「業務改革」や「業務改善」なんて言葉をよく聞きます。

とても耳障りが良い言葉で、カッコイイ言葉と思います。

でも、いきなり「業務改革しよう」と言われてもなかなか進まないのが現状です。

なぜなら、マニュアルが無く今の状況がわからないのに業務改革をしようとするからです。

これから「業務改革」を行う人は、まず業務の棚卸しをして、マニュアル化してから「業務改革」行って行きましょう。

とても面倒ですが、先にマニュアル化する方が、「業務改革」への近道です。

「業務改革」にマニュアル化が必要な理由

「業務改革」とは、業務を現状より円滑に（工数削減等）するために行う「改善」と位置づけます。

その「業務改革」を行うにあたり、当然ですが現状の把握が必要です。

なぜなら、現状がわからないと、何を改善したら良いのかわからないから

そのためには、まず
①業務改革したい業務の棚卸し
②棚卸しした業務のマニュアル化

が必要となってきます。

マニュアル化と言っても、難しく考える必要はありません。

まずは、箇条書きで洗い出してみるだけで良いと思います。

その、箇条書きで洗い出した業務の中で
①もっと簡単な方法にかえれないか
②もっと早くできる方法にかえれないか
③もっと安くできる方法にかえれないか
④工程を1つ無くせないか  etc…

を検討することにより、業務改革が進みます。

人によってはやり方が違う

私の部署でも「業務改革」を推進していました。しかし、なかなか前に進みません。

メンバーの話を聞いてみると、メンバーによってやり方が違いました。

AさんとBさんで同じ業務でもやり方が違うので、意見を出してもらってもまとまりませんでした。

なので、まずは各個人の業務を洗い出してもらい、AさんとBさんの業務のやり方の違いを見える化しました。

その上で、AさんとBさんに話をしてもらい、どちらの方のやり方が効率が良いか、工程一つづつ決めてもらいました。

その決めた内容を元に、統一のマニュアルを作成しました。

この、統一のマニュアルを作成してAさんとBさんの業務内容を一緒にするだけでも、かなりの業務改善となりました。

また、最終的には
①もっと簡単な方法にかえれないか
②もっと早くできる方法にかえれないか
③もっと安くできる方法にかえれないか
④工程を1つ無くせないか  etc…

を上司の私も入って話し合い、業務改革を達成することができました。

おわりに

今回は、業務改革するためにはマニュアル化が必要なことを説明しました。

マニュアルがない仕事では、各社員が独自で業務を行っている場合が多く、なかなか業務改革をすることができません。

そのため、まずは業務を洗い出し、マニュアル化してから業務改革に取り組むことが一番の近道です。

皆さんの会社で業務改革をする時に参考になれば幸いです。