日々のタスク管理、しっかりこなせてますか？
あなたが所属するチームのタスクや参画しているプロジェクトのタスク、あなた自身のToDoでも良いです。また、管理者はあなたではなくても良いです。
タスク管理されていますでしょうか？

はじめに

私はプロジェクトマネジャーやアカウントエンジニアといったタスク管理からは逃れられない役割を担うことが多いです。
そしてもはや何をやりたかったのか分からなくなってしまったゾンビのようなタスクを数多く見かける機会がありました。
それらは誰も終わらせることが出来ずに放置され、他のタスクもゾンビ化させていました。
そして言わずもがなですが、ゾンビタスクが多いプロジェクトは難航していてメンバーを疲弊させていました。

今回はゾンビ化するタスクの原因と予防法を解説します。
そしてゾンビ化させないタスクの立て方と管理方法をまとめて紹介します。

※ここでは何かしらのタスク管理ツールを使っていることを前提とします。
さすがにエクセルでタスク管理とかしてないですよね…？あれだと管理表ごとゾンビ化するのでオススメしません。

ゾンビ化の原因と予防法

このnoteでは特に重要な3点に絞って解説します。

• 完了条件
  完了条件が不明瞭なタスクはゾンビ化しやすいです。例えば資料を作るとか課題を検討するとか。資料作成なんて完成度にこだわったらいつまでも終わりません。検討についても同じです。
  あとはシステムテストを終わらせるとかも要注意です。テストって計画を立てて実施してエビデンスを取得して…想定外の結果だったら見直ししてとタスクとして大きすぎるんです。
  予防法としては客観的見て明確で小さなゴールを設置することです。小さくした結果、タスク数が増えることもあると思います。でもそれは特に問題にはなりませんのでご安心を。

• 期限
  誰かにタスクをお願いする時、気を使って期限なしにしてたりしませんか？
  これは返済期限のない借金と同じです。誰も返済なんてしません。タスクも同じです。永遠にいつかやるタスクとして残り続けます。
  予防法は仮で良いので期限を設定する。これだけです。特にペナルティはなかったとしても期限が来るたびに延長するのは気持ち的にイヤです。また、期限設定の上限をルールとして設けるのも良いと思います。

• 担当者
  誰がやるかもわからないタスクなんてあるの？ってお思いの方もいるかも知れませんが、タスク管理をすると結構見かけると思います。
  皆さん忙しいので自分が割り当てられたタスク以外は基本的にやらないです。
  誰かやっといて〜なんて甘い考えは通用しません。
  予防法は誰がやるべきか判断できる人を担当者にすることです。

まとめ

タスク管理ツールが成熟しつつある現在、使いこなせれば仕事がスムーズに進むことは疑いようのない事実。
使う側も基本に立ち返ってしっかり管理していきましょう。