こんばんは。本日はタイトルの通りのことをかきつつ、「リファラル採用で採用目標を達成できた5つのポイント」について書いてみます。
リファラル採用を推進する方々の力になれれば嬉しいです。

リフカムは現在2つの事業部に分かれており、私が所属する事業部では、2021年の事業部の戦略上「3名」の追加採用が必要となりました。
私の普段のミッションはCS（カスタマーサクセス）で、Refcomeを導入してくださっているお客様のリファラル採用推進支援がメインの業務です。

今回の「3名の追加採用」について事業責任者と話し合いを行い、私はCSとしてRefcomeを導入いただいているお客様へのCSとして活動をしながら、事業部付けの採用担当としても活動することになりました。
そして、採用担当として動いた結果「リファラル採用最高！」となりました。笑

なぜリファラル採用最高と思ったか

理由は1つです。「かけた時間に対しての採用成果」が非常に良かったからです。今回入社を決めてくださった3名は全て「社員のリファラル」で決まりました。（皆さん本当に協力ありがとうございました。）
使った採用手法別の結果はこのような感じです。

今回初めて、自社の採用活動をやってわかったのですが、「採用活動」って非常に「時間」を使うんですよね。。。
面接1回を実施するのでも下記のような時間が当社の場合はかかってました。

面接日程調整・・・約15分
面接実施・・・約1時間
面接後の申し送り・・・約30分〜45分

面接1回でこれくらいの時間がかかるので、面接数が多ければ必ずしも良いわけでも無いということは非常に学びでした。

また、各手法によって「初回接触までにかかる時間」もかなり違いました。
1番時間をかけたのは「DRでのスカウト送付」です。2ヶ月で300通くらい送りましたが、今回の採用活動においてはここに一番時間を使いました。

「エージェント」は、当たり前ですがエージェントの方々が求職者の方を紹介してくださるので、そこまで時間はかかっていません。

リファラルは、常日頃から「従業員が友人や知人をプールする時間」がかかっていますが、今回の採用を始めてからリファラルで初回接触のために使った時間は、「個別で特定の従業員へ依頼する」のみだったので、カレンダー見る限りだと3時間くらいでした。

勿論各採用手法で、他にも色々活動にかかった時間はあったのですが、リファラルでかかった時間はそこまでなかったと感じています。

リファラル採用はそこまで初回接触に時間をかけずに進めることが出来たのも、「兼務の身」としては非常にありがたかったです。自分で採用担当を兼務してやってみて思ったのですが、スタートアップやベンチャーなどの「事業サイドと採用を兼務する方々」こそ、早めに「リファラル採用」に着手しておいて損はないと実感しました。「リファラルの土台作り」ができていれば、事業サイドを実行しながら、採用にアクセルを踏む時にこれ以上に武器になるものはないですね。（事前にこの土台を作ってくれていた皆さんには本当に感謝でした、、、）

リファラルが上手くいった5つのポイント

振り返るとこの5つがポイントだったと思いました。

①：ペルソナ像はとにかく細かく設定して全社に共有

今回の採用にあたってまず行ったのが「ペルソナ設計」です。
リフカムでは、社内の情報共有やノウハウの蓄積目的で「kibela」というサービスを利用しています。

このkibelaはSlackと連携しているので、kibela内に投稿があると従業員のSlackにも通知が飛ぶ仕組みです。作成したペルソナ像の項目は下記でした。

・募集背景
　-現場課題
　-ミッション

・業務概要
　-お任せする業務内容
　-担ってほしいロール

・採用要件
　-必須スキル・経験
　-歓迎スキル・経験

・フィットする人物像
　-人柄
　-キャリアイメージ 
　-出身企業イメージ

従業員に「あ〜多分この人が良さそうだな」って具体でイメージしてもらうことを心がけて、事業責任者と一緒にかなり細く設定をして全社に共有を行いました。

こちらを設定して共有したのもあり、従業員から「どんな人を紹介したらいいかわらからない」という声は上がってきませんでした。

②：ペルソナと接点がありそうな方には直接協力を求める

①ではテキストデータで全社に共有でしたが、「このペルソナと接点がありそうな従業員」の数人には個別に声をかけて協力を求めました。
各人30分くらい時間をもらってペルソナと、そう設定した背景を説明。
その後「タレントプールデータ」を一緒に見ながら

「この人どうですか？」
「この人にこんな風に声をかけれますか？」

上記のような会話を行いました。
この時間を取った後に、1人から「連絡取ってみたら、カジュアル面談だったら組めそうだから組んでみるね。」と、友人を面談に紹介してもらうことが出来ました。テキストデータだけでなく、従業員と直接会話をして、タレントプールを意図的に動かすことの重要性を改めて実感しました。あと、「こんな風に声をかけてもらえますか？」と「声のかけ方」まで伝えるのも大事ですね。中にはここで止まる方もいるので。

③：全社員参加の全社会議で「協力」を求めることが出来たのはデカイ

リフカムでは毎月月末に従業員全員が参加する全社会議があります。
現在はフルリモート勤務なので、ZOOMで実施してます。

各事業部毎の今月の結果、来月の動きの共有、全社の今後の方向性の共有がメインで行われます。
代表の清水が主に進行をしながら、各事業部のメンバーに話を振っていったり、質問をしながら進めていくことが多いのですが、採用強化期間中は毎月清水がこんなことを全社会議の中で投げかけてくれました。

「りっぺ、採用兼務してどんな感じ？やっていることの内容や、実際求職者の人と喋ってみて感じていることをシェアしてほしい」

代表からの投げかけのおかげで、採用活動の詳細や、今の採用活動におけるペルソナ像の共有、ペルソナの求職者に合うのがいかに難しいかも話せ、皆さんご紹介よろしくお願いしますとオフィシャルな場で言えました。実際に、全社会議でこの共有をした後に2名の方を紹介してもらうことが出来たので、これには非常に助けられたな〜と思います。

④：「人材をプールをして動かす」の習慣を社内で作れたら勝ち

②で出てきた「タレントプールデータ」のことです。
リフカムは、当社が提供している「Refcome Teams」というプロダクトを使って、常日頃から従業員の友人をTeamsにプールする、タレントプールを全員で作る習慣があります。
この習慣は、最初からあったわけではないです。最初は、代表の清水やTeamsに関わるメンバー、組織開発担当が意識的にプールをし、「皆もいつか一緒に働きたいと思う人がいたらプールしてね〜」と声をかけてくれてました。時には社内で「メモリーパレス」という一緒に働きたい人材をプールスするワークも実施してました。この声掛けやワークは、Teamsを使い始めて1年半以上経過した今でも続いています。

↑今でもSlackでたまにあがってくる「仲間集めお姉さん」からのタレントプールの声掛け。

↑自事業部でやったメモリーパレスの様子。

このおかげで、自分が事業部の採用担当として活動しはじめた時には既に、大量の「タレントプール」が出来上がっていました。このプールの中から「この人どうですか？転職意向ありそうですかね？もし良かったらカジュアルにお会いしてみたいです。」とプールしてくれたメンバーと会話をしながら紹介をしてもらうことが出来ました。

あと、当社がSlack文化だからというのもあるのですが、Refcome TeamsとSlackを連携させることで、「リファラル中の候補者の状況が可視化され、社員皆で盛り上がれた」というのも良かったです。
Teamsにリファラル中の候補者の方とのさりげないやりとりや、面談をして喋った内容を残す習慣が一定できており、それがSlackで連携されて通知が飛んでくるため、Slack上で下記のような会話が出てました。

「面談お疲れさまでした〜！」

「あ、僕その方知ってますよ〜。こんな話ししたほうがもっとうちに興味もってくれると思いますよ！」

「あ、●●さん別のところに行かれるんですね。残念ですが、また数年後に声をかけましょう。笑」

皆でやってる感が出たので、楽しかったですね。

「タレントをプールし、全員で採用する文化」が出来上がっていたおかげで、採用に走るタイミングで一気にリファラルが進めれるような状態だったのはとても大きかったです。

⑤：採用担当の自分もリファラルをしたから出来たお願い

これは私個人の考えなのですが、自分が人事から紹介を依頼されたらまず思うのが、「人にお願いする前にまず自分もやろうぜ」でした。
（僕の性格に難がありそですが。笑）

ただ、私自身は上記のように思うので、他の方にお願いする前にまずは自分でリファラル活動しようと決めてました。自身が事業部採用担当として走り始めた際にまず最初に行った採用行動は「自分で友人に声をかける」です。
何人かの友人に声をかけ、1人をカジュアル面談に繋げることが出来ました。
この行動をした後に、事業部のメンバーで今回の採用ペルソナとつながりを持ってそうなメンバーに個別で「リファラルへの協力」を依頼しました。

先に自分で行動したからこそ、自信を持って周りの人にも協力することを求めれたと思います。

最後に

リファラル採用だけで全ての採用が完結出来るなんて本来はありえないのですが、今回は完結することが出来ました。

正直、リファラル採用の文化が出来て無かったことを考えるとゾッとする結果でしたが、長時間かけて「全員で仲間集めする」という文化を作ってきた効果が発揮されたと思います。

常日頃から、「リファラルがいつでも出来る体制」を整えてくれていた組織の皆さん、一番時間を使ってくれた小田さん、採用活動に伴走してくださった礎さん、そして入社を決めてくれた3名の皆さんにめっちゃ感謝です。
（採用担当の方のありがたみをめっちゃ実感した3ヶ月でした、、、）

リファラル活性化に興味のあるベンチャー企業の方はぜひぜひ情報交換しましょう！TwitterのDM等でご連絡いただけるととっても嬉しいです。