私は結構忘れっぽいため、昔からメモを取るように過ごしてきました。

思えば、高校時代の理科の先生の「私はすぐに忘れてしまうので、メモはよく取っているよ」という何気ない話を今でも覚えています。私と同じ人がいる、と思いました。

子供のころから、お店の名前や商品名、歌詞など、なかなか頭に定着しませんでした。受験勉強の暗記物はやっぱり苦手で、たくさん書いて覚える派でした。

なので、ある意味物覚えが悪いことがコンプレックスでもあったので、
同じ感覚の先生の言葉がなんだかうれしかったのだと思います。

それ以来、メモを取ることは恥ずかしいことではなく、むしろたくさん書くようになりました。

そんな私が仕事のタスクを進めていく上で、このタスク管理のやり方でやり始めたら、手戻りがなくなってきた方法があるので、今日はその件について。

タスク管理は、仕事をする上での基本中の基本でもあるのですが、やり方は人それぞれ個性があるように思います。そして人のタスク管理方法って、何気に覗き見る場面ってないのですよね。

正直、周りの人達はどのようにタスクを管理しているのでしょうか。
私自身、とても興味あります。

人のことはわからないのですが、上記に書いたように、忘れっぽい私の場合は、すべてのタスクをToDoリストに書くようにしていました。

働き方によってタスクの付け方も変わりましたが、うまくいっていたのは、以下の３つです。

タスク管理の種類

時間とタスクを一緒に確保する方法
お客さん先に行くことが多く、作業できる時間が限定されていた時期では、すべてのタスクとそのスケジュールをA5のマンスリー手帳で管理する無謀なことをやっていた時期がありました。マンスリーでやる理由は1ヶ月を俯瞰してみたかったからです。0.28ｍｍのペンを使い、小さい字で隙間時間を確保し、そこをタスク作業時間としてスケジュールをブロックするやり方です。
作業タスクが発生したら、すぐにそれをいつやるのかを決めていきます。時間がないからこそスキマ時間をちゃんと押さえないと、納期までに終える時間が確保できませんでした。スキマ時間をうまく活用し、効率的なやり方をしていた時だったと思います。

バレットジャーナル風に毎日ノートに書き込む方法
企画業務をやっていた頃は、じっくりと目の前のタスクをこなしていく時期でした。朝会社に着いたら、昨日のノートのタスク状況を見て、今日やるタスクを優先度高から書いていき、終了したら、線を引いていくやり方です。
時間はある意味あるので、ある期間の中で、目の前のタスクを長期的にやるときに使っていたやり方でした。

MicrosoftのOnenoteに書き込む方法
プロジェクト時代は、タスクが多すぎて手書きのノートでは扱えず、Onenoteを活用していました。ある意味デジタルノートです。どこからでも書き出すことができ、画像も貼れる優れものです。１週間単位でシートを作り、あとはバレットジャーナルの時と同様に使いつつも、週５日間の日別と翌週という小見出しの中で、タスクを振り分けながら、こなしていくやり方を取っていました。

共通しているタスク管理

上記の記載以外にそれぞれに共通しているのは、打ち合わせの準備です。
打ち合わせの準備は主催者であれば、日程調整や当日のアジェンダの検討、打ち合わせ前までの資料準備など多岐にわたりますので、ノートに書くときには、その場で考えついたことはすべてメモとして書き込み、次に準備の時間を取るときには、その内容を読めばすぐに検討開始できるようにしておきます。
これをやれるようになってから、あまり手戻りもなく、土日を超えても、不安に思うこともなくなりました。

あとタスク管理の中で一番重要なのは、軽いものはすぐに終わらせる事。10分くらいで終わるものは、タスクを書く前に終わらせていく気持ちで進めるのが、タスクを溜めないやり方ではないかと思います。

10分で終わらないものは、タスク化します。大きすぎるタスクは自分のイメージの湧く単位まで小さく小さくしていくのが望ましいと思います。
大きすぎるタスクほど、後回しになりがちです。その理由は次の一歩を踏み出すイメージがついていないから進まないのですから、自分サイズに小さくすることから、始めるのがよいかと思います。そのタイミングでイメージが沸かないのであれば、誰かと相談しながらタスク分解するなどの手法が必要になります。

まとめ

タスクを外在化するということは、頭の中をスッキリさせて新しいことを考える余裕を作ることなのだと思います。

その時々の仕事のやり方やかかわり方、人それぞれの特性もあるのかなと思いますが、私のように忘れっぽいタイプには、どんどんメモに起こし、すぐに取りかかり、さっさと終わらしていくことです。

終わらないものがあれば終わらない理由を考えるタスクが必要です。
タスクが大きければタスクを小さくするというタスクが必要です。

常に自分が処理できるサイズのタスクにならして進めていくこと、そのためのサポートとして、自分に合うメモの取り方で頭の外に出し、一方で頭の中はそれらを終わらせていくことに活用するのが一番うまく進むのではないかと思います。

今日もありがとうございました。

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