仕事でもプライベートでも、多人数で何かを決定したりする際に行うのが会議です。
この会議ですが、参加者はお互いが貴重な時間を割いて参加していることを認識することが大切です。
「ただ何となく集まってみる」とか「形式的に会議を行う」という会議は、参加者の貴重な時間を奪うことになります。

会議を行うということは「開催の目的」が必ず存在します。
組織として何かを決定するとか、決裁権者に事案を説明して承認いただくとかと言ったものです。
まずはこの目的を明確にすることが大切です。

次に会議時間の遵守です。
参加者は皆自己の時間を割いて会議に参加しています。
次の予定が入っている方もみえます。
予め会議の目的を達成するための最小限の時間を想定し、その時間で終わるようにします。
やむ得ずその時間で終了しない場合は、参加者に延長の可否を確認するか、難しい場合は後日再度会議招集を行うなどの調整を行います。
ダラダラと何となく延長することがないように注意します。

最後にその会議のアジェンダ以外の内容は話さないということです。
会議を行うということは、その目的が存在し、論点が存在するものです。
その際に関係のないことを話し出してしまうと、議論が発散し、いつまで経っても目的を達成することはできません。
会議参加者は常にその会議の目的と、論点がズレていないかを確認しながら会議を進める必要があります。

時間はそれぞれ平等に与えられて、その時間の中でそれぞれが自己の時間配分を行い、日々行動しています。
お互いの時間を大切にすることは、お互いの時間を守ることにも繋がります。
是非そのような気持ちを大切に会議運営をしていきたいですね。

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