プラスジャムでエンジニアをしている磯部と申します。

2023年3月から自社開発のプロジェクトにマネージャーとして携わってから約1年が経とうとしています。

今回はそのプロジェクトでチームの生産性を爆速にしたプロジェクト管理のコツについて話したいと思います。PMやPdM、ディレクター、教育担当の方に少しでもお役に立てれば幸いです。

以下のことを徹底した結果、コミュニケーションエラーが解消されただけではなく、自分自身のタスク処理能力も上がったと感じています。

全体像を把握してもらう

全体像を把握してもらうことの最大のメリットは効率化の可能性を最大化させることにあります。そのためにまずは双方がプロジェクト遂行の構造について理解することが大切です。

プロジェクトでは主に2つの役割があります。

① 進捗やタスク管理をするマネジメント
② 作業を行うプレイヤー

ここでよく起こりがちなのがマネジメントがいきなりプレイヤーに作業だけを投げるということですが、いきなり始めてしまうとデメリットが塵のように積もっていきます。その最大のデメリットこそが効率化の可能性を奪うということです。効率的に仕事をしたいとは誰もが思っていることですが、その可能性を奪うプロジェクトの進め方はプレイヤーの士気を下げることに直結します。

よくある「先に言ってよ」と言うやつです。

全体像を共有することでプレイヤーは”先回りした”行動を意識し効率を図ろうと努めます。同時にそれはプレイヤー自信が自らの許容範囲を増やすことにも繋がります。

逆に全体像を共有せずにスポットでタスクを振ってしまうとプレイヤーは”許容範囲外”のタスクに作業全体の質が低下し、最悪の場合、手間取りやミスが増えチーム全体の士気の低下に繋がりかねません。まずは全体像を把握してもらいプロジェクトのフローを掴んでいただきます。一番いいケースはプレイヤーに「自分こんなに作業できたっけ？」と錯覚させることです。

結論ファースト&次のアクションを提示

前提、チャットでのやり取りが多いためチャットにフォーカスを置いた話です。結論ファーストは当たり前です。ただ、次のアクションも合わせて提示することは意外とできていないものです。

例えば下記のような場合

この場合、マネジメントからの言葉は受け取り方によって無数の意味を持ちます。この連絡の仕方ではマネジメントもプレイヤーもこのチャットのことを忘れ、先延ばしのタスクが発生します。

本当の意図は「発生するからタスクを依頼したい」かもしれません。はたまた「発生するけど、困っているから助言が欲しい」かもしれません。
次のアクションを提示するとはまさにこのことであり、読み手にとって受け取り方が1通りであることを意味します。

では、次のアクション合わせた例を見てみましょう。

いかがでしょうか。受け取ったプレイヤーは次のアクションが「日程の中から空いている時間を選択する」ということが明確になります。これにより、今まで無駄になっていた時間はなくなり、スムーズにプロジェクトが進み始めます。

一工夫なのですがチーム内でチャットツールを導入している場合、チャット通知は画面右上に2秒程度表示されるケースが多いため

この形にすると、通知を受け取った側は「日程調整依頼。」の文字が最初に目に入るのでその人の中で重要度が上がり即レスを自然といただけるようになります。

結論ですが、チャットを投げる際は何のための連絡で何をして欲しいのかが1行目に来るように心がけると良いでしょう。例をいくつか載せておきます。

期日を必ず明記する

プロジェクト開始当時は曖昧になっていたルールを改め、タスク化する際は必ず期限を明記するルールを組み込みました。鉄板のルールですが、自分で期日を決めるのは意外と勇気がいるもので、ふわっとさせてしまう部分です。

実際、期日を明確にしていなかった時期に社内納期に間に合わないタイミングがありました。そのことをしっかりと受け止めルール化することで圧倒的にスピード感が出ました。期限が出しづらい場合は作業内容を把握しきれていないことが原因になることが多いため、その場合はプレイヤーに手伝っていただくと良いかと思います。

誰ボールなのか明確にする

「あのタスクどうなってたっけ？」

をなくし、常にタスクが稼働している状況を作るためのルールです。
誰ボールなのかを明確にしようとすると、自然と次のアクションを含めた書き方になりますのでここは相互関係になります。

自社プロジェクトではbacklogを利用しているのですがbacklogには標準でメンション機能があるのでそちらを活用しています。また私はSlackに通知が来るよう設定を行っているので瞬時にタスクに反応できる体制を整えていました。

文章を長くしない

チャットには2種類あると思っています。

① コミュニケーションのためのチャット
② 情報伝達のためのチャット

基本的にプロジェクトでは②がメインになります。
そのため、口語のように書かれては瞬時に要点が読み取れません。句読点が多く長い文章で書くと、文章の中での重要度が分散し「結局何が言いたいの?」と読み手に伝わりづらくなります。私に関しては箇条書きで送っていただいてもいいくらいに感じています。

送信者側なのであれば、信頼関係や共通認識気がないままやると失礼に当たってしまう場合があるので気をつける必要があります。ちなみに①の場合、絵文字もつける事は全然ありますし自由にやらせていただいておりますよ😬

まとめ

プロジェクト進行にあたって「だれに、何を、いつまでに、どのようにして欲しい」など5W1Hを抑えることで情報の整理がつき自然と業務効率が上がっていきます。

言われてみれば当たり前でも意外とできていない事もあったのではないでしょうか。参考になれば幸いです。

お読みいただきありがとうございました！🍻

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