こんにちは、ノイン株式会社総務人事部長の土屋です。社内ではつっちーと呼ばれてます。ノインの一人目の社員で、前職は経理責任者で、当社では経理部長→総務人事部長という経歴です。
詳しい経歴については、自己紹介記事をご覧ください。

さて今回は、バックオフィスの人間が広告の営業部を兼任して45日間、業務フロー改善（BPR）を好き勝手やる話です。シンプルに楽しかった。こんな貢献の仕方もあるんだなぁとちょっと勉強になりました。

この記事は、バックオフィスの人間がフロントやミドルの方に業務改善を提案するときの考え方やスタンスに関して、私の経験をシェアすることを目的としています。やってることは営業推進系のプロの方から見たら初歩的な話なので、イケてるツールや使い方のテクニック的な部分について期待いただいてる方はごめんなさい！良かったらTwitterのリプ欄等で感想などもらえると嬉しいです。スタートアップの方や経理・人事畑の人とつながれると嬉しいです。

まず彼らに対してのリスペクトについて

これから業務改善の記事を書くことになりますが、大前提として、まずは営業部の皆さん、特に責任者の竹谷をリスペクトしてますよという話は先に書いておきますね。私はそもそも営業が苦手で管理系の職種についてます。彼らとは「鍛えた筋肉が違う」のと「私に時間があった」だけです。「ドリブルこそチビの生きる道なんだよ！！(宮城リョータ)」というわけで、業務フロー改善は会社の中では得意な方なんで、間接的に売上に貢献していきます！

営業部(フロント＆ミドル)の状況について

実は去年までは3人ぐらいで、CEOの渡部がマネージャーを兼任するような小さな組織でした。昨年末から大きく売上が伸び、更に採用を進めています。6月には責任者の竹谷が入社し、フロントとミドルあわせて現在8名になり、まさにチーム作りの真っ最中。当然半年でこんなに人数増えたら色々カオスです。

まずは課題把握のための情報収集

業務プロセス改善の一般的なStepは上の図の通りです。セオリー通りまずは情報収集を始めます。この日のうちに自分から参加できる「営業部」のSlackとAsanaのプロジェクトに全て参加しました。あと全員分Googleカレンダーを眺めて1週間、誰とどんな会議をしているかを頭に叩きこみます。この時点ではこっそりやってるので変態です。

そして翌週、営業部のマネージャーの竹谷から「土屋がヘルプに来る」旨がチームに共有され、座席を物理的に異動しました。（とはいえ、週の半分はリモートワークです）ここから情報のキャッチアップのため、「商談」「mtg」「朝会」などに参加しつつ、各メンバーと1on1をしていきます。

失敗に終わる1on1

1on1に関しては完全に失敗しました。想定以上に全くといいほど情報が手に入りませんでした。1か月後に代表の渡部が「実はつっちーの異動、超怖がられてたんだよねー。怒られると思ってたみたいだよ(笑)」と言われて「あぁ、やっぱりね」と腹落ちしました。人事部長が現場にきて「なんか困ってることありますか？」なんてヒアリングなんかしたら、誰でも警戒しますよね。

改善に着手する前に、スタンスとして決めた3箇条

①「成果が出る策」より「信頼が増える策」を優先する
1on1の雰囲気から、大きな変更から着手するとStep3の「提案・納得」で躓く気がしました。そのため「誰にも負担がかからず、ストレスがない改善」から進めて、「成果が大きく出る策」より「小さくても信頼が増える策」を優先することにします。フローが変わることには大抵「ストレス」がかかります。それがどんなに良い改善でも。「成果は出るけど痛みを伴う改善」や「多分改善するけど、やってみないとわからない対策」「軽く提案してみて反応が微妙だったやつ」については、信頼残高をためてから提案することにしました。

②自ら手を動かす
やるべき対策は実は誰もが気づいてます。でも今パツッてる人にはそれをやる余裕がないのです。というわけで、自分の手を動かしまくることをきめました。泥臭くやる方が信頼を得られるという打算もあります。口だけのやつ嫌ですよね。

③やってみてダメなら元に戻す
良いと思って導入しても想定以上にハマらないケースはあります。仕事の癖やポリシー、得意不得意もあります。サッカーのフォーメーションみたいなもので、「理論的に正しくても、ワークしない」やり方は巻き戻す必要があります。「一回やってみていいですか？今週だけ、、！ダメだったら戻すので！」みたいな話を何回もしました。

チームに貢献できるのは何も派手なツール導入や改善じゃない

まずは絶対に楽になる軽微なツールや設定を提案しました。
・zoomをワンクリックでGoogleカレンダーから発行するアドイン
・zoomのおすすめ設定の共有
・Googleメールの便利な設定の共有
こんな細いことをやっていきます。わかっちゃいるけど自分で調べるのは、ちょっと面倒なやつ。やってなかったのはもちろん一部の人だけどちょっとは貢献できたかな？興味がある人に15分ぐらい勉強会してその場で設定してもらいました。

神ツール、日程調整のSpirで大勝利

これはもう大勝利でした。導入が秒で、超使いやすくて、便利で無料。こんなこと言っちゃなんだけど、これが無料はおかしいですよ。実は恥ずかしながら、私も今回初めて日程調整ツールを調査したのですが、こんな神ツールを知らなかったなんて、、！人生損してた！これはすぐに営業部と採用チームへ布教して大好評。このnote読んでてSpir触ってみたことない人、ほかの日程調整ツール検討しなくていいです。ぜひ脳死でアカウント作ってみてください。若干これが言いたくてこのnote書いてる説ある。

効果が出やすいのは「やらない業務を決めること」

広告案件は発注いただいた後、オリエン～企画～クリエイティブ制作～配信～報告書の提出まで、社内外合わせてかなりの人がかかわり、多くの工程があります。当社はその管理をAsanaでやってましたが、プロジェクトをまたぐ案件の納期管理が課題になっており、「Asana、スプレッドシート3つ、Googleカレンダーでリマインド、会議用にはDocsに転記」という多重管理になってました。

Asanaにそんなに詳しくないのですが、なんとかできないかなとAsanaの活用事例をヘルプやTwitter、noteで検索します。割と早い段階でアップグレードすれば解決できることに気づきますが、全社員で使ってるAsanaをアップグレードしたらなかなかの金額になります。

そしてなんやかんやで解決策を見出しました！しかし、そのためには既存の1,000以上のタスクを全て設定変更する必要があります。えぇ、やりましたとも。1,000件ポチポチ。一括変更できるような項目見当たらなかったので、泥臭く気合、、！

元々のスプシやDocsのが見やすかったとかあったかもしれませんが、そのストレスも飲み込んでもらい、結果的にはスプシ2つとGoogleカレンダー、Docsが廃止できて、ほぼほぼAsanaに移行できたことで重複入力と管理業務がだいぶ減りました、万歳。

油断するとスプシは無限に増えていく

はい、次はスプシです。成績や案件管理用（提案中→申し込み→請求書発行→入金、それぞれに紐づく原価の管理。）のスプシが複数のシートにまたがって、重複入力満載になってました。

営業部が作ったシートと管理部が作ったシートとの重複や、レポートのための集計のためのシート、などなどその都度突貫で作ったシートが乱立してました。関数を使って重複入力がなくなるまで、ばしばし断捨離していきます。

これ結構どこの部門でもあるあるだと思うんですよね。前職の営業会社でも成績管理の立派なシステムありますけど、やっぱり現場は現場で別の管理表をExcelで作ってましたし、経理だって新しい計算しなきゃいけないときに、手軽に新しいExcel作っちゃうことあります。みんな「あーなんか同じこと入力して面倒だなと思いつつ、まぁいっか直すの面倒だしとりあえず入力しよう」とやっていってスプシが無限に増えていきます。

この辺は近い将来、「決定前案件」はSFAのSensesに、決定後の案件管理と請求書発行周りはboardの導入でもしようかと思ってますがそれはまたの機会に。（宣伝したので割引してくれてもいいんですよ。チラッ）

導入時期を失敗したら撤退するのが大事

実は楽々精算のワークフロー機能を使って、成約計上や請求書発行のフローを構築し、1ヶ月前にリリースしたばかりでした。内部統制強化や将来のために必要なプロセスではありましたが、経理部長と相談し導入を延期し、現場に申請してもらうのではなく管理部が情報を取りに行くフローに修正しました。導入時期を見極めて撤退するのは大事。一度導入したシステムでもすぐ止めます。スタートアップなんで！

営業活動もやっぱり効率化したい！

Eightの名刺取込のスキャナー導入と読み込み代行に着手します。スキャナーはあったのですが、営業部は導入できておりませんでした。ある一名が2,000枚近い名刺をスキャンしてないのを見つけた時は笑いましたが、宝の山ですよね。ホクホクしながら代わりにスキャンしました。わっしょい！

Eightを整理した後は営業支援ツールの選定と導入をします。別部署でHubSpotは使ってましたが運用面で課題を感じてたので、色々みてSensesにしました。Eightからデータを抽出し、要らないデータを削除してカテゴライズして取り込んでいきます。なんとこれで過去名刺交換した方々に一斉メール送信が可能になりました。

Senses→Notion→Spirで30件のアポイントを獲得

沢山ある営業系資料をNotionにまとめて、メール配信する準備を整えました。メールにNotionとSpirのリンクを貼ったら、素敵なアポイントまでの導線が完成します。一斉送信できるからこれで営業資料をちまちま何社にも送らないで済みます！初回配信ブーストもあったと思いますが、初回配信はなんと3日で約30件のアポイントを獲得。この組み合わせ凄すぎない？！

体験を振り返ると…

上の図のようなプロセスを踏んでいくことになったなと思います。信頼を得ることがやはり何より大事でした。いかがでしたでしょうか？またまだこれからやれることは沢山ありますが、一旦半年〜1年戦えるぐらいの基盤ができた気がします。

ミドルオフィスを統括するMgr採用したいです

ミドルの役割を分割すると営業推進、営業企画、案件進行、クリエイティブ制作、営業事務など色んな専門職が必要ですが、特に営業推進、企画的なポジションが不足してます。わたしみたいな「なんちゃって営業推進」ではなくミドルオフィスを統括しつつ、営業の数字を強力にバックアップしてくださるプロの方いらっしゃいませんか？お待ちしてます！