今日は、「文章の大原則」というお話です。

会社の同僚・先輩などのメールを見てると「読みづらいな・・・」と感じることが多々あります。
それなりに年次のいっている人でさえも。

かくいう私も、以前書いた文章を見返すとなかなかの有様でした。

分かりにくい文章を書いていると、「この人とのやりとりは気が重い」と思われてしまいます。
逆に、分かりやすい文章を書けば「この人とは円滑にコミュニケーションが進む」と思ってもらえます。

どちらの方が一緒に仕事をしていて心地よいかは、言うまでもないですね。

今回は、「分かりやすい文章」の書き方として「読み手の脳の負担を減らす」という観点でお伝えしたいと思います。

「見やすさ」と「分かりやすさ」

「読み手の脳の負担を減らす」文章とは、ひと言で言うと「見やすさ」と「分かりやすさ」に配慮した文章のことです。

「見やすさ」と「分かりやすさ」に配慮することの重要性を説明する上で、人間の「ふたつの思考」を取り上げます。
「ふたつの思考」とは行動経済学者ダニエル・カーネマンが提唱した「システム1」と「システム2」のことです。

■システム1
脳への負担を下げるために自動的に高速で動く思考。
物事を直感的に理解しようとする。

【システム1に配慮した文章】
心理的負担が下がるくらいに見やすい文章

■システム2
複雑な計算など、注意力を要する作業が必要な際に、慎重かつゆっくり動く思考。物事を論理的に理解しようとする。

【システム2に配慮した文章】
論理的にわかりやすい（理解しやすい）文章

脳に入ってきた情報を、「システム1」を通して直感的に理解する。
そのあと、「システム2」で論理的に理解する、というわけです。

だから、

「システム1」への配慮 → 見やすさ
「システム2」への配慮 → 分かりやすさ

となるわけですね。

「見やすさ」「分かりやすさ」に配慮した文章を書くにはどうすればいいのか？については次項よりお伝えしていきます。

「見やすさ」への配慮

今回は、最低限抑えておくべきポイントを3つお伝えします。

Point1. 改行と行間に気を配る
Point2. 並列した情報は箇条書きにする
Point3. 一文を短くする

私の印象的に、社内メールとかでPoint1をできてない人が結構多いです。
デバイスにもよりますが、

・句点が出てくるたびに改行
・1段落3行くらいまで

としておくのが無難かなと思います。

Point2は、見やすさが断然変わるのでぜひ使ってみてください。
ただ、並列でない情報に箇条書きを使わないよう注意です。

Point3にあたっては、接続助詞「〜が」「〜ので」を使わないことをオススメします。
目安としては、一文50文字以内が望ましいです。
（ただ、実際は結構難しい。極力この字数内に抑えるという意識でよいかと思います）

「分かりやすさ」への配慮

「分かりやすさ」に配慮する方法として、「PREP法」についてお伝えします。

「PREP法」とは、以下の順番で展開される論理的な文章構成のことです。
WEBライティングを少しでもかじったことのある人なら聞いたことがあるでしょう。

結論（Point）
理由（Reason）
具体例（Example）
結論（Point）

常にこの型に則っている必要はないと、個人的には思っています。
理由は「分かってもらえばいい」からです。

すでに理解しているのにクドクドと説明されると、「いや分かってるからもういいよ」と思いますよね。

なので、「どこまで説明すれば読者は理解できるか？」を意識しながら書くことが重要になってきます。

その中で、以下のNGパターンは避けるよう注意が必要です。

■NGパターン1. 結論を先に言わない
読み手は何よりも先に結論を求めます。
なのに、多くの文章は結論を最後に書きます。

そうなってしまうのは、時系列で書こうとするから。
結論を求めているのに、それを最後に述べるのは読者の時間を奪う行為です。

■NGパターン2. 理由・具体例の説明がない
結論しか言わない、というパターンです。

たとえば、

「コミュニケーションでは言語情報より非言語情報の方が大事だよ」

と言われたらあなたはどう思いますか？
「メラビアンの法則」をご存知の方なら理解できると思います。
しかし、知らない人からすれば

「なんで非言語情報の方が大事なの？」
「そもそも、言語情報・非言語情報って何？」

と思うのではないでしょうか。

想定読者の理解度に応じて適切に理由・具体例を添えることが「分かりやすさ」のカギです。

まとめ

以上、「読み手の脳の負担を減らす」文章の書き方を説明してきました。

今回説明したのは、「文章の大原則」とも言うべきものです。
なので、すでにできている方も多いとは思います。

もし自分の文章を振り返ってみて、できてなかったと思うところがあればぜひ改善をしてみてください。

あとは、メールや書籍、ネット上の文章などで、すごく「読みやすい」「わかりやすい」と感じたものを参考にするのも勉強になります。
ぜひやってみてください。

それでは、今回は以上です。
お読みいただき、ありがとうございました！