私は新入社員である。働き始めて驚くことは多々あるが、中でも大きな驚きの一つは電話を多用し重宝する文化が残っていることだ。

あるとき上司に、「初対面の人にメールした後は電話したほうがいいよ」と言われた。「なんでですか？」と問うと、「そういうもんだから。しないと失礼だよ。」と言われた。
どちらかというと電話をすることの方が失礼なのではないか、と思ったし、世の中ではひろゆきとかホリエモンとかが仕切りに「電話は自由な時に見れないから不要」というようなことを言いまくっているような感覚があって、ある程度電話不要論が一周擦られたような気がしていたので、とても意外だったのだ。

で、受け売りではなく、電話じゃなくてメールの方がいいのではないかと思う理由を考えてみた。何にとっていいかというと、相手が情報を得るのにとって、だ。

まず、情報の内容については、メールの方が整理して伝えられると思うのだ。電話だとどうしても曖昧なままニュアンスで伝わってしまうし、そこで認識の齟齬が起きたりする。また、文面に残っていないので検索できないので、メモできなかった部分は忘れたらそれまでだ。

次に、情報の伝達時間について。人の情報伝達の方法には書くと話すがある。スピードとしては「書く」＜「話す」である。情報を受け取る方法には読むと聞くがあり、スピードは「聞く」＜「読む」である。
すなわち、「書く」＜「話す」＝「聞く」＜「読む」の順に時間がかからない。で、情報を伝える側にとっては、「話す」方が時間が短縮できるが、その場合情報を受け取る側にとっては、時間がかかる「聞く」を強制されていることになる。相手の時間を尊重するのであれば、こちらは時間がかかる「書く」を選択し、相手側に時間を節約してもらうべきである。
上司が私に情報を伝える場合、上司の方が時間単価が高いので、「話す」を選択することは理にかなっているが、私が上司に情報を伝える場合、もしくは得意先に情報を伝える場合は、「書く」を選択するのが理にかなっているはずである。
相手から「話す」を選択してきたという時には、その相手は、自分自身の時間を節約し、こちらの時間を浪費してきているのだから、こちらの時間を尊重していないことになる。
つまり、得意先はもちろん、車内においても最も時間単価が低い、新入社員のうちは、誰に対しても電話ではなくメールで情報を伝えるべきであり、新入社員だからといって電話をさせるのは合理性から考えて間違っていると言える。