# 新入社員必見！電話対応のポイントと実践例 #新入社員 #電話対応 #オフィスマナー

## 目次
1. はじめに
2. ランニングの話
3. 電話対応の難しさ
4. 電話対応の実例
5. 電話対応のコツと対策
6. まとめ

## はじめに

こんにちは。今日も一日お疲れ様です。今回は、仕事について特に電話対応についてお話ししたいと思います。新入社員の皆さんにとっては、電話対応も一つの重要な業務ですよね。実は私も最近、電話対応に関して少し考えさせられる出来事がありましたので、それを交えてお伝えします。

## ランニングの話

まずは軽い話題から。昨日、10キロのランニングをしました。通常は1キロごとにペースをチェックするのですが、昨日は500メートルごとにペースを変えるトレーニングに挑戦しました。500メートルは速め、その次の500メートルはゆっくりと。この方法で走ると、同じペースで走るよりも足の疲労が分散される感じがして良かったです。ただ、やはり500メートルの速いペースはきつく、まだまだ練習が必要だと感じました。

## 電話対応の難しさ

さて、本題の電話対応についてです。昨日、私が休みの間に電話がかかってきたらしく、その対応を任された上司から「お前の準備が足りない」と文句を言われました。具体的には、重要な電話がかかってくる可能性のある相手からの電話に対して、事前に準備をしておくべきだという指摘でした。しかし、その電話は特に急ぎの用件ではなく、新たな提案についてのものでした。自分としては注意されたことに納得いきません！！

## 電話対応の実例

ここで、具体的な状況を説明します。その電話は、既に終わった業務に関する新しい提案をするためのものでした。つまり、特に進行中の案件があったわけではなく、予想して準備するのは難しいものでした。実際、その電話に対応した同僚も、どう対応すべきか困っていたようです。

さらに、その電話がかかってきた業者は、すでに業者一覧に登録されている相手だったため、電話番号や業者名は社内で共有されていました。したがって、特別な準備をしなくても問題はなかったと考えています。

## 電話対応のコツと対策

電話対応の際には、以下の点を心掛けると良いでしょう。

1. **事前準備**: 重要な電話が予想される場合は、事前に相手の情報を確認しておくことが大切です。しかし、すべての電話に対して完璧な準備をするのは現実的ではありません。

2. **冷静な対応**: 予期せぬ電話がかかってきた場合でも、慌てず冷静に対応しましょう。「担当者が不在の場合、後ほど折り返します」と伝えるだけで十分です。

3. **明確な伝達**: 電話の内容や相手の要件を明確に記録し、担当者に伝えることが重要です。これにより、スムーズな引き継ぎができます。

4. **マニュアルの整備**: 職場全体で電話対応のマニュアルを整備し、共有しておくことも大切です。これにより、誰がどのように対応すべきかが明確になります。

## まとめ

電話対応は新入社員にとって難しい業務の一つですが、少しの工夫と準備で大きく改善できます。今回の経験を通じて感じたのは、すべての電話に完璧な準備をすることは難しいということです。それでも、冷静に対応し、必要な情報をきちんと伝えることで、スムーズな業務遂行が可能になります。

また、職場全体での電話対応のマニュアル整備も重要です。これにより、誰が対応しても同じ基準で対応できるようになり、トラブルを防ぐことができます。新入社員の皆さんも、ぜひ参考にしてみてください。

以上、電話対応についての話でした。何か質問や相談があれば、いつでも声をかけてくださいね。お疲れ様でした。