こんにちはのじです。
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大手ドラッグストアで10年化粧品バイヤー、１年半雑貨のカテゴリーマネージャーをしていました。辞める年は予算850億を任せてもらっていました。

今は化粧品メーカーでマーケティング本部のディレクターをやっています。

今回はミスが少ない人の特徴について話をします。

私が一緒に仕事させて頂いた方でもこの人はミスが少ないから安心して任せるなぁという方もいればこの人はミスが多いから大きな案件は任せにくいなぁと思う方もいました。

ミスが少ない方について５つの特徴をまとめてみました。

①頭の中が整理されている
②リスクを想定して行動している
③机、デスクトップが片付いている
④余裕を持ったスケジュール管理
⑤ミスの原因を見つけて繰り返さない

①頭の中が整理されている

ミスの原因は不注意が要因です。不注意を防ぐためには集中できる環境にしておく必要があります。 ミスが少ない人は頭の中が整理されていていつ何をすべきかを明確にしています。そして時間を区切って『この時間はこの仕事』というように 一つ一つの仕事が集中しやすい環境を作っています。

②リスクを想定して行動している

軽い気持ちがミスを発生させる原因になります。ミスをした時にどんなリスクが待っているかを想定する事で、アクションを起こす前にしっかり確認する意識が高くなってミスが起きにくい状況を作っています。 また時には他人に二重チェックをしてもらう事も良いと思います。

例えば多くの人に重要なメールをする場合は事前に文面を上長に内容をチェックしてもらう、多くの取引先に一斉に案内をする場合は事前に数人の取引先に送って質問事項や意味が不明な点がないかを聞き取りした後にそれらをクリアしておく等です。

③机、デスクトップが片付いている

探すのが面倒くさいとあいまいな記憶で進めてしまいミスの原因になります。また机が汚いと書類の紛失の可能性も高くなります。私も整理整頓が得意ではありませんがミスが少ない人を見ると机の上がいつもキレイなので部下が出来てからは特に整理整頓を意識するようになりました。

先々も残して置く必要があるものはデータで保管してそれ以外は時期がすぎて不要になったら早めに捨ててしまう等の習慣をつけておくと良いと思います。

片付けが苦手な人は毎週○曜日の○時～○時は机の上を片付ける、デスクトップは一時保管フォルダを作っていつか使うかもというファイルを全て突っ込んで３ケ月使わなかったものは捨ててしまう、等ルールを作って習慣化すると良いと思います。

手順等が複雑なものや複数の人が絡む案件など忘れがちなものに関してはデスクトップにファイルで保存するよりもパソコンの付箋機能を利用するのをおすすめします。付箋だとデスクトップのファイルも増えないですし必要な時にだけ表示ができて便利です。

④余裕を持ったスケジュール管理

人間余裕がなくなるとミスが発生する確率が高くなります。ミスを減らすには心に余裕をもって仕事ができる環境を作っておく必要があります。

そのためスケジュールは少しゆとりを持ったものにしています。逆に言うと何もしない時間も予定として確保しています。急な案件や予定外のトラブルはつきものなので それらが発生した時にもゆとりを持ったスケジュールで動いていると落ち着いた対応がしやすくなります。

当然スケジュール通りに進まないと意味がないのでやるべき事は締め切りまでの計画を立てて常に進捗を確認して遅れがないようにしています。

これも先々の予定や暇なときにやりたいことをパソコンの付箋機能を利用してメモして置くと便利です。

⑤ミスの原因を見つけて繰り返さない

ミスが少ない人は同じミスを繰り返しません。ミスを無くすことは難しいですがミスをしたときに何故ミスが起きたか、それを防ぐにはどうしたらいいかを追及して再発しないようにしています。

同じミスをしてもその後の対応で同じケースのミスの発生率が大きく変わってきます。同じミスを繰り返すと、他の部分がどんなに優れていてもミスが多い人=信頼して任せにくいという評価になってしまいます。

まとめ

失敗は成功の元とか失敗から学ぶものは多いと言われる事もありますが、綿密に考えた上のチャレンジで失敗するならともかくミスによる失敗は信用を下げてしまう上に無駄な作業を増やしてしまうので極力避けたいものです。

ミスはなくす事は難しいですがちょっとした意識の差でミスが起きにくい環境を作ることは出来ます。ミスをした自分もその周りも気持ちいいものではありません。気持ち良く働くためにもミスが起きないように心がけていきましょう。

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最後まで読んで頂いてありがとうございました。

のじ