言わずもがな、タイトルは適当につけた。

今の会社に入って、いつの間にか、進行管理やプロジェクトマネジメント（PM）を担当する感じになった。他にやる人がいなかったからだけど。やってみるとなかなか難しくて、社内のメンバーもクライアントも好き勝手言うし、ころころ意見は変わるし、時間は過ぎていくし、予算は消化していく。ヤバイよヤバイよ。

ってなわけで、いろいろと取り組んだのだけど、案外軽んじられていたのが表題の「アジェンダ」と「議事録」だ。

入社当時の会社ではちゃんと作ってなかった（会議メモとタスク管理シートはあった）のでドン引きしたんだけど、作ってみたものの「これって意味あるの？」「時間の無駄じゃない？」「学生サークルの会議みたいｗ」ってな反応だった。

案外、そういう会社も多いかもしれない。or 作ってはいるけど形骸化している会社も多々ありそう。でも僕は言いたい。「アジェンダと議事録を軽んじる者は、タスクに忙殺され炎上する」運命にあるのだ。

そもそも、なんでアジェンダや議事録といったドキュメントを作成するのか。それは人間ってアホだからだ。言ったことはすぐに忘れる。会議で盛り上がってワーイ！ってなってその時が楽しくても、速攻で忘れる。もう少し丁寧に言うと、何が決定事項で、何が保留（要検討）で、何が否決されたのかを忘れる。

そのうち、クライアントから「あれってどうなってたっけ？」とつっこまれて何も動いてなくて詰む。その場は取り繕えても、それが続けば信用を失ったり炎上したりする。また、クライアント側のタスク管理もしておかないと、PMとしては失格だ。往々にして、クライアントはタスクを消化しない。何が決定事項で、何が保留（要検討）で、何が否決されたのかを明確にした上で、重要度や状況に応じて期限を設け、タスク消化をしっかり促すことがPMの大事な仕事の１つだと思う。そうしないと、いつまで経っても何もカタチにならない。

ハッキリ言ってしまえば、PMは性悪説に基づいているのかも。なので、個人的な意見だが、ちょっとウザがられるくらいが丁度いいのだ。「あの人に何か言われるのウザいし、早めにタスク消化しとくか」で動いてくれるなら、なんとありがたいことだろう。もちろん、嫌われてしまうのも仕事を円滑にする上で支障をきたすので、バランスが大事。

すこし話がそれたが、だいたいの人はアジェンダは書ける。次の打ち合わせで何を話し合う必要性があるのかを上司や同僚に相談すればほぼ完成する。一方で、議事録はすぐに書けない人も意外と多くいる。

会議の場面では、アジェンダに沿って話が進むが、まったく予期しなかった話が急に始まったり、アジェンダの順番が狂ったり、はたまた戻ったりする。それを聞きながら要点を押さえつつ、何が決定事項で、何が保留（要検討）で、何が否決されたのか、誰が担当で、優先順位はどのくらいで、いつまでに実行するのかを明記しなければならない。時には、議事録作成者に質問がくる場合もあるし、頭の中はてんやわんやなのだ。

そうまでして苦労して作成したアジェンダや議事録も、作っただけで満足しては価値を失ってしまう。アジェンダは、打ち合わせを円滑に運ぶための論点を整理するのに上手に役立てる必要があるし、議事録はタスクの整理やスケジュールの調整、クライアントとの認識摺り合わせなどなど、次のアクションに結びつける必要がある。

このサイクルを上手く回せるようになると、進行管理はどんどんスムーズになっていく。このあたりは体感するのが一番だと思う。

「社会人として当たり前」と言われるようなことをつらつらと書いてしまったけど、「当たり前」のことがちゃんと回ることで、仕事は成り立っているっぽいので、書いてみた。