おはようございます。
仕事が好きだし、楽しいと言い合える女性が増えることが喜び、小田木朝子です。
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わが家の長女はメイクに関心があります

今日も放送をお届けしていきたいと思いますが、ちょっと雑談なんですけど、最近わが家の中学生の長女ちゃんは、メイクにすごく関心があるんですよね。
今ってそうなんだと思ったんですけど、お友達同士でワンコインぐらいの誕生日のプレゼントを交換するというのも、小さいアイシャドウとか、小さいグロスとか、そんな感じなんですよね。
もちろん学校にはしていけないんですけれども、そんな中で長女ちゃんが、「ママのときはどうしてたの？」みたいな感じで聞くんですけど、「いやー、ママは…、すみません、大学生からです」みたいな感じで言うと、ちょっとドン引きされる。
もちろん個人のメイクだとかファッションに対する感度がどれぐらい高かったか低かったかというところも影響していると思うんですけど、もう一つ、思うのは、今は中学生でもお小遣いで買えるプチプラメイクが、コンビニとかドラッグストアですごく手に入りやすくなった。それも絶対にあると思うんですよね。
ちなみに、私が高校生まで住んでいたところは、学区内にコンビニもない、当然100均もない、ドラッグストアってどんな業態ですか？という地域でしたので、環境、インフラ、そして選択肢としての商品ラインナップの違いも、結構大きいんじゃないかなと思っています。どうなんでしょうね。

3月の90分腹落ちセミナーのテーマは「1on1」

そんなつぶやきは置いておいて、今日も本題に入る前にお知らせをさせてください。

続きはぜひVoicyでお聴きください。

チームで決めたルールを守れない人にどうアプローチしたらいい？

今日の放送は、チャンネルの質問ボックスにいただいたご質問を取り上げてお届けしたいと思います。
今日の質問はどなたかというと、おかみさんです。
おかみさん、ご質問ありがとうございます。

【リモートチームで人事HRや経営企画の仕事をしています。
リモートチームとして透明性や自分の状況や情報を開示することを大切にしていて、それは信頼関係に強くつながっていると日々感じています。
日々の業務日報は、その中でもみんなが必ず毎日出す信頼のコミュニケーションツールと感じているのですが、定期的に出さなくなる人が特定数います。
そういうときは、大体業務もまわってなく、他のやらなきゃいけないこともできていない、だから報告が後ろめたくなる、出さなくなる。みたいなスパイラルのメンバーです。
日報の目的を見直す、やり方を変える、みんなで考えてみる、など考え得ることにはチャレンジしてみましたが、定期的にまたリセットされてしまいます。
改善策として、「意識します」「意識しよう！」は何も変わりません。
小田木さんならこういうメンバーにどうアプローチしますか？
もしくはチームにどんな視点で働きかけますか？】

おかみさん、ありがとうございます。一緒に考えてみましょう。
改めて質問の概要ですけれども、リモートチームでメンバーがお互いの状況を開示し合うコミュニケーションツールとして、業務日報を運用している。
定期的に出さなくなってしまうメンバーがいる。
「意識しよう」では変わらないと感じる中で、小田木さんならどうアプローチしますか？
こんなお題をいただきました。

連携して業務を進める上で日報は欠かせない仕組み

まず、リモートチームでみんなで日々の業務所感を日報という形で共有し合っている。これはまさに私たちNOKIOOという会社も同じなんです。なのでそこに親近感。
私たちの会社でも、全員で日報を運用していまして、社長から新入社員まで全員で書いて開示し合う。なのでその名も「全員日報」と呼んでいます。
これが本当に連携して業務を進める上で、欠かせない仕組みだなと私も実感しています。
本当にチームワークの推進エンジンの一つだなと思っています。

私たちの場合はですけれども、日報を書く意味を大きく三つを設定していまして、一つは、まずは自分のための振り返りなんですよね。
一日業務をこなしてそのまま終わりではなくて、いったん立ち止まって振り返るですよね。
今日、あったこと、そこで感じたこと、仲間に共有したいこと、こんな感じで、まさに立ち止まって、内省して、発信する、これのトレーニングだという位置づけを置いています。
その上でざっと目を通していくことで、チームや仲間の状況を理解できる。いわゆる情報共有の部分ですね。
最後の三つ目が、ここに書いてあることから起こっている問題を早い段階で目を向けて解決していくとか、あとヘルプを発信したり、ヘルプをしてもらったりといった協力の場になっていたり、もしくは特にヘルプは求めていなかったけど、そういうことなら私はこういうことができますよとか、こんな情報がありますよ、そんな感じで思いがけない糸口を得られる場だったり、さらにどんなことを感じたかということが書かれていますので、これをちょっと取り上げて議論をしていきたいよねみたいな、そういった必要な論点を発見する、問題解決とか共有とか議論が必要な論点を発見する、こういう機能が三つ目にあります。
書いてみると分かるんですけど、書くことの効果がすごく大きいなと、まず書き手として実感できるんですよね。
さっきの意味の二、三なんかを体感すると、チームで業務を進める上で欠かせないな、だからみんなが書いていくし、発信し合っていく。
そういった流れができているなと思います。

すみません、本当に全員日報がいいなと思っているので、全員日報の良さを熱く語ってしまったんですけれども、おかみさんが聞きたいのは、すごく意味があると思ってやっている日報なんだけれども、定期的に書かなくなってしまう人がいる。こんな状況にどうアプローチしますか？という観点ですので、こちらに目を移して、小田木所感ということで共有したいと思います。

私たちはつい問題のあるほうばかりを見てしまう

もしかしたら、おかみさんがこれまで工夫してきたことや、やってきたことと重なる部分もあるかもしれないですけれども、試しに聴いてみてください。
まず、質問の趣旨としては、書かない人に対してどうアプローチしますかといった書き方をされていたと思うんですけど、私はここでめっちゃ大事なのは、書かない人ではなくて、書いている人や書いている仲間に目を向ける、こっちだなと思います。
自分にも言い聞かせているんですけど、私たちはつい問題のほうに目を向けちゃうんですよね。
例えば、5人の問題のないメンバーよりも、一人の問題を抱えるメンバーのほうがどうしても気になっちゃうとか、なんともない5人よりも、一人だけの苦手の人で頭がいっぱいになっちゃうとか、アンケートなんかをとっても、9人の支持のコメントよりも、一人のネガティブな意見にめちゃくちゃ引っ張られる、なんならそこしか見てないということとか、結構あるんじゃないかなと思います。
これは、私たちが何も考えないと、つい問題のほうに目を向けちゃう、こういった性質からかなと思います。
でも、冷静に考えると、感情や気持ちがそっちに持ってかれちゃうというのは、もちろん私も気持ちは分かるけれども、本当にインパクトがあるのはどっちかということですよね。
もちろん無視しちゃいけない問題もあるかもしれないけれども、本当にインパクトがあるのはどっちか？
私はこのケースでは、書かない誰かではなくて、書き続けている仲間だと思います。
今、本当に大事なのは、書いてくれないあの人をどうするか？以上に、それももちろん気になりますけれども、それより上位に、日報でチームワークが前進していること、これを定着させるというのが、もともとおかみさんが大事にしたいし、やりたいと思っていることですよね。
なので、今、書いているメンバーはルールが守れる人としてOKOKにするんじゃなくて、書いているメンバーが最高の日報体験をできている状態を作る。
これを定着させることが、引いては、書かない人を動かすことにもつながるんじゃないかなと思います。
最高の日報体験ってなんだよ？という感じですけど、例えば、書いた時に仲間からリアクションや反応がもらえたとか、毎日振り返るという時間が超気持ちいいとか、困っていることを書いたらフォローをしてもらえたとか、自分の気づきとして書いたことが、チームで議論をする起点になったとか、要は書いて良かったということですよね。
生きがいとか働きがいと同じで、ここにいかに書きがいをたくさんたくさん作っていくか。
書いてる人が最高に良い書き体験ができているという状況を作ることが、私はルールを守れる人と守れない人がいるという枠組みを出たその先にあると思います。
なんて言うんでしょうね。そこが楽しそうだと、自分もついその輪に加わって一緒に楽しみたくなるみたいな。
そういう空気を強烈に作っていく。
なので、書いてない人をどうするかではなくて、まずは書いている人と、チームでどんなふうに日報を活用できたら書きがいがあるのか。
これはくれぐれも、どうしたらルールを守れるかとは、全然発想が違いますので、日報を書く意味だとか目的を設計するのとも、全然発想は違います。
やめられない、とまらない、書きがいのある体験をどうやって増やしていくか？
こっちに論点を置いて、自分たちで自分たちに合ったものを作り上げていけたらなんじゃないかなと思います。
そういった体験を生み出すことによって仕組みを定着させていくというは、おかみさんが社内でHRや経営企画のお仕事をされていると書かれていますので、そこともめちゃくちゃつながるんじゃないかなと思います。
ルールを規定して守らせるのではなくて、みんながやめられない、とまらない、そういった体験をどうやって社内に生み出していくか。こことつながるんじゃないかなと思います。

書いて良かったという書きがいのある体験に変えていく

書かない人はどうするかという話ですけれども、書かない理由は本当にいろいろありますよね。
本人が、「忙しくて」みたいな感じで言ったとしても、それは本人の中での優先度が低いだけ。
そういったケースもあったりしますよね。
おかみさんが質問に書いてくれた考察ですが、私はよく見ていらっしゃるなと思いました。
業務が回ってないときに報告のハードルが上がって、ますます書けなくなるというスパイラル、そこまで観察して見えていらっしゃるのであれば、書くことで困っている状況を発信していい、そういった共通認識だとか、困っている状況について書いたときにみんなが目を向けて助けてくれたとか、要は、発信してよかった、業務が回ってないときこそ日報を書いたほうがいいなという体験に変えていく、そんなアプローチは試してみる価値があるかなと思いましたので、ここはおかみさんの観察力を生かして、手が打てるんじゃないかなと思いました。

ということで、ご質問ありがとうございます。
おかみさんの「リモートワークだからこそ、自分たちに合った仕組みでいいチームワークを実現したい」という、その気持ちがめちゃくちゃいいなと思いますので、心から応援しています。

小田木朝子プロフィール

「仕事が好きだし、楽しいと言い合える女性が増えることが喜び」小田木朝子（おだぎともこ）です。
このチャンネルは両立女性のためのオンラインスクール“スクラ”から出産後の変化を柔軟に乗り越え、仕事がもっと楽しくなる“知恵とヒント”を平日の毎朝配信しています。2回の育休を経て、現在人材育成・組織開発を行う株式会社NOKIOOの役員をしています。
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