プロジェクトの進捗を管理する際によく使われるのが
【ガントチャート】
です

【ガントチャート】については、コチラで詳しく解説しています

この【ガントチャート】を使えば、進捗の管理はカンペキ！
かと言ったら、そうでもありません。

なぜなら
　・ きちんと使いこなす
そして
　・ 使いやすいガントチャートを選んで使う
ということが重要だからです。

システムエンジニアとして20年間、システム開発に携わり
自分自身のプロジェクトや他のプロジェクトの運営を見ていて
進捗に遅れが生じているプロジェクトが使用している
『ガントチャート』に共通点があることに気づきました。

進捗管理ができないガントチャート
つまり
イケてないガントチャートには３つの共通点がありました。

イケてない「ガントチャート」の３つのポイント

進捗に遅れが出ているプロジェクトが、
進捗管理に使っているガントチャートの共通点として３点は

１．タスクの細分化・関連付けができない
２．予定に対する実績を記入する欄がない
３．チャートの部分を手作業で塗りつぶす

です。

イケてないガントチャートのポイント１：
タスクの細分化・関連付けができない

タスクは
大きな項目から行動レベルの細かいタスクにまで落とし込まないと、
実際に実行することができません。

細かいタスクが関連する項目に分類できていないと、
タスクごとが独立してしまい、作業の関連付けができず、
他の作業の完了待ちでスケジュールが遅れる
ということが起きてしまいます。

イケてないガントチャートのポイント２：
予定に対する実績を記入する欄がない

予定を入力し、
全体のスケジュールがわかるようになっているだけで終わっている
実績を入力する欄がない
ガントチャートで進捗管理をしている場合、
プロジェクトの運営自体がうまくいっていないことが多いです。

スケジュールは実行するためのものなので、
予定に対してどのように実行したのかという
実績もしくは現状が把握できなければ意味がありません
つまり、
【予実管理】ができないと、正しく進捗管理ができないのです。

イケてないガントチャートのポイント３：
チャートの部分を手作業で塗りつぶす

ガントチャートは開始日と完了予定日を記入した後、
チャートを作るためにマス目を塗りつぶします。

この「塗りつぶす」作業が手作業の場合、
日にちがずれてしまったり、塗りつぶすを忘れてしまったりして、
正しく全体のスケジュールを把握することができない場合が出てきます。

手作業でチャートの部分を作るという手間と時間が、
作業全体の効率化を落としていきます。

ガントチャートを作ることが目的になっている

プロジェクトの規模や開発規模が大きくなると
作業一つ一つや担当者一人一人の状況を確認するだけで大仕事。
計画を立てて細かいスケジュールに落とし込むだけでも
膨大な時間と労力がかかってしまいます。
すると、
計画を立てることが目的になってしまい、

・ 計画通りに実施する
・ 実行した結果を分析して、必要があれば対策を打つ

ということをしないまま、プロジェクトが進んでいく場合があります。

これでは、せっかっくの進捗管理のツール【ガントチャート】が
その役割を果たしきれなくなってしまいます。

進捗の管理のツールとして最大限に活用できるフォーマットが必要

少しでも、【ガントチャート】を

計画を作成する手間を省き、
実施状況を入力する手間を省き、
瞬時に状況と全体を把握できる

という形式にしていくことが重要になってきます。

システム開発の現場で15年間使い続けた【スケジュールシート】

私は、２０年のシステムエンジニア歴の中で、約１５年間プロジェクトリーダーとしてプロジェクトマネジメントをしてきました。

その中で、私自身も、システム開発の現場で、プロジェクトリーダーとし
上記のようなイケてないガントチャートの３つのポイントを
一つ一つ解消しながら
より使いやすく、プロジェクトメンバと共有しやすく、
プロジェクトの進捗を管理しやすく、
システム開発に詳しくないお客様とも進捗状況の確認に使用できるような
ガントチャートに改良を重ねていきました。

１５年間、納期遅延・赤字プロジェクトは一切ナシの実績

プロジェクトリーダーを任されるようになって約15年間、
担当したシステム開発のプロジェクトは、
納期遅延を発生させることなく
赤字プロジェクトになることもなく
品質的にNGをお客様からもらうこともなく
健全なプロジェクト運営をし続けることができたのは
この改良を重ねた、ガントチャートを使用したからです。

実際の業務で使用していたものは、もちろん、
セキュリティの問題でそのままお見せできないので
【スケジュールシート】としてオリジナルに作り変えました。

その名も
進捗状況が５秒でわかる♡【スケジュールシート】
です。

PDFでもありますが、Excelで作成して今でも自分で使用しています。

手前みそになりますが、
進捗状況が５秒でわかる♡【スケジュールシート】Excel版
のおススメするポイントが８つあります！

１．やることが細かくリスト化できる！
２．振り返り時間はたったの5秒
３．気づいたら予定通り終わっている
４．予定を書くだけで終わらせない。やり切る
５．年月を入力すると日付と曜日が自動で変わるカレンダー機能
６．タスクの進捗率と完了したタスクが一目でわかる
７．システムエンジニアがシステム開発の現場で15年間使い続けた実績
８．Excelファイルなのでどこでも誰とでも共有できる

です。

Excelならではできる自動計算や自動表示などが
スケジュールを作成し、実績を入力する時間を徹底的に削減し、
実際の作業にパフォーマンスをあてることに重視できます！

詳細については、コチラ

・・・・・・

働く女性の困ったを解決！