどんなやつ？使えるの？

まず最初に、購入の意思をもてるかどうか以前に、紹介を受けたその最初の時点ではそもそもどういう特徴や利点のあるものなのか。そして、自社のビジネス・自分の業務に役立つのかを確認されるのではないかと思います。自社の要件や解決したい課題を事前に整理できていると質疑もスムースにいきます。顧客はどんな会社が多いのか。ユーザー事例を尋ねることも重要です。また、アプリがあるのであれば対応しているOS（iOS, Android）、UIのわかりやすさや最初は慣れるまでどれぐらいかかるのか、のラーニングカーブ等も聞いておきたい点です。

導入は大変そう？

そうして特徴や利点を理解したあとは、実際に使うにあたってどのようなセットアップが必要なのか。導入のしやすさや、開発が必要な場合でのリソース・コストについても確認します。導入意思決定の前の無料トライアルの存否も大切です。

より突っ込んだ機能・仕様・拡張性の確認

実際に自社で活用していくには、自社の組織やビジネスプロセス、仕事の仕方にどれぐらいソフトウェア側で柔軟に対応できるかもチェックしたいところです。カスタマイズし過ぎはツールやシステムの複雑性を増してしまい、あとあとのメンテナンスを困難にすることもありますが、ユーザの自律性を高めるためにある程度は有用です。
また自社が利用している他のソフトウェアやシステム基盤との接続も大事なポイントです。さらには、昨今はプロセスマイニングやRPA等の自律化ソリューションも豊富なため、それらとの連携も確認してみたいです。

データ活用やアナリティクス

現代のソフトウェアは単にその機能により、タスクこなしていくだけのものでは最早ありません。使用することを通して蓄積されたデータの分析による現場の把握やそれに基づく意思決定、またデータから機械学習モデルを構築し将来の活動を最適化していくというアナリティクスが大きなトレンドとなっています。データに関してはよくよく聞いておきたいところです。

カスタマーサポート・アフターサービス・運用・保守

導入して使用を開始したあと、わからないことや操作に悩むときがあります。想定外のエラーにぶつかったり、システムトラブルに見舞われることもあります。またクラウドサービスでも時にはユーザー側での運用や保守がある程度必要になることもあります。そのようなケースを考えた際に、どのようなヘルプやサポートが受けられるのかを尋ねましょう。海外で開発されているサービスや製品の場合、簡単な質問は日本語で対応してくれるが、込み入った質問は英語でのテクニカルサポートしか受けられないということもありますので要注意です。そして発見されたバグへの対応、セキュリティ脆弱性への対応をどのようなポリシーで行っているのかも必須確認事項です。

価格・料金・コスト

さて、とうとう価格を確認する段に来ました。固定費がどれぐらいなのか、従量課金となる部分はどれぐらいか。価格はライセンスが細かく別れていて、簡単に理解できないケースもあります。開発が必要だったり、重要な機能が別料金になっているケースもありえます。最低契約期間や途中契約解除のペルナティ、はたまた最初は低価格だが利用が増えるにつれて負担割合が上昇していくケース、逆にバルクが効いて割り引かれていくケース等、ここの確認は慎重かつクリティカルな質疑になります。

戦略および製品ロードマップ

ここではベンダーの業界における戦略やロードマップについて質問することで、購入をしたあとのベネフィットがどう高まるのか、あるいはどういうような制約を受けるのかを聞くことになります。まずはベンダーが自社内で開発したのか、買収等で手にいれたものなのかというソフトウェアの成り立ちを聞くことで、ソフトウェアの今後のロードマップがベンダーの他の製品・サービスと統一されたアプローチになるのか、そうでなく煩雑になる可能性があるのかを確認します。そして、将来における製品の機能拡充による発展の可能性というプラスの面だけでなく、ベンダーロックインの果てにサポート終了になってしまうということがないようにリスクにつながりそうな要素も把握しておきます。

エコシステムの評価

提供されるソフトウェアやカスタマサポートだけでなく、ソフトウェアを取り巻くエコシステムがどれぐらい充実しているかというのも重要なポイントです。例えば、ユーザーコミュニティが運営されており、ユーザー同士のコミュニケーションで問題の解決やビジネスの進展も期待できるということがあります。できれば、既にユーザーとなっている企業の意見も聞けるとよいです。エコシステムに関してはパートナー企業がいて関連ツールがたくさんあり、業務にあったカスタマイズを助けるということもあります。

ベンダーの評価

カスタマーサポートのあり方や戦略や製品ロードマップを踏まえながら、ベンダーそのものの評価も明確にしておきましょう。眼の前の営業担当だけでなく、顧客企業に対する体制がどうなっているのか。人材の充実度合いも確認します。業界の課題や自社のビジネスをよく理解しているのかどうか。仮説を持っているのかどうかについても聞いておきたいです。
また、ベンダーと取引をすることでどのような付加価値もあるのか。定期的なニュースレターによる情報の提供や様々なセミナーの提供等も単なるおまけという範囲をこえて自社のビジネスの成長にプラスになるものかどうかを見極めて加点要素としましょう。

終わりに

以上、ソフトウェアベンダーから打ち合わせにおいて、どのような質問をして確認をしていくことで自社のビジネスにあったツール・ソフトウェアを見極めるかについて述べました。
今日、いかにデジタル時代に有用なツール・ソフトウェアを採用し、自社が持つポテンシャルを解き放っていくかは、競争上の差別化を図る上でも重要なポイントになります。実際の打ち合わせでは、全ての質問を網羅する必要はありませんし、営業から提供を受けた資料で確認できることも多いでしょう。一回の打ち合わせでは消化できず、複数の打ち合わせをもってもらうことで利点・リスクを正しく理解できることもあるでしょう。ここであげた確認点を参考にしつつ、効果的な選定に役立てていただければと思います。