生産性の向上にDIPSを！
4月になり新生活もスタートしましたね。弊社にも新入社員が入社し、さわやかな空気に満ち溢れております。さて、今回は弊社スタッフが仕事を進める上での根幹となっているDIPSについてご紹介します。
DIPSについて
DIPSとは小林忠嗣氏によって提唱された、知的労働に従事する人たちの生産性を向上させるシステムのことです。
DIPSという言葉はDouble IP(Intellectual People/Increasing Productivity) Systemの頭文字から成り立っています。
Intellectual People：知的労働者
Increasing Productivity：生産性の向上
仕事の進め方の基本を学び、時間当たりの仕事の生産性を高めることを目的としています。今回はそのなかで挙げられている「TEAR」と「HIROEN」についてご紹介します。
TEARとは
「TEAR」とは指示受けの効率化を目指した法則です。具体的には、以下の点に注意を払います。
T → Take memo・・・メモを取る
E → Expect・・・指示者が期待しているものを明確にする
A → Ask・・・分からないことは質問する
R → Repeat・・・復唱する
また、指示を受ける際には以下の項目が明確になるように聞き取る事が重要です。
期限
望ましい期限
業務の終わりの形
何の行うのか、なぜ行うのか
助言、協力してくれる人はいないか、参考となる資料はないか
これらは「仕事の受け方五則」と呼ばれており、これらを明確にすることで目標の達成や無駄な作業の回避につながります。
HIROENとは
「TEAR」により仕事を受けた後は仕事の細分化が必要になります。「HIROEN(ヒロウエン)」は仕事を6つの視点で分解し、細分化を手助けする考え方です。
6つの視点は下記の通りです。
H → Hear・・・誰かに聞くことはないか(聞く)
I → Inform・・・誰かに知らせることはないか（伝える）
R → Request・・・誰かに依頼することはないか（依頼する）
O → Operate・・・自分自身でやることは何か（作業する）
E → Examine・・・何を調査検討すればよいか（調べる）
N → Negotiate・・・誰かと交渉することはないか（交渉する）
タスクを細分化する際にこのうちのどれにあてはまるのかを考え、それぞれの項目ごとに計画をすることで業務の効率化、タスク漏れを防止に役立ちます。
また、6つの視点のうち、Operate(作業する)とExamine(調べる)は自分ひとりで行えますが、残り４つの視点では他者が関わるため、早めにタスクの目的、内容を把握し、スケジュールを組み立てる必要があります。
最後に
DIPSは日々の業務の生産性向上に役立つ考え方です。弊社ではスタッフ全員がこの考え方を取り入れ、効率的に仕事を進められるよう努めています。社員教育の参考にしていただければと思います。
参考
小林忠嗣（著） 『知的生産性向上システム-DIPS』 ダイアモンド社
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執筆担当
医療福祉事業部 宮下雅弘