今回は実際の大学職員の1日のスケジュールと年間を通した動きを見ていきます。ただ、私が教務課しか経験がないので、教務課の動きを紹介していきます。

①とある1日のスケジュール

季節的なタスクもあるのですが、まずは閑散期の基本的な動きをお伝えします。繁忙期については次の年間スケジュールで見てください。

8:40　出勤

出勤時間は基本的にギリギリでも問題ありません。教員対応が無ければ9時まで適当にネットサーフィンしています。

随時　授業対応

もし教員の授業で何かあれば教務課が飛び出します。教室内の機器だったり、学内のオンライン配信がうまくいかないだったり。

9:00～　メールチェック

まず最初にするのがメールチェック。これはどこの業界も一緒かと思います。基本的にメールでも優先順位をつけて急ぎのものでなければそんなすぐに対応はしません。まあ特段やることが無ければデッドラインが先のタスクでも処理しますが。

休み時間　学生対応

それぞれ1～4限の間の休み時間に学生は事務所窓口に質問に来ます。ですので、授業の合間はほとんど学生対応です。ただ5限以降はもう事務所窓口は閉めていますので、だいたい4限までが学生対応になります。

11:30～　昼休み

職員の休み時間は大学によって違いますが、たいてい早めのスタートになるかと思います。学生の昼休みが12:30～13:30だとしたら、職員の方はその1時間前、そんな感じになります。
昼休みは外に行ってもいいですし、キャンパス内歩いてもいいです。自分は食堂でご飯を食べて後はデスクでネットサーフィンをしています。

午前及び午後の他の時間　時期的なタスク

基本的に締切に追われるタスクは少ないので、あとはぼちぼち時期的な業務をこなしていきます。閑散期だったら結構ネットサーフィンとか雑談とかしたり。

17:00　終業

即行で帰ります。

②年間スケジュール(教務)

続いては年間のスケジュールを見ていきます。私はずっと教務でしたので、主に教務メインのスケジュールになります。だいたいここにあがるようなものが時期的なタスクになってきます。

4月　履修関連、ガイダンスなどなど

いきなり一番忙しい4月。入学したばかりで右も左も分からない1年生をよく窓口対応します。特に高校までと違って自分で授業を選択しなくてはいけないので、こうした質問をよく受けます。また、ポータルサイトの設定ミスによく気づかされることもあるので、そこはすぐに対応します。
学生だけでなく教員の対応も必要になり、教室や受講生などの相談の対応もしていきます。また、教職など資格関連の様々なガイダンスもあり、印刷物や教員のフォローなども行っていきます。

4月後半～5月初旬　履修チェック、卒業見込判定

学生の履修登録が終わったらちゃんと履修登録できているかチェックします。この辺りはシステムでやっている所や手作業で目視して行っているなど大学によって様々だと思います。また、4年生は卒業見込の判定も行います。これが終わった後に卒業見込証明書が発行できます。

6月　評価方法の伺い（期末試験実施の確認）

だいたいこれくらいの時期になると、教員に試験週間に試験の実施があるかを確認します。そして試験の伺いが終わったら試験週間の時間割を作成し、学生に公開します。

7月下旬～8月　レポート対応、定期試験→成績処理

7月下旬から定期試験が実施されます。また、授業によってはレポートの受け取りがあります。こうした対応を経て学生の前期が終わります。
ここからが教務的には忙しくなります。教員はここから成績をつけて、教務はそれを集計します。そしてこのままで卒業ができるか卒業年次はチェックします。そしてその対応を専任教員で話し合ってもらうために資料を作成します。
そうした作業と並行して学生への成績公開を行います。成績公開をすると数名文句を言ってくる学生がいます。その対応をします。

9月　再試、後期への準備、後期開始

卒業年次生の救済措置として「再試」というシステムがあります。
これはある一定条件をクリアしていれば、もう一度落とした科目にチャレンジできる、というシステムです。何かしら課題が出るので、再試の対応やあとはこの時期は後期への準備があります。システム的な所から学生名簿、学生への案内などがあります。
そして後期が始まれば4月ほどではないですけどまたバタバタします。

11月　評価方法の伺い（期末試験実施の確認）

これは前期と同じです。だいたい1月末～2月に向けての試験実施を伺います。

12月　次年度に向けての準備

おそらくもう少し前に次年度の年間スケジュールが決まるので、次年度に向けてのカリキュラム作成や非常勤講師へのアプローチをしていきます。
だいたいこの辺りから次年度への準備と今年度のタスクを並行して行っていきます。

1月～2月　レポート・卒論対応、定期試験→成績処理

これもおおよそ前期と同じですが、今回は卒業にはもう後がない、ということです。成績処理をして専任教員がアウトの学生を会議して救う学生とアウトの学生(留年or退学勧告)を決めて、救う学生には再試を実施します。
ちなみに私が今まで働いた大学では4年までは自動的に進級できるので、大学によっては卒業判定と共に進級判定を行う場合もあります。
また、教務のタスクではありませんが、入試が本格化してくるので次年度の準備も本格化してきます。

3月　卒業関連、次年度への最終確認

3月になったらもう後は再試後の卒業生の確定をして、卒業式で送り出します。
それと共に在学生の次年度のカリキュラムや時間割、教室等の確認。また入試課から新入生の情報を貰い、クラス分けや様々な4月に向けての準備を行います。

まとめ・おわりに

いかがでしたでしょうか？
ざっくり1日のスケジュールと年間スケジュールを書いていきました。
これは本当にざっくりです。だいたい役割によって1日のルーティンワークも変わってきますし、あくまで一例ととらえていただければ幸いです。
繁忙期である3～4月はバタバタしますが、他の時期はあまり締切に追われるタスクはありません。ですので、ワークライフバランスも良いと思います。
この記事が大学職員を目指す人たちの参考になれば幸いです。