退職手続きって大変ですよね。一人や二人ならまだしも、複数人や何十人だと本人とのやり取りでひいひい言ってしいます。ましてや、定年退職や再雇用手続きが絡んでくるともうひいひい言う気力もなくなるくらい忙殺されますよね😇

そして、なんといっても強敵は「紙」。説明文と用紙と記入例をセットし、人によって記入例や様式を変えたり。任継で扶養家族がいたら、追加で書類をセットし。手続き後は年金・健保・雇用保険と各種提出などと。。。

その紙地獄を打破するため、現状の課題を認識して取り組んだことを記録します🙆‍♀️

１．現状の分析と課題

👉結論から言うと、課題は事前準備でした。
退職手続きの一連を「事前準備・退職手続き・事後処理」の３分割をしたときに一番辛かった（工数がかかっていた）のが事前準備だったからです。

まず、各工程で何をやっているかざっと書き出してみました。

２．課題解決策

👉作業を書き出してみると、いかに「事前準備の効率化＝退職手続きの効率化」であるか理解することができました。なぜなら、事前準備で用意した紙を退職手続きで回収し、それをもとに事後処理を行うからです。（当たり前すぎる）

これらを踏まえ、「事前申請の追加」と「案内文書のスリム化」の２点を解決策として実施しました🙋‍♀️

　👉事前申請の追加

SmartHRの申請機能を活用して「退職手続き事前申請フォーム」を作成しました。

申請フォームの内容は下記の通りです。

退職手続き準備の申請を作ることで、無駄な紙の印刷や準備を減らすことができました。

　👉案内文書のスリム化

社員へ送っている案内文書をスリム化しました。具体的には、内容を汎用的なものにして、イレギュラーな人に対して、別途書類を添えるという運用にしました。（任継必要な人は任継の書類を添える。退職時精算がある人はその書類を添える。など）

ごちゃごちゃしていたファイルを

整理しました。

こうすることで、一人ひとりの案内文書を見直す必要がなくなり、思考停止して印刷することができるようになりました👏

３．結果

👉時間の面とフォローの面で良い影響をもたらしました。

まず、無駄な紙を印刷する手間が減り、退職手続き時に紙を回収する手間も減りました👏従来は退職者全員に任意継続の必要書類を送付していました。新しい勤務先が決まってる人や国保に加入する人にかけていた無駄な労力をなくすことができました。
(するかどうかわからない任継の書類準備が1番苦痛でした。。😇)
また、解答を事前に集めることで、退職手続きを待たずに事後処理準備ができるようになりました👏具体的には、離職票が必要な人は賃金証明をあらかじめ作成しておくことで、資格喪失後すぐに電子申請を行えます。これにより、本人へ離職票が届く時間も早まったと実感してます。

フォローの面でいうと、SmartHR上で解答を集めることで、退職者からの問い合わせに誰でもすぐに対応できるようになりました👏従来は退職手続き準備をした人に何を配布したか確認する必要がありました。ですが、SmartHRの事前申請を見ることで、何が配布されているか理解できる状況になりました。また、申請フォームの中に「管理者メモ」という機能があります。書類を郵送したらここにメモを残すことで、事前準備の進捗状況をSmartHR上で管理できるようになりました👏
退職手続き当日についても、従来はその場で任継をするのかどうかを確認し、提出書類が揃っているかを重視して対応していました。提出書類が事前にわかるようになったおかげで、退職後どんなことをするのか、どこの業界に行くのかなどと退職者と会話することに注力を注げるようになりました。アンケートなどは取っていないのでエビデンスはありませんが、従来より気持ちよく(？)退職してもらえるようになったと感じています🤔

４．感想

大したことをしてませんが、想像以上に楽になりました。何が一番楽になったかというと、考える必要がなくなった点です。思考停止して手を動かしたら事前準備が終わるという、あわよくばRPA化したいな〜なんてことも。。🤔
よく「そこにかける工数と実際に楽になる工数をしっかり考える必要がある」などと考えることが大好きな人がいますが、さっさと行動したほうが楽です。そういう人は時間を意識しているようで、行動しない言い訳をしているだけです（本当に忙しい人はすみません）。たった紙１枚や２枚だけかもしれませんが、減らすに越したことはありません。さっさと減らして楽しましょう〜🤲

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