報告やセールス、指示を出す場合の成功の鍵は、相手に合わせた伝え方にあります。
以下のポイントを身につけることで、より効果的なコミュニケーションができるようになります。

１．事実と解釈の明確な区別

上司への報告をするとき、事実と自分の解釈を混同せずに伝えなければいけません。
例えば、「売上が10%減少した」という事実と、「競合の新製品の影響を受けたのだと思います」という解釈は、明確に区別して伝えることが大切です。
混同してしまうと、自分も上司も混乱してしまいますよね。

２．解釈の根拠も併せて伝える

事実だけを伝えても、解釈だけを伝えても、相手は納得しづらいですよね。
解釈を伝えるときは、データや仮説、経験談などを併せて伝えるようにすれば、自然と信頼感を高めることができます。

３．部下への具体的な指示

部下に何か指示をする場合には、抽象的な言葉ではなく、具体的な指示を出すことが大切です。
例えば、「頑張ってくれ」ではダメで、
「このプロジェクトは3日後に終える必要があるから、明日までにAの部分を完了させてもらいたい」のように具体的に伝えることで、部下も指示の内容を明確に理解できるようになります。

４．お客様へのセールス

お客様へのセールスでは、一律の説明よりも、相手のニーズや背景に合わせて説明する必要があります。お客様の興味や懸念点をしっかりと理解した上で、それに応じて製品やサービスの特徴を強調するようにしましょう。
こうすることで、より効果的な営業ができるようになります。