最近の世の中では、「無駄な会議はなくそう」という風潮が強まっています。

無駄な会議を削減することが重要ということは理解できていましたが、
「では具体的に何をしたら減らすことができるのか？」
という点については理解できていませんでした。

さまざまな時間術の本を読んで、私が特に有効だと感じた方法５つをまとめます。

①会議の種類を分類する

会議というのは４つのカテゴリに分類することができます。

1. 伝達する会議

2. アイデアを出し合う会議

3. 決定する会議

4. 誰かの力を見せつける会議

分類することによって、どういう対応が効果的か判断しやすくなります。

1. 伝達する会議

この場合はできる限りメールやチャットで完結させましょう。

テキストの共有で十分かどうかを見極めることが大切です。
テキストの方が後から参照することができるので「言った、言わない」の問題になることも防ぐことができます。

ただし、特に重要な決定事項であれば直接伝える方が良いこともあります。

2. アイデアを出し合う会議

この場合は事前に議題を周知徹底させておくことが大切です。

会議中にアイデアを考えて時間を無駄にしてしまったり、後でいいアイデアが思いついたりすることがあるので
参加者には先にアイデアを考えてもらうことが効果的です。

3. 決定する会議

この場合は、参加者に事前に案件を伝えておくことと、必要な人だけを参加させることが大切です。

その場で判断を迫って時間を消費してしまうのはもったいないので、
あらかじめ内容を検討してもらうようにしましょう。

また、決定権がない人が参加しても、発言しない会議になるので
「いた方がいい」というような判断で参加させるのはやめましょう。

4. 誰かの力を見せつける会議

これは廃止一択です。

②決定する会議では５つのルールを徹底する

決定する会議では、以下のルールを徹底します。
これをやらない場合、会議の回数が増えます。

1. その会議の意思決定者は誰かを明確にする

2. 最終的に決定した判断を、参加者は受け入れる

3. 決定した内容は、後から絶対に覆されない

4. 冒頭で、意思決定者がゴールを宣言する

5. 多数決は絶対にやらない

③会議の最後は行動計画を決める

会議の最後で実行を確約しないと、「決めたけど行動しない」会議が生まれてしまいます。

具体的には、以下の４点を決めましょう。
できれば役割を担う本人が宣言するのが最も効果的です。

1. 誰が

2. 何を

3. いつまでに

4. どのように

④腹落ちすることに時間をかけない

回数を重ねることで、納得感を得るような会議が存在しますが
それは時間の無駄なのでやめましょう。

対策としては、納得のいくタイミングを「やる前」→「やってみてから」にズラすと合意を得られやすいです。

⑤「いた方がいいから」で会議に参加させるのをやめる

参加者を「必須」と「任意」に分類し、
「必須」のメンバーだけで会議を完結させるようにしましょう。
情報を共有しておきたい場合は、議事録や結論をテキストベースで共有しましょ

最も注意すべきなのは、「会議にいた方がいい」というのは、
そこだけを切り取れば正論なので合理的な判断に見えてしまうという点です。

「いた方がいい人」は大抵「後からテキストで共有すれば十分」であることが多いです。
そういった人には会議に参加してもらうよりも、自分のタスクを処理してもらっている方が生産性の観点から合理的と言えます。

感想

今までの私は会議の種類や、会議で決めるべき行動計画について理解できていなかったため、無駄な会議を発生させていました。

特に、会議の分類を理解できていないにも関わらず
手当たり次第に「無駄な会議の減らし方」を実践しても
効果は見られませんでした。

今回の記事をきっかけに、今後は以下を実践しようと思います。

• 自分が会議を設定する際に、今入れようとしている会議がどれなのかを分類する

• 先に資料と達成すべきゴールを周知する

• 議事録には「誰が、何を、いつまでに、どのように」をネクストアクションとして記載する

おまけ：打ち合わせの断り方

ここまでは「会議を設定する立場」の話でしたが、
自分が「会議に呼ばれる立場」だった場合の断り方も記載しておきます。

基本的には真っ向から否定するのではなくYes but法のような形式で

という構文が、角が立たない断り方になります。

オンラインが苦手なので、直接会いたいという人

すぐにミーティングしようとする人

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