フリーランスデザイナーなわたしの案件管理方法
こんにちは！フリーランスグラフィックデザイナーの青木カナエです。
突然ですが、みなさんは普段、仕事をどのような方法で管理されていますか？フリーランスの方は特に、データ整理や進捗管理など我流なのかなぁと思います...！需要があるのかはわからんが、今回はフリーランスなわたしの案件管理方法をシェアしますー！そんなん書くとめっちゃちゃんとしてる人っぽいですが超ーめんどくさがりなので、後からめんどくさいことにならないように頑張ってます。
誰かの役に立てたらうれしいぃ！
01 案件folderをつくる
見積りが通り、発注確定！となったらまずは案件No.フォルダーを作ります。ちなみに前職の管理方法を参考にしています。
画像はわたしのicloud直下のfolderです。「00進行案件」のfolderの中に新規folderをつくります。アオキ社の新規名刺を200部作成、という仕事が発生したとしたら、画像のようなフォルダー名にします。
【AOK200401】新規名刺_200部
スミかっこより外の「新規名刺_200部」の部分はパっと見てなんの案件かわかるような名前をつけています。で、スミかっこの中が重要で、これは最初の頭文字を3文字、会社によって決めています。（なんとなくできめている。noteであればNOTなど）で、「200401」この部分はお察しのよい方であれば「日付でしょ？」と思われそうですが惜しい！！20（2020年）04（4月）01（4月1件目の案件）という意味です！末尾は日付ではなく、その月の発注案件数となっています。なので「AOK200421」とかだとめっちゃ今月案件多いやん！（ヤッピー！）となるわけです。会社名／案件受注月／その月の案件数です。なので、5月最初最初の受注は【AOK200501】となります。
スミかっこの部分で見積もり書や請求書、仕入れ時のメモなどを管理することで、検索するとすぐに案件絡みの資料がでてくる、という他への紐付けがスムーズなのが気に入っています！
余談ですが、画像見ていただいらわかるように案件が終了したら、「02終了案件データ」にfolderごと引越しします。進行案件の中の青いラベルは実質終わってるマークです。（入金待ちや納品待ちなど）完全に終了したらデータ以降します。
02 案件folderの中に案件メモを作成する
案件folderを作成したらその案件絡みのデータはすべてここで管理するのですが、まずはテキストエディットで、案件名と同じ名前の書類を作成します。こんなかんじ。
このメモがめっちゃ重要で、1案件に1メモ必ず作成してます。ちなみに案件NO.をスミかっこにしてるおかげで必ずfolderの最上部にこのメモがくるのがお気に入りポイントです。
このメモの中で仕様や経理的なことを管理しています。（メモじゃなくてももっと効率いい方法がありそうですが、これに慣れてしまって...いい方法あれば教えてください！）
こんな感じで、未定のものは赤字にしておいて決まり次第黒にして埋めていっています。いつも新しく作成するのではなく、過去の同じ取引先の案件メモをコピーして新規案件メモにしています。
要はパッと見て何の仕事をどれくらいでやってどのくらい利益あったのか？を管理するシートですね〜。スプレットシートで管理してもいいんですが、この「1folderに全てがまとまってる」というのがわたしは扱いやすいです。
で、案件が進んでいくとだいたいどれもこんな感じのfolder分になってきます。
支給データや修正指示は「いつの」が大切なので、少ないデータでも日付folderで管理することが多いです。
03 案件folderをつくる（リアル）
この案件メモは、案件が終了したらプリントアウトします。今回の名刺のような刷り上がりがあるものであれば、①案件メモ ②刷り上がり見本 ③仕入れ先の納品書 などなどを1つのリアルフォルダーにいれて、アナログでも管理します。
こんな感じー！これは時間があるときに一気にやってます。（最近ちょっとサボリがち...）この案件メモのおかげで「いつなにやってどのくらい利益あったのか」がわかるのでやっぱしわたしは便利です。刷り上がりや案件にまつわる書類もワンポケットにいれてるので、１案件1folderはアナログでも一緒です。（笑）リアルfolderは過去分を見返すのにも便利だし、増えてくといっぱい作ってきたなぁ〜と実績を再確認して自己肯定できるのでおすすめ！
なんか分かりにくいところや言葉たらずなことがありそうなので質問などあればお気軽に聞いてくださいー！
また、みなさんの仕事管理方法も教えてほしい！
では、よいフリーランスライフを！
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designshop aokiは、京都・大阪を中心に、フリーランス（個人事業主）として企業、商品、店舗などのブランディング、デザイン、企画全般を行なっています。
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