「このツールを使って業務改善したいです！」を実現できる職場環境
自己紹介
渡辺 咲子
システムソリューション事業部 グループソリューション統括部 スタッフィングビジネスソリューション部 基幹クライアントサービスグループに所属。開発兼保守メンバーとして、福岡のオフィスや自宅からフルリモートで参画しています。Java、PHP等を使ったWEBアプリケーション開発を得意としています。
現在の趣味は今年10月から念願の猫さんを飼い始めたので、懐いてもらえるように猫についてのあれこれを研究する日々です。
メンバー間の悩み×学んだ技術で解決
私はJavaをメインとした開発業務に携わっており、既にサービスが稼働しているため、なかなか新しい技術を取り入れるのが難しいプロジェクトとなっています。
そんな中、日々の業務の知見を習得しつつも、新しい技術にも触れてみたいなという思いから、普段の業務で扱っているMicrosoft関連の技術を学習してみようと思い立ちました。
どうせ勉強をするなら、業務でも生かしたいなと考えていたところ、メンバー内で会話をしている時に以下のような悩みがあるということが話題に上がりました。
当番制でローテーションしている業務があるけど、Excelで管理しているからその日誰が担当なのかわざわざ共有フォルダに見に行かないといけない
朝会で当番が誰であると口頭で連絡するまで、本人も当番だと気づいていないことがあるし、当番制なのに作業する人に片寄りがある
そこで思いついたのが、Microsoftが提供しているPower Automateを使い、Excelで管理している担当者宛に、毎日業務開始と共にTeamsで当番であることを通知すれば、今日が当番の日で、誰と一緒にやっているというのが全体にも周知でき、担当者であることの意識付けができるのではないかと思い、試しに作ってみることにしました。
Power Automateを活用
Power Automateとは、Microsoft社が提供しているアプリです。簡単にRPA（Robotic Process Automation）を実現でき、業務効率化へのアプローチに適したツールとなっています。使ってみた印象としては、Office365の機能であるExcelやoutlook、Teamsなどの連携がローコードで簡単に作成でき、視覚的にも分かりやすく、開発技術が浅くても扱えるツールだと思いました。
今回私がやりたいこととしては、「Excelで管理している当番表を、毎日Teamsに担当者宛に通知したい」という内容でした。
私が作業したことは以下の通りです。
Excelの表をPower Automateが認識しやすいように整形し、OneDriveでの管理にする
Power Automateで毎日9:00にExcelを確認しにいく
その日の当番のメンバーにTeamsで「当番ですよ！」と通知させる
「この運用に切り替えたいです！」とリーダーやマネージャー、メンバーに打診する
1はExcelをいかにテーブルとして使いやすくするかの整形でした。そして、2と3で出来上がったフローは以下の通り。
上から
9:00に実行する設定
今日の日付を変数としてセット
読み込んだExcelファイルから今日の日付に該当する行を取得
取得した行の中にチェックが入っている担当者宛に、Teamsで通知を送信
Teamsに通知を送る際に、休日等は当番が無いため通知を送らない等の条件分岐も以下のように作成できました。
メッセージの中で分けたい細かい分岐等も、コードでの判別ができるので少し複雑な処理も実現できました。
早速動かしてみると、想定通りに動いている！
初めて扱ったので試行錯誤が必要でしたが、実装でかかった時間は3時間程度でした。
あとはこれを使って運用できるように相談するのみ！
一声上げれば「OK」をくれた上司、導入した効果
早速、上長に業務改善の一環として、Power Automateを使ってTeamsに通知を送るようにしたい旨を相談しました。
すると、すぐにＯＫの返事をいただけました。
メンバーにも「今後はTeamsで通知が届きます」といった内容を共有すると、快諾いただけました。
いざ、導入して運用を開始し、今では毎日の通知のおかげで、朝一で実施が必要な作業を漏れなく拾えるようになりました。また、「今日が当番であることを把握できていなかった！」ということが無くなり、作業者の片寄りも改善されました。
メンバーからはイケてるツールなどと褒めていただけ、やってよかったなという実感が湧きました。
今後も日々の業務で思う事や学びをアウトプットしたい
今回の経験を踏まえ、今後も日々の業務で困っていることや改善できることはどんどん進んで相談し、改善に向けてチャレンジしていこうと思いました。
幸いにも風通しの良い職場のおかげで、自分のやりたいことや改善点などを気軽に共有し合える雰囲気の中で仕事に取り組めています。
最近ではOneNoteを利用して、各自が蓄えた知見をwiki的な形で残していき、皆でノウハウを共有し合う文化が根付いてきています。
自分だけの知識にしないという文化は、メンバー全体の知識の底上げにも繋がるので、是非自分もアウトプットしていくことを意識していこうと思っています。
最後に
今回はPower Automateのほんの一部の機能を使った業務改善でしたが、他にも便利な機能が盛りだくさんなので、まだまだ片足を入れているだけだなと実感しています。
Power Automate以外にもPowerBIやPowerAppsなど、業務に利用できるものがありそうだと模索中です。
個人的に興味があり始めた学習でしたが、業務にも生かせる技術の引き出しを今後も増やしていきたいと思う次第です。
最後までお読みいただきありがとうございました。
渡辺さんが所属するスタッフィングビジネスソリューション部のカルチャーについては、こちらの記事でもご紹介しています。
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