Webサービスのディレクション屋さん、miroworks代表のmiroです。

これまで様々なWebサービスやオンラインで展開する事業のディレクションを担当してきました。その中で起きているのは、「立ち上げに必死で運用フロー考えていない問題」。

極端な例をあげると、とりあえずどうにかなるっしょ、と思いつつどうにかならずに集客が続かない、本当に動いているのかなんかよくわかんない、ユーザーが離れていく…で、結局サービスが続かない、みたいなことが起こっている現場もありました。（私は、そういうところへ行き、改善提案したり担当の方をサポートしたり運用フローを整えたりしています）

〜リリースまでより、運用を続け行く方が遥かに難しいし先が長いです。「続く運用フローの構築」こそが継続の基本の基本になってきます。

だから、ミニマムでもいいから、運用のことを気にかけてみて！！！（と、私は心の底で叫びながらチームにメスを入れていきます。）

そんなわけで、このnoteは、Webサービスなどの指揮を（ほぼ）ひとりで執っている方向けの内容になってます。ブレインがいないチームでブレイン役になった方、個人開発されている方などにいいかもです。

よくある運用の問題

いろいろなパターンがありますが、よく見てきたのはこんなパターンですかね。

・SNSアカウントの投稿続かない
・ブログの投稿続かない
・タスク管理できてない
・問い合わせ内容の解決までに時間かかりすぎ
・改善のアイディア出てこない
・KGI/KPI管理があいまい

特にSNSやブログ続かない問題は、本当によくある。でも気持ちはとてもわかるんですよ…。他の業務やりながらSNSを継続的に投稿するのは地味に大変だし、継続しないことには結果が出ない性質のものだしで、止まりがちです。でも、更新のないSNSやブログは信頼感に欠けますし、このサービスやってるのかな？とユーザーに疑問を抱かせます。しっかり運用を考えてから立ち上げるのが吉です。

解決のポイント

本noteでは「とりあえず」「ミニマムで」解決することを目的にしているので、そんな観点でポイントをあげてみます。

・情報の流れをなめらかにする
人と人との間、人とツールの間など、情報が止まらないように届く人（やツール）にちゃんと届き、双方向のやりとりが出来るようにする。
・定期的に更新できる仕組みをつくる
アクションが止まらないようにする。ネクストアクションが明確にあって、PDCAを回せる仕組みを整える。
・誰が見ても「ちゃんとやってる」状態をつくる
属人的思考からの脱却。自分以外の誰が見ても進行状況や状態が理解できるようにアウトプットする。

とりあえずミニマムで運用ツールを設計しよう

用意するものは下記。全部無料版でOKです。

・Slack
自分や人、ツールとの対話用。情報収集、リマインドなども集約。
・Trello
タスクのステータス管理、とりあえず情報のストック。
・Zapier/IFTTTどっちか
ツールをつなぐツール。自動化のため。
・Google スプレッドシート
とりあえず数値管理のため。

Slackで人や情報と対話する
ツールとの連携やコミュニケーションがなめらかになる仕組みが満載なので、Slack導入しましょう。一人Slackでも十分いい感じになるはず。

人とのコミュニケーションはもちろん、自分たちの発信した情報やニュース記事、ツールのアクションログなど様々な情報を集約して目を通せるようにしておきます。

・会話用チャンネル
人間のコミュニケーション用。用途に合わせて。
・SNSやブログ投稿チャンネル
投稿を見張る用チャンネル。ZapierやIFTTTで「Twitter投稿したらSlackに投稿する」的にセットしておく。気になったことがあればスレッドで書いておくなどメモ代わりにもなる。
・業界の情報収集チャンネル
最新情報は改善のアイディアをもたらす。よく見るメディアやニュースをZapierやIFTTTで配信する。（上と同じようにセットする）
・外部の反応をチェックするチャンネル
noteを書いていたら反応のメールをSlackに流したり、Twitterでサービス名がつぶやかれたら流したりする。
・問い合わせ通知チャンネル
サービスのお問い合わせはSlackに届くようにすると超便利。コンタクトフォームなどツールで作っていれば連携出来ないか確認してセットする。

あと、リマインド類はガンガン自分の背中を押すためにセットします。月初は前月のKGI/KPIを調べる、週末の30分は反応を分析したりインプットに当てる時間にする、とかとか。

Trelloでタスクの管理、ライトな情報ストック
小さいチームだと、ドキュメントに記すまでもないライトなストックがたくさん出てきます。例えば、アイディア類や議事録などもTrelloにレーン作って置いておけば済むものはそうしましょう。

・タスク管理用Trello
「TODO/DOING/DONE/アイディアストック/議事録ストック」なんかをレーンにしておきます。
・SNS投稿管理用Trello
「アイディア/文章書く/画像作る/投稿セット予定/DONE」みたいに投稿予約までの分担をレーンで管理出来るようにするとわかりやすいです。画像作成は別の方、など複数で運用する場合に特に有効。
・ロードマップ管理用Trello
中長期的な施策を書いておく。

スプレッドシートで数値管理
月イチとかで、KGI/KPIを振り返っておきます。小さなサービスの場合とにかく歩みを止めないことに注力して、対策をセットで考えてTrelloのTODOにストックしておきます。

あと、Trelloに書いておくのが忍びない情報はスプレッドシートに書いておくといいですね。（他ツールでもよい）

運用フロー整えるポイント

一ヶ月、一週間、一日単位でTODOをルーティン化
習慣化して、一定のアウトプットが出るように整えます。KGI/KPI管理は毎月1日に行う、SNSの投稿は週末にまとめて予約投稿する、お問い合わせの返信は今日中に返す、など決めて、Slackで自分のケツを叩くようにリマインダーをセットしておきます。誰かを巻き込むとなおよしです。

定型業務はテンプレート化して情報を残す・伝える
毎月同じ更新をしたり、情報を揃えておく必要がある場合には、情報をテンプレート化することが必須です。毎回伝わってくる情報が違うと、あとで見返して比較したり、何かお願いする人にとってやりにくいんですよね。だから、Trelloやスプレッドシートにテンプレ作っておいてコピペで展開する運用を作っておくと楽です。

自動化をベースに運用を考える
何か行うとき、とりあえず自動化出来るもんかどうかを考えます。自動化出来るならさっさとしてしまい、自分に楽をさせましょう。都度自動化出来るか調べていると、どんなものが自動化できるもんなのか勘が冴えてくるのでめんどうでも考えてみてください。業務効率化は「やらない」か「自動化」がベストなのです。

「とりあえず」「ミニマムで」続く運用ベースを作ろう

特にゼロイチのサービスは、小さなチームもしくは担当の方ひとりで回している、なんて現場も珍しくありません。いきなり担当になって右も左もわからん〜〜という方もいらっしゃるのではないでしょうか。

SlackやTrelloなどを駆使してとりあえずの運用ベースを整えることが出来るので、まずは様々な流れがつっかえているところをスムーズに出来るよう、意識してみるとよいです。とりあえずでも運用ベースが整うと、サービスが成長したときに楽です。

何度もいいますが、サービスは続けることが大事です。続く運用を整えて、未来の成長に備えましょう！

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「いろんなWebサービスの中の人」をやっている個人事業主です。
チームの仕組み化までやるディレクターです。
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