働ける時間は限られますが、やることはどんどん増えます。その中で大切なのは時間をつくることです。何気なく行っているルーティンワークには、もしかすると冗長になっていることがあるかもしれません。

1日1分の時短で20営業日で20分、年間で4時間の時短になります。今回はメジャーな時短方法をいくつかご紹介していきます。

文章を作る時間を減らす

オフィスワークをしているとメールやチャットなどの文章作成は避けては通れないですよね。毎日何回も行う仕事だからこそ1通あたりに作る文章を減らせれば、時短効果は大きいと思います。

ユーザー辞書を使いこなす

ユーザー辞書は必須です。2文字や3文字打つだけで、20文字や30文字を出力できます。簡単でわかりやすい時短術です。

プリインストールの文字入力ソフトで対応できるので、新たにソフトを購入する必要もなく、すぐにできるのでオススメ。

定型文ツールを使いこなす

ユーザー辞書は、一文の入力に適しています。定型文ツールは、固まった文章を一瞬で入力できます。感覚としては150〜300文字くらいの入力がちょうどいいです。

お礼メールや打ち合わせの打診メールなど、定期的に使う文章を数クリックで入力できるのでオススメ。月に1回以上、繰り返し使う文章は登録するのが目安です。

探す時間を減らす

モノと情報は整理整頓が基本です。よく使うものは、すぐ取り出せるようにしておく。1日1分探す時間が減らせるだけで、20営業日で20分、12ヶ月で4時間の時短になるのです。

SES営業で言えば、人材や契約情報は頻繁にアクセスしますよね。ローカルでもクラウドでも、データを整理整頓しておくと、スムーズに確認と共有ができるようになります。

情報の整理整頓のコツ　

捨てる、揃える、まとめるの3拍子です。

使わないものは捨てる。「いつか使うかもしれないから」と取っておくをやると溜まります。特にデータはちょっとしたファイルくらいなら、いくらでもストレージ内に置いておけます。「容量がいっぱいなので捨ててください」とは言われません。なので、かんぜんに自分のさじ加減なのです。

命名規則は揃える。ファイル名の付け方がシッチャカメッチャカだと、探すのに一苦労です。日付の位置がバラバラだったり、つなぎがハイフンなのかアンダーバーなのかくらいまで揃えるのが肝です。

一度にたくさんの情報が移りすぎると視認性が悪くなります。そのためファイルは一つの画面に増え過ぎたら、まとめるといいです。人によりけりですが、僕の場合は10～30件を超えたらフォルダをつくって、そこに入れていきます。

ショートカットを使いこなす

データはマウスをスクロールして探すのでなく、検索しましょう。ExcelやChromeは「ctrl＋F」です。検索をまったく使っていなかった人が、スクロールか移行するだけで、1日30秒以上の時短になると思います。

全選択「ctrl＋A」やコピー「ctrl+C」、ペースト「ctrl+V」、プレーンペースト「ctrl+shift+V」は王道ですよね。右クリックして選んで、クリックしてをやるよりとても早くなります。

Gmailは送信を「ctrl＋Enter」できます。次のメールを見るのはメールを開いた状態で「K」、前のメールは「J」なども覚えておくと便利です。最初はおぼつかないかもしれませんが、慣れるとマウス操作より時短になります。

サイトやアプリを開く時間を減らす

PCの起動時に任意のアプリを起動してくれるWindowsのスタートアップが便利です。Chromeにも同様の機能があり、合せ技でPC起動時がかなり楽になります。僕の場合、スタートアップ機能を使った場合と一切使わない場合で8クリック分くらい違います。

スタートアップ機能を使いこなす

たとえば僕の場合、WindowsではLINEとChrome、定形分ツールが自動起動してます。自動起動するChromeでは、カレンダー、メール、Slack、勤怠システム、日次で使うスプレッドシートが立ち上がります。

シンプルにクリックするより早くなるだけではありません。立ち上がる1～2分は携帯でメールチェックや他のことをできるので、より時短効果を生むのです。まさに一石二鳥なんですよね。

まとめ

シンプルで王道の時短術をまとめました。どれも簡単でググればやり方はででてくるので、興味ある方はぜひ試してみてください！それでは。