こんにちは。てぃろです。

会議名のつけ方が適当になってませんか？

・XX会議
・〇〇について

という会議名をつける人が多いのですが、これ何が目的の会議かわかりますか？

こういう会議名のつけ方をされると何をする会議かわからないので、準備も何もできません。準備ができてないので、会議に出てもその場しのぎの話しかできず全く生産的ではありません。

そんな生産的ではない会議を少しでも減らすために、僕は会議名にこだわりたいのです。

会議の成否を決めるのは、事前準備

会議は意思決定者に意思決定をしてもらうために開催するなど、明確な目的をもって開催するものです。

そのため、目的遂行のための準備を出席者全員がしていることが重要です。

会議室にきて「今日は何するんだっけ？」という人がいたらアウト。意思決定者の場合、心の準備ができてないので「俺、そんな話聞いてないよ」なんて言われて、その場では何も決まらないこともあります。

だからこそ、出席者全員に事前準備を促すことは極めて重要です。

事前準備といっても心の準備をしてもらうだけでも十分です。最低限この会議の目的をイメージしてもらえればいいのです。

そのために、会議名を有効に使います。

”会議名”で目的をイメージさせる

最近は、GoogleカレンダーやOutlookなどの予定共有アプリを使うことが多いでしょう。これらのアプリは他人のカレンダーにまで予定を勝手に入れることができます。

すると、一番に見えるのは会議名です。

忙しい人の予定はびっしり埋まっているので、会議名が平凡すぎると人によっては出席すらしてくれないこともあります…。

そんな人たちにもちゃんと「あなたに関係があるんだよ。仕事を進めさせてくれ。」という意思を込めて会議名で働きかけましょう。

会議名には目的を入れつつ、ユニークに

まず会議名に可能な限り目的を入れましょう。

会議名は多少長くなってもOKです。カレンダーアプリの表示限界文字数があるのでその文字数内で入れるようにします。

次に会議名をユニークにするよう心がけます。

ユニークとは英語で”唯一無二”といった意味です。つまり、あなたの会議名を唯一無二の名前とするのです。

突拍子のない名前や無駄な装飾を付けるのではなく、別の解釈の余地のない目的に沿った名前にすればOKです。

例えば、以下のような形です。

X  ダメな例：進捗報告会
〇 よい例　：【Aプロジェクト】2/1週分の進捗報告と次の動きの相談

”進捗報告会”なんて言われても、なんのプロジェクトのことかわかりません。あれかなー？くらい思わせられたとしても明確にイメージさせられていないのなら意味はありません。

ですが、【Aプロジェクト】などの具体的な言葉が入るとイメージできます。さらに”次の動きの相談”と言われると「何かあったのかな？次の動きを考えて聞かないと。」と心の準備ができます。

これだけで相手に期待される役割や会議の目的をイメージさせることはできるのです。

ただ、会議名が長くなりすぎるのもよくありません。そんなときには説明文を使いましょう。

大抵のカレンダーアプリにはちゃんと会議名だけでなく、説明文を入れることができます。

・会議の目的
・出席者に対する期待
・アジェンダ
・想定する成果物

あたりを説明文に添えておくとよいでしょう。読んでもらえるようにチャットなどで別途声掛けしておくことも忘れずに。

まとめ

会議名の大切さをわかっていただけたでしょうか？

大人数の関わる会議は一番生産性が上げづらい仕事のやり方ですが、不可欠なものでもあります。その会議をいかに生産的にできるかは、一人一人がこういう細かいことを気を付けるかにかかっていると言ってもいいと思います。

上司も部下も関係なく、出席者全員で会議を少しでも生産的にできるよう細かい気遣いをし合えるといいですね。

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